Job Description

Vue d'ensemble du poste

Sous la direction de la responsable principale du traitement des commandes & systemes operationnels, le specialiste de la gestion des commandes est une personne qui effectue une variete de taches de coordination des comptes conformement aux politiques et procedures de l'entreprise. Il s'agit d'un poste qui ne comporte pas de supervision d'autres employes.

Vous devez avoir une experience de SAP et une forte capacite a comprendre les processus de vente et d'operations. Vous devez vous adapter a l'evolution constante des technologies et travailler de maniere productive avec un minimum de supervision, en faisant preuve de bonnes capacites d'organisation, de coordination et d'analyse.

Ce poste necessite quelqu'un avec un esprit d'equipe, un esprit d'initiative, la capacite de s'adapter a un environnement changeant et le desir d'aider les gens a resoudre leurs problemes.

Education :

Diplome DEC et diplome universitaire de trois ou quatre ans dans un domaine connexe, avec une experience dans le domaine (Approvisionnement, gestion manufacturiere, administration des affaires ou dans un domaine pertinent).

Experience

:

Un minimum de 1 a 2 ans d'experience dans un poste similaire de bureau ou de vente dans la coordination de taches multiples et de flux d'informations, dans un environnement client et/ou de vente est requis, y compris la gestion et l'affectation des stocks; Experience de 3-5 ans minimum a un poste similaire dans un environnement de vente/ d'analyse; Excellente connaissance de Microsoft Office; Experience avec CRM et/ou SAP; Excellentes competences en matiere d'organisation et de gestion du temps; Excellentes competences en communication orale et ecrite; Capacite de travailler dans un environnement de bureau.

Autres exigences

:

Capacite a coordonner des taches multiples et des flux d'informations dans un environnement de clientele et/ou de vente; Bilingues, tant a l'oral qu'a l'ecrit (Francais et Anglais) - Dans le cadre de ce poste, des communications avec des clients externes en anglais seront requises*
Souci du detail ; capacite a rester concentre et organise.
Les principales taches et responsabilites du Specialiste de l'Execution des Commandes sont, entre autres, les suivantes :

Relations avec les clients :

Collaborer avec l'equipe de vente du territoire sur les points suivants :

Informations de paiement des representants; Obtention de l'etude du site et des documents technologiques des representants; Obtention des certificats d'exoneration fiscale des representants; Informations sur l'expedition et l'installation; Aide a la paperasserie de demonstration et au suivi; Devenir un contact supplementaire pour les ventes directes aux clients.

Gestion des commandes :

Traiter tous les aspects du processus et de la gestion des commandes des clients - edition des commandes, saisie des commandes et suivi des clients; Travailler avec la logistique pour coordonner les expeditions et les installations; Formation croisee avec d'autres territoires, comptes et canaux afin d'assister et de soutenir les autres Coordonnateurs aux ventes, au besoin; Capacite a trouver des solutions creatives pour soutenir nos clients; Capacite a fournir des informations claires et precises sur le flux des commandes; Communiquer avec les partenaires de livraison et d'installation si necessaire; Faire preuve d'initiative en proposant des suggestions pour ameliorer le flux de travail.

Documents de vente/previsions :

Travailler pour devenir competent avec les systemes d'information en ligne sur les comptes, SAP et CRM; Rapport de suivi de la disponibilite des produits pour les marques commerciales et specialisees; Travailler avec les achats et la logistique sur les previsions et les rapports ; Suivre les expeditions et les produits pour resoudre de maniere agressive tout probleme pouvant survenir dans ce domaine.

Maintenir les pratiques de travail :

Tous les documents et toutes les entrees dans la base de donnees sont remplis de maniere complete et precise;

Maintenir une image professionnelle en projetant une attitude positive et professionnelle a tous les contacts internes et externes;

Promouvoir une atmosphere d'equipe positive avec les collegues.

Fonctions marginales :

Respecter toutes les procedures operatoires normalisees (SOP); Autres projets tels qu'assignes.

Connaissances :

Avoir une connaissance approfondie du processus de vente, de la gestion de la chaine d'approvisionnement et de la logistique.

Communication :

Excellentes aptitudes a la communication verbale et ecrite en francais et en anglais;

Capacite a presenter efficacement des idees et des informations en communiquant oralement et par ecrit en francais et en anglais.

Resolution de problemes :

Capacite a resoudre les problemes de maniere creative et a utiliser les ressources internes pour accomplir les taches; Un jugement individuel et des competences analytiques efficaces sont necessaires pour faire face aux situations qui peuvent survenir et qui necessitent une resolution efficace; Capacite a prioritiser les taches et a gerer plusieurs projets simultanement.

Initiative :

Atteindre un pourcentage eleve des dates cibles des taches; Suggere, developpe et ameliore les processus de travail actuels; Accomplit ses taches en faisant preuve d'initiative; Apporte des idees pour ameliorer les processus actuels; Est dispose a aider les autres lorsque ses taches sont terminees; Se porte volontaire pour des projets au sein et en dehors du departement; Est capable de reconnaitre et de resoudre les problemes; doit considerer les problemes comme des opportunites.

Relations interpersonnelles :

Capacite a etablir et a maintenir des relations de travail harmonieuses et efficaces avec les collegues et les entreprises tierces; Contribue a creer un environnement de travail positif; Capacite a communiquer efficacement et a travailler en equipe.

Raisonnement :

Peut travailler avec un groupe diversifie de personnes pour determiner leurs besoins; Capacite a resoudre efficacement les problemes; Capacite a etablir des priorites entre les taches et a gerer simultanement plusieurs projets.

Organisation :

Capable de planifier, d'organiser les ressources et d'etablir des priorites pour les taches a accomplir en vue d'obtenir des resultats optimaux; Capacite a travailler en etroite collaboration avec les services internes et a gerer de maniere coherente les problemes de vente au fur et a mesure qu'ils se presentent; Capacite de gerer plusieurs projets.

Qualite du travail :

Capacite a faire preuve d'une precision constante; Sera tres sensible a l'importance des details dans la creation et l'interpretation des donnees de vente; Fournit des efforts constants et accomplit avec succes les taches qui lui sont confiees dans les delais prevus, sans sacrifier la qualite.

Autres competences exigees :

Bonne attitude, capacite a s'amuser et interet pour la construction d'une culture forte et d'une equipe performante;

Assertivite (capable d'exprimer ses opinions, ses idees, faire passer des messages);

Debrouillardise;

Aime les defis.

Demandes physiques / Environnement de travail

Environnement de travail principal : temperatures ambiantes, eclairage et equipements de bureau traditionnels tels qu'on les trouve dans un environnement de bureau typique.

-ENGLISH VERSION-

Position Overview

Under the direction of the Senior Manager, Order Processing & Operational Systems the Order Fulfillment Specialist is someone who performs a variety of Order Fulfillment related duties in accordance with company policies and procedures.

This is a non-supervisory position.

You must have some SAP experience and a strong capacity of understanding sales and operation processes. Need to adapt to rapidly changing technologies, and to work productively with minimal supervision, good organizational, coordination and analytical skills.

This position requires someone who is a team player, self-starter, with the ability to adapt to a changing environment, and with a desire to help people solve their problems.

Education:

DEP/DEC degree in Supply Chain Management, Manufacturing, Business/Administration or relevant field. Three to four years degree at University in related field with related experiences highly preferred.

Experience:

Minimum of 1?2 years in position of similar office or sales experience in coordinating multiple tasks and information flow within a customer and/or sales environment required including inventory management and allocations; Minimum 3 - 5 years' experience in similar position while working in sales/analysis environment; Excellent knowledge of Microsoft Office; Experience with CRM or SAP; Excellent organizational and time management skills; Excellent oral and written communication skills; Ability to work in an office environment.

Other Requirements:

Working knowledge and experience with Microsoft Office suite; SAP experience, Microsoft CRM preferred; Excellent written and verbal communication skills; Fluent in French and English.
The main duties and responsibilities of the Order Fulfillment Specialist include:

Customer Relations:

Collaborate with Territory Sales Team on the following:

Payment information from the reps; Obtaining Site Survey and Technology documents from the reps; Obtaining tax exempt certificates from reps; Shipping and installation information; Assisting with Demo paperwork and tracking; Become an additional contact for direct customer sales.
Order Management:

Handle all aspects of customer order process and management - order editing, order entry, tracking and customer follow?up; Work with Logistics to coordinate shipments and installs; Cross?train with other territories, accounts and channels in order to assist and be the back?up for other Sales Coordinators as needed; Ability to find creative solutions to support our customers; Ability to provide clear and precise information related to the order flow; Communicate with delivery and installation partners when needed; Show initiative by providing suggestions to improve workflow.
Sales/Forecasting Documents:

Work to become proficient with account on?line information systems, SAP and CRM; Product availability tracking report for the commercial and specialty brands; Work with Purchasing and Logistics on forecasting and reporting; tracking of shipments and products to aggressively resolve any issues that may arise within this area of concern.
Maintain Work Practices:

All paperwork and database entries filled out completely and accurately; Maintain a professional image by projecting a positive and professional demeanor to all internal and external contacts; Promote a positive team atmosphere with co?workers.
Marginal Job Functions:

Follow all related SOP's; Other duties and responsibilities as required or assigned.
Process Knowledge:

Has an advanced understanding of the sales process, supply chain management and logistics.
Communication:

Excellent verbal and written communication skills in French and English; Able to effectively present ideas and information through oral and written communication skills in French and English.
Problem Solving:

Ability to creatively solve problems and utilize internal resources to accomplish task; Individual judgement and effective analytical skills are required to deal with situations that may arise and require effective resolution; Ability to prioritize tasks and manage multiple projects simultaneously.
Initiative:

Achieves high percent of task target dates; Suggests, develops and improves current work processes; Accomplishes task by being a self?starter; Contributes ideas to improve current processes; Willing to assist others when his/her tasks are complete; Volunteers for projects in and out of the department; Ability to recognize and solve problems; must see problems as opportunities;
Interpersonal:

Ability to establish and maintain effective working relationships with diverse group of co?workers, customers and vendors; Contributes to a positive working environment; Ability to effectively communicate and work in a team environment.
Organization:

Skilled in planning, organizing resources and establishing priorities for work assignments for optimum results; Ability to work closely with internal departments and cohesively manage sales issues as they arise; Able to handle multiple projects.
Quality of Work:

Able to be consistently accurate; Will have a high sensitivity to the importance of detail within sales data creation and interpretation; Able to follow tasks to completion in a timely manner without sacrificing quality.
Other Preferred Skills:

Great attitude, ability to have fun, and interest in building a strong culture and high performing team;. Assertiveness; Resourcefulness; Likes to be challenged.
Physical Demands / Work Environment

Physical Demands:

While performing the duties of this job, the employee is regularly required to sit and use hands to finger, handle or touch objects, tools or controls. The employee frequently is required to talk and hear. The employee is occasionally required to stand, walk, reach above the shoulders, stoop, kneel, or crouch. The employee must occasionally lift and/or move up to 30 pounds. Specific vision abilities required by this job include close vision and the ability to adjust focus.
Work Environment:

The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: a partir de 60000,00$ par an

Avantages:

Assurance Dentaire Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Assurance Vision Conges payes Evenements d'Entreprise Gym sur place Stationnement sur place Tenue Decontractee
Horaire:

Du Lundi au Vendredi Quart de jour
Question(s) de preselection:

What are your salary range expectations ? / Quelles sont vos attentes en termes la fourchette salariale ?
Experience:

similar position: 3ans (Obligatoire) CRM and/or SAP: 1an (Obligatoire)
Langue:

English (Obligatoire) French (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel