Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Bureau des etudes

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/01/05

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2026/01/16

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 11

Echelle salariale :

$90,987.00 - $114,932.00
Summary

Make your mark with the Faculty of Health Sciences!




Health matters to everyone and we are committed to becoming a nationally and internationally recognized leader in innovative approaches to active living, health promotion, and quality health services.




Our success lies in our students and our people. Join us and every day you will have the opportunity to make a meaningful impact as we grow together and make a great faculty even better.

Raison d'etre du poste :

Planifier, organiser et superviser les operations academiques et les services aux etudiants pour les programmes de premier cycle et des cycles superieurs afin de soutenir les objectifs de la faculte et la reussite des etudiants. Allouer efficacement les ressources, garantir l'exactitude et l'integrite des processus et des dossiers, et gerer les cas complexes necessitant une coordination entre plusieurs parties prenantes. Introduire des innovations et des mesures de performance afin d'optimiser les flux de travail et de maintenir l'excellence du service.

Dans ce role, vous aurez, entre autres, les responsabilites suivantes :

Gestion des operations academiques :

superviser toutes les activites operationnelles en cours, y compris, mais sans s'y limiter, les admissions, la planification des cours, la programmation des horaires de cours, les inscriptions, le niveau academique, les bourses d'etudes superieures et la remise des diplomes. Coordonner les activites transversales ou projets interconnectes relevant du bureau academique dans le but de maximiser les ressources et d'ameliorer la communication. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes, telles que les ecoles, les autres facultes ou services, dont la contribution est essentielle au succes du bureau academique et des services aux etudiants, et veiller a une communication et une collaboration efficaces dans les domaines d'interet commun. Superviser les activites entreprises dans le cadre de projets speciaux relevant du bureau academique. Garantir l'integrite des donnees dans toutes les operations academiques en mettant en oeuvre et en surveillant des processus permettant la creation, la mise a jour et l'archivage des communications, des procedures et des flux de travail. Etablir des normes et des mecanismes de controle pour maintenir la coherence, la conformite et l'accessibilite des informations, en favorisant la transparence et l'efficacite operationnelle.

Services aux etudiants :

Elaborer des strategies et des outils afin de faciliter l'integration reussie dans la vie universitaire et de garantir une experience positive aux etudiants. Supervise les services aux etudiants, tels que les differents points de service du bureau academique et le centre de mentorat etudiant, et promeut les offres de services au niveau de la faculte afin d'accroitre la sensibilisation et l'engagement des etudiants, des professeurs et des autres membres au niveau de la faculte. Developper et promouvoir des ressources dans le but de repondre aux besoins des etudiants en matiere de reussite scolaire et d'experience positive globale. Gerer les cas et les dossiers complexes des etudiants, en veillant a leur resolution rapide grace a la coordination avec les parties prenantes internes et externes, au respect des politiques et des reglements et a une documentation rigoureuse. Mettre en oeuvre des processus de suivi, d'analyse et de rapport sur ces cas afin d'identifier les tendances et d'informer l'amelioration continue des services.

Planification :

Participer a l'analyse des besoins et aux activites de planification en apportant des idees novatrices et des informations factuelles liees a la prestation des services aux etudiants et aux operations academiques. Traduire les objectifs et les besoins generaux en plans operationnels a court, moyen et long terme. Identifier les risques pouvant compromettre la reussite et mettre en oeuvre des mesures d'urgence pour assurer la continuite. Planifier et allouer toutes les ressources cles (humaines, materielles et physiques) afin de garantir l'efficacite des operations academiques et la prestation efficace des services aux etudiants.

Amelioration continue :

Concevoir des indicateurs de performance cles et veiller au suivi precis des donnees afin d'evaluer les performances par rapport aux objectifs lies aux services aux etudiants et aux operations academiques. Analyser les tendances relatives au rendement et ajuster divers aspects du programme en consequence afin d'introduire des innovations dans la planification et la prestation, et veiller a arrimer les livrables et les objectifs generaux du secteur, dans un souci d'excellence du service. Veiller a ce que les resultats attendus continuent d'evoluer en fonction des besoins changeants des parties prenantes.

Gestion des ressources humaines :

superviser le personnel du bureau academique. Peut etre amene a superviser le travail du personnel supplementaire affecte a des projets speciaux dans le cadre du bureau academique afin d'assurer la coherence avec l'ensemble des services aux etudiants et la gestion des operations academiques. Est responsable du recrutement, de l'integration, du transfert, du developpement professionnel, de la gestion des performances et de la gestion des conflits pour le personnel sous sa responsabilite.

Ce que vous apportez :

Baccalaureat dans une discipline connexe ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience. Cinq (5) ans d'experience averee dans un poste similaire dans un milieu universitaire. undefined Connaissance des programmes d'etudes postsecondaires et des reglements universitaires. Experience dans l'analyse de dossiers universitaires, tels que les resultats scolaires, l'admissibilite a l'obtention du diplome, les admissions et les echanges internationaux. Experience dans l'interpretation et l'application des regles et reglements, idealement dans un environnement universitaire. Experience dans la planification et la coordination de projets. Experience dans la supervision et la gestion de rendement. Solides competences interpersonnelles et communicationnelles. Connaissance des systemes informatiques et des logiciels, notamment des tableurs, des bases de donnees, d'Internet et du courrier electronique. La connaissance des methodes quantitatives et qualitatives serait un atout. Capacite a travailler efficacement dans un environnement ou les activites se deroulent rapidement, ou les exigences sont elevees et ou les echeanciers sont stricts Capacite a motiver une equipe et a collaborer avec divers intervenants. Sens eprouve du service a la clientele. Capacite a travailler en dehors des heures normales de bureau. Bilinguisme - francais et anglais (parle et ecrit).

Bilinguisme

: francais et anglais (expression orale et ecrite); les candidats doivent atteindre un niveau de competence Avance 1 (Low Advanced) ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde pour etre consideres pour ce poste. Le niveau de competence linguistique des candidats est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.