Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Bureau des etudes de premier cycle, Faculte de genie

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 11

Echelle salariale :

$90,987.00 - $114,932.00
A propos de la faculte de genie

La faculte de genie s'efforce de fournir un environnement d'apprentissage qui favorise l'excellence et l'innovation, la pratique ethique et la responsabilite envers la societe. Notre milieu de travail dynamique et stimulant vous motivera a donner le meilleur de vous-meme tout en vous offrant des possibilites d'evolution et de developpement professionnel. Notre travail cree un reel impact dans la vie de nos etudiants, qui deviendront les futurs leaders et acteurs du changement de notre societe. Nous travaillons au sein d'une communaute dediee a concevoir des innovations qui contribueront non seulement a l'avancement de la technologie, mais aussi a des solutions qui revolutionneront l'industrie. Venez faconner l'avenir AVEC NOUS !Nous travaillons dans un environnement hybride - trois jours par semaine sur le campus.

Raison d'etre du poste :

Planifier, organiser, controler et evaluer les processus administratifs et scolaires du Bureau des etudes superieures en vue d'offrir un service d'accueil, d'information et de gestion des dossiers qui va du recrutement a la diplomation des etudiants diplomes, incluant l'admission, l'evaluation des theses, l'horaire... Mettre en oeuvre des methodes de travail afin d'ameliorer le travail d'equipe et la qualite des services offerts.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

1. Analyser les implications operationnelles des changements de procedures administratives, de reglements scolaires et de programmes scolaires sur le BES. Recommander des changements a l'administrateur, afin d'accroitre la qualite et l'efficacite des services scolaires.

2. Gerer les processus scolaires, du recrutement a la diplomation, de facon a atteindre et a maintenir les objectifs d'admission, de temps a la diplomation et de retention de la Faculte tout en visant un bassin d'etudiants de haute qualite. Responsable d'assurer l'integrite des processus.

3. Gerer le processus operationnel d'admission. Responsable de generer les offres d'admission et des bourses d'admission (contrat legal entre l'etudiant et l'Universite) et s'assurer du contenu de celles-ci afin de respecter les normes de la Faculte et de l'Universite.

4. Gerer les processus operationnels du cheminement scolaire pour la Faculte, tels l'evaluation des theses de maitrise et de doctorat, l'horaire (cours et examen), l'inscription, l'evaluation des cours, la diplomation, l'evaluation du rendement scolaire (rapport de progres)...

5. Responsable d'operationnaliser les ententes internationales et les echanges internationaux. Superviser le processus d'evaluation des demandes d'etudiants dans le cadre de ces ententes. Agir comme expert en ce qui a trait a l'evaluation des candidatures internationales dans le cadre du processus d'admission.

6. Participer aux processus d'amelioration des systemes informatiques scolaires et au developpement des outils de travail (tels CRM, Curriculum Manager, Portail, Web Xtender, uoCampus), afin d'assurer l'efficience des operations. Autoriser les acces des systemes informatiques au personnel de la Faculte. Agir comme point de contact pour les rapports de problemes relies a ces systemes.


7. Participer a la dotation et responsable de la formation, de la supervision et de l'etablissement des objectifs de rendement pour le personnel du Bureau des etudes superieures, ainsi que l'evaluation des employes selon les normes et reglements de l'Universite. Responsable de veiller au bon fonctionnement des processus scolaires. Informer l'administratrice des enjeux ou des cas problematiques.

Ce que vous apportez:

Connaissance des principes de gestion normalement acquise par des etudes universitaire ou une experience equivalente. ? Connaissances des programmes d'etudes superieures et des reglements facultaires et universitaires. ? Experience en gestion d'operations scolaires (inscriptions, admissions, bourses, etc.). ? Experience dans l'analyse de dossiers scolaires, dans l'interpretation et l'application des reglements et de methodes ainsi que dans l'elaboration et la mise en vigueur de regles et procedures administratives. ? Experience en gestion des ressources humaines. ? Experience en gestion de projets. ? Experience dans l'utilisation des systemes informatises de l'Universite (uoCampus, Xtender, Calculateur, Talisma) et des logiciels (Windows, traitement de textes, chiffrier electronique, base de donnees). ? Experience du service a la clientele dans un contexte de relation d'aide scolaire. ? Aptitude en communication et en relations interpersonnelles et en resolution de problemes. ? Fortes aptitudes organisationnelles, a travailler sous pression, en equipe et a rencontrer des echeanciers stricts. ? Redaction administrative complexe dans les deux langues officielles. Bilinguisme oral et ecrit.

#LI-Hybrid

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.