Job Description

Numero de reference: 969


Statut: Permanent - temps plein


Salaire annuel / taux horaire: 69 401 $ - 85 730 $


Nombre de postes a pourvoir: 1


Date limite de depot des candidatures: 2025-10-05



Saviez-vous que VIA Rail a d'ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amelioration continue de nos infrastructures, nous preparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c'est faire partie d'un effort collectif en mobilite durable.



Le transport ferroviaire de passagers fait partie integrante de l'histoire du Canada et constitue, dans certaines regions, un service essentiel. VIA Rail est consciente du role crucial qu'elle joue dans le rapprochement des communautes autochtones et de la facon dont elle soutient la cause de la reconciliation. De plus, nous nous engageons a fournir un service accessible a tous. VIA Rail est convaincue qu'avec une planification visionnaire et des investissements judicieux, nous pourrons renouveler notre reseau tout en developpant un systeme de transport ferroviaire de passagers ameliore qui soutient les grandes priorites nationales : la reconciliation, l'accessibilite, la lutte contre les changements climatiques et la croissance economique.



Les lignes Longue distance, Regionales et Eloignees (LDRE) desservent de nombreuses grandes villes et plusieurs communautes autochtones : elles sont des liens vitaux indispensables. Elles permettent egalement aux voyageurs du monde entier d'admirer les paysages les plus spectaculaires du Canada a bord des trains emblematiques comme Le Canadien, L'Ocean et La Baie d'Hudson. Le parc LDRE etant vieillissant, VIA Rail lance un programme ambitieux de renouvellement. L'equipe centrale du projet sera basee a Montreal, mais la portee du programme s'etendra a travers le pays au fur et a mesure de la mise en service des nouvelles locomotives et voitures.



Relevant directement du Gestionnaire principal du programme et travaillant en etroite collaboration avec les directeurs et gestionnaires de projet, le Specialiste principal de la documentation sera affecte au programme de renouvellement des LDRE et appuiera d'autres grands programmes de VIA Rail, jouant un role cle dans la gestion de la documentation, des livrables et de la correspondance afin d'assurer l'alignement avec les objectifs strategiques, les buts du programme et les echeances cibles de VIA Rail.



Responsabilites


Processus et outils de gestion de la documentation

Mener une enquete aupres des principaux programmes et departements de VIA Rail pour analyser les besoins, faire une analyse de marche et identifier le systeme de gestion documentaire electronique (SGDE) le plus adapte. Definir, maintenir et reviser les processus de gestion documentaire, les regles d'acces et les flux de travail pour garantir leur conformite aux exigences legales et reglementaires ainsi qu'a la gouvernance du programme. Veiller a ce que le SGDE soit mis en oeuvre et configure conformement aux normes de l'entreprise. Gerer et deployer le SGDE. Appliquer les meilleures pratiques du secteur et formuler les recommandations necessaires pour ameliorer l'efficacite du programme. Agir comme point de contact pour le SGDE (utilisateur cle). Coordonner avec le service informatique pour le deploiement de l'outil choisi. Contribuer au deploiement du systeme de gestion de maintenance (CMMIS) en interface avec le SGDE.


Gestion documentaire

Gerer toute la documentation du programme : codification, versionnage, enregistrement, classification, suivi, archivage et distribution aux formats electronique et papier. Effectuer les taches administratives telles que le controle documentaire, le classement, la numerisation et l'enregistrement dans le systeme selectionne. Collaborer avec les directeurs de programme, les chefs de projet et les gestionnaires pour definir, maintenir et reviser la liste des livrables documentaires et les workflows associes. Administrer les politiques et procedures de controle documentaire incluant la correspondance, les courriels, les documents de projet, les audits internes, la cloture du projet et l'archivage selon le calendrier de conservation de VIA Rail. Examiner les procedures de controle documentaire des fournisseurs et s'assurer de leur conformite avec les exigences du programme. Rediger des supports de formation et assurer la formation et le soutien aux membres de l'equipe. Developper et dispenser des formations en controle documentaire aux fournisseurs et aux equipes de projet. Definir et maintenir le registre des exigences contractuelles. Assurer le transfert des documents aux operations a la fin du projet.


Performance documentaire

Definir, planifier et realiser des audits internes et externes pour garantir le respect des procedures de controle documentaire. Mesurer la conformite au calendrier de livraison des livrables, etablir le planning de livraison documentaire, faire le suivi des progres et elaborer des plans d'action en cas d'ecart. Mettre en place et suivre des indicateurs de performance cles (KPI) pour la gestion documentaire du programme. Organiser des revues regulieres avec les directeurs/gestionnaires de projet.


Formation

Diplome d'etudes collegiales (DEC). Certificat en gestion d'entreprise considere comme un atout. 5 ans d'experience en controle documentaire dans un environnement de grands projets.


Competences

Excellente maitrise des systemes integres de gestion documentaire, SharePoint Online et de la suite Office (Word, Excel, Outlook). Capacite a gerer plusieurs demandes simultanement. Excellentes competences en communication (qualite du service, courtoisie, patience, etc.). Autonomie, sens de l'organisation, souci du detail, rigueur, esprit d'equipe et bon jugement. Experience avec les outils SGDE (Aconex, Fabasoft, etc.). Experience de travail avec les ERP et le CMMIS. Excellente communication orale et ecrite en francais et en anglais.


Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l'egalite d'acces a l'emploi et nous travaillons a former des equipes qui refletent la diversite qui compose la societe canadienne. Nous visons a eliminer les obstacles a l'accessibilite en emploi et aspirons a offrir un environnement de travail inclusif et equitable ou chaque personne est valorisee, quelles que soient son identite ou ses differences, afin de lui permettre de realiser son plein potentiel.



Si vous avez besoin d'assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement pour lequel vous postulez, veuillez nous aviser. Des mesures d'adaptation peuvent etre offertes aux personnes qui en font la demande a n'importe quelle etape du processus de recrutement. Tous les renseignements recus concernant les mesures d'adaptation demeureront confidentiels.



Notez que nous contacterons uniquement les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue.


Joignez-vous a nos 3 000 employes et contribuez, vous aussi, a offrir une facon securitaire, accessible et ecoresponsable de voyager!