Job Description

Compensation Pay Range:
$34.21-$40.24
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If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers - all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named Canada's best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Talent Acquisition Coordinator's primary responsibility is to assist the Talent Acquisition department throughout the entire recruitment lifecycle by providing administrative and project support. The Talent Acquisition Coordinator is pivotal in ensuring a seamless, efficient recruitment experience for candidates and internal stakeholders and as such positive nurturing relationships are key. This role is essential to achieving consistency of compliance, accuracy, due diligence efficiency in candidate management and onboarding processes. Exceptional attention to detail, organizational skills, sense of urgency, and ability to handle multiple tasks is crucial in driving the success of the talent acquisition function. The TA Coordinator is data-driven, enabling evidence-based decision-making for enhanced talent acquisition outcomes.
MAIN RESPONSIBILITIESReview employees on permanent accommodation prior to posting vacancy. Draft and post all CHEO postings to CHEOs internal and external sites, managing translation of postings. Manage and leverage job postings on external channels promptly as per the SLAs. Collaborate with the Talent Acquisition Specialists to maintain and update the ATS to ensure accurate candidate records. Support Talent Acquisition Specialist with applicant screening when required. Schedule interviews between external candidates and hiring managers, ensuring that all parties involved are informed of the details and any changes. Arrange virtual or in-person interviews and handle logistics such as booking meeting rooms, video conferencing tools, and coordinating travel arrangements, when necessary, as directed by the TA Specialist. Coordinate due diligence process for external candidates, including providing directions and follow up with external third-party vendors and candidates which may include assessments, interview guides, reference checks, background checks, employment offer package and collection of all documentation required for the position. Ensure all candidates' required documents for onboarding are completed accurately and promptly. Ensure adherence to data privacy regulations and equal employment opportunity (EEO) guidelines. Provide guidance and consultation to managers on recruitment processes, procedures, and best practices as requested. Validate that all new external hire has an accurate and complete employee file. Supporting Internal moves and collective agreement. Understand the terms and conditions specified in the existing collective bargaining agreements related to recruitment, hiring, and employee selection. Adhere to CBA requirements when advertising job openings, include prioritizing internal union members' applications before considering external candidates. Manage the internal job bidding process diligently to ensure fairness, transparency, and avoid grievances. Ensure that all hiring practices align with the CBA's provisions, including seniority rights, job posting guidelines, and preferential hiring practices for union members. Facilitate internal moves by providing accurate data, complying with the CBAs' stipulations, and ensuring smooth transitions for employees. Ensure Worksheets for Union positions are completed, documented, and stored to support potential grievances. Support talent acquisition initiatives as requested to support department and organization objectives. Support the coordination and participate in recruitment events, job fairs, and campus recruiting activities to attract potential talent as directed by the Talent Acquisition Sourcing Specialist. Ensure the accuracy and completeness of data in the Workday Applicant Tracking System (ATS). Create and pull regular reports on key recruitment metrics as required by the Talent Acquisition Manager. Present error free reports to the talent acquisition team, leaders, and other stakeholders to provide insights on recruitment performance. Interpret the data to provide meaningful information demonstrating the talent acquisition impact. Use data insights to recommend process improvements, enhance candidate experience, and streamline recruitment workflows. Escalate issue as required, consult, collaborate, and follow policies, procedures, and processes. Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Perform other related duties as required and assigned.

QUALIFICATIONSPost Secondary education in human resources, Business Administration, or related fields (or equivalent work experience) complimented by a human resources designation (Essential) Minimum of two (2) years of experience in high volume, fast-paced environments supporting multiple departments/leaders (Essential) Healthcare human resources admin support experience (Preferred) Excellent communication and interpersonal skills to effectively engage with candidates and stakeholders. (Essential) Customer service mindset (Essential) Analytical mindset with the ability to interpret data and metrics to drive sourcing decisions. (Essential) Demonstrated ability to manage multiple priorities and meet tight deadlines in a fast-paced environment. (Essential) Advanced proficiency with applicant tracking systems (ATS), Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint) and other HR software. (Essential) Ability to present complex data in a clear and understandable manner to stakeholders at various levels of the organization. (Essential) Ability to work both independently and collaboratively, consistently delivering positive results. (Essential) Criminal Record Check (Level 1) (Essential) Bilingualism (French/English) (Preferred)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Si vous etes un employe actuel de CHEO et que vous avez acces a Workday, veuillez postuler a cette offre par l'entremise de l'application Workday a titre de candidat interne.

Pour postuler avec succes a ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 le jour precedant la date de cloture annoncee dans l'annonce afin de vous assurer que votre candidature sera bien recue.
Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les Anichinabes vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matiere de sante pediatrique et compte plus de 6 500 employes, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des benevoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents a mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grace a des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passe d'un hopital de soins actifs du 20e siecle a un systeme de sante integre du 21e siecle pour enfants et jeunes. Classe dans le premier un pour cent des hopitaux canadiens pour la numerisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'education pour faire progresser les soins sans discontinuite la ou ils sont necessaires, et ce, de maniere et aux endroits appropries. L'Institut de recherche du CHEO se consacre a la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problemes de sante des enfants. CHEO a ete nomme meilleur employeur en soins de sante au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classe deuxieme parmi les hopitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annees consecutives. Pour la 14eme annee consecutive, les redacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la region de la capitale nationale. Chaque annee, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Quebec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.
RESUME DES FONCTIONS
La principale responsabilite du coordonnateur ou de la coordonnatrice de l'acquisition de talents est d'aider le service de l'acquisition de talents tout au long du cycle de recrutement en fournissant un soutien administratif et de projet. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'acquisition de talents joue un role essentiel pour assurer une experience de recrutement harmonieuse et efficace pour les personnes candidates et les parties prenantes internes. Pour ce faire, il est essentiel d'entretenir des relations positives. Ce role est essentiel pour assurer une conformite constante, l'exactitude et une efficacite dans l'exercice de la diligence raisonnable en ce qui concerne la gestion des candidatures et les processus d'integration. Un souci exceptionnel du detail, des competences organisationnelles et la capacite de travailler avec un sentiment d'urgence ainsi que de gerer plusieurs taches sont essentiels pour assurer le succes de la fonction d'acquisition de talents. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'acquisition de talents s'appuie sur les donnees et permet la prise de decisions fondees sur des donnees probantes pour ameliorer les resultats en matiere d'acquisition de talents.
PRINCIPALES RESPONSABILITESExaminer les mesures d'adaptation permanentes des membres du personnel avant d'afficher un poste vacant. Rediger et publier toutes les offres d'emploi du CHEO dans les sites internes et externes du CHEO, en gerant la traduction des offres. Gerer et exploiter rapidement les offres d'emploi sur les canaux externes conformement aux ententes de niveau de service. Collaborer avec les specialistes de l'acquisition de talents pour tenir a jour le systeme de suivi des candidatures afin d'assurer l'exactitude des dossiers de ces dernieres. Soutenir le ou la specialiste de l'acquisition de talents dans la preselection des candidatures, au besoin. Planifier des entrevues entre les personnes candidates externes et les gestionnaires d'embauche, en veillant a ce que toutes les parties concernees soient informees des details et de tout changement. Organiser des entrevues virtuelles ou en personne et s'occuper de la logistique, comme reserver des salles de reunion, planifier les outils de videoconference et coordonner les deplacements, au besoin, selon les directives du ou de la specialiste de l'acquisition de talents. Coordonner le processus de diligence raisonnable pour les personnes candidates externes, notamment fournir des directives et faire un suivi aupres des prestataires tiers externes et des personnes candidates, ce qui peut comprendre des evaluations, des guides d'entrevue, des verifications des references, des verifications des antecedents, la trousse d'offre d'emploi et la collecte de tous les documents requis pour le poste. S'assurer que tous les documents requis des personnes candidates pour l'integration sont remplis correctement et rapidement. Veiller au respect des reglements sur la confidentialite des donnees et des lignes directrices sur l'egalite d'acces a l'emploi. Fournir des conseils et des consultations aux gestionnaires sur les processus, les procedures et les pratiques exemplaires en matiere de recrutement, au besoin. Confirmer que tous les nouveaux membres du personnel externes ont un dossier de membre du personnel exact et complet. Appuyer les transferts internes et respecter la convention collective. Comprendre les modalites enoncees dans les conventions collectives existantes concernant le recrutement, l'embauche et la selection des membres du personnel. Respecter les exigences de la convention collective lors de l'annonce des offres d'emploi, notamment accorder la priorite aux candidatures internes des membres du syndicat avant d'envisager les candidatures externes. Gerer le processus de postulation interne avec diligence pour assurer l'equite, la transparence et eviter les griefs. S'assurer que toutes les pratiques d'embauche sont conformes aux dispositions de la convention collective, notamment les droits d'anciennete, les lignes directrices sur l'affichage des postes et les pratiques d'embauche preferentielles pour les membres du syndicat. Faciliter les transferts internes en fournissant des donnees exactes, en respectant les dispositions de la convention collective et en assurant une transition en douceur pour les membres du personnel. S'assurer que les feuilles de travail pour les postes syndiques sont remplies, documentees et stockees pour appuyer les griefs potentiels. Appuyer les initiatives d'acquisition de talents au besoin pour appuyer les objectifs du service et de l'organisation. Appuyer la coordination et participer aux activites de recrutement, aux salons de l'emploi et aux activites de recrutement sur le campus pour attirer des talents potentiels, selon les directives du specialiste sourceur ou de la specialiste sourceuse de l'acquisition de talents. Assurer l'exactitude et l'exhaustivite des donnees dans le systeme de suivi des candidatures de Workday. Creer et produire regulierement des rapports sur les principales mesures du recrutement, comme l'exige le ou la gestionnaire de l'acquisition de talents. Presenter des rapports exempts d'erreur a l'equipe de l'acquisition de talents, aux dirigeants et dirigeantes et aux autres parties prenantes pour fournir des renseignements sur le rendement en matiere de recrutement. Interpreter les donnees pour fournir des renseignements pertinents demontrant l'incidence de l'acquisition de talents. Utiliser les donnees pour recommander des ameliorations aux processus, bonifier l'experience des personnes candidates et simplifier les flux de travail du recrutement. Transmettre le probleme a un echelon superieur, au besoin. Consulter d'autres collegues, collaborer avec eux et suivre les politiques, les procedures et les processus. Executer le travail conformement aux dispositions de la Loi sur la sante et la securite au travail et des reglements connexes, ainsi qu'a toutes les politiques et procedures en matiere de sante et de securite au travail de la direction et des differents services du CHEO. Accomplir d'autres taches connexes assignees, au besoin.

QUALIFICATIONSEtudes postsecondaires en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe (ou une experience de travail equivalente) completees par un agrement en ressources humaines. (Essentiel) Au moins deux (2) ans d'experience dans des environnements ayant une charge de travail elevee et ou les activites se deroulent a une cadence rapide pour offrir du soutien a de multiples services et dirigeants et dirigeantes. (Essentiel) Experience du soutien administratif des ressources humaines en soins de sante. (Preferable) Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles pour interagir efficacement avec les personnes candidates et les parties prenantes. (Essentiel) Mentalite axee sur le service a la clientele. (Essentiel) Esprit d'analyse et capacite a interpreter des donnees et des mesures pour orienter les decisions d'acquisition de talents. (Essentiel) Capacite eprouvee de gerer de multiples priorites et de respecter des delais serres dans un environnement en constante et rapide evolution. (Essentiel) Maitrise avancee des systemes de suivi des candidatures, des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'autres logiciels de ressources humaines. (Essentiel) Capacite de presenter des donnees complexes de facon claire et comprehensible aux parties prenantes a divers niveaux de l'organisation. (Essentiel) Capacite de travailler de maniere autonome et collaborative, et d'obtenir regulierement des resultats positifs. (Essentiel) Verification du casier judiciaire (de niveau 1) (Essentiel) Bilinguisme (Anglais/Francais) (Preferable)

A partir du 29 mars 2021, CHEO menera un processus de preselection et d'evaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varies et multidimensionnels tels qu'un test ecrit, un examen pratique ou une autre evaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et preferees peuvent etre testes. La validation du bilinguisme (francais-anglais) se fera au moyen d'une evaluation des competences linguistiques menee par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.

Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines a TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements recus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traites conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario.
CHEO s'engage a offrir un environnement securitaire au personnel, aux patients et aux visiteurs.

Conformement a cet engagement, tous les candidats doivent etre entierement vaccines contre la COVID-19 pour etre consideres comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de benevole. Les candidats sont egalement fortement encourages a recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour eviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la presentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complete doit etre fournie, ou la presentation de documents justificatifs d'une contre-indication medicale valide ou d'une autre consideration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at

TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.