Job Description

Compensation Pay Range:
$35.04-$43.00
:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.


Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land.



CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers - all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.



Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named Canada's best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.


POSITION SUMMARY
The Service Planning Coordinator will lead integrated service planning for families of children and youth with multiple and/or complex special needs by working with providers from multiple sectors in individual child, youth and family teams. Additionally, the Service Planning Coordinator will provide supports to the families in the Single Plan of Care Process.
The Service Planning Coordinator will be familiar with the specialized resources which may support each unique child and family. Services will be provided at CHEO, in the community and in the families' homes.
JOB DESCRIPTION:
Lead and facilitate multidisciplinary team meetings in collaboration with the family and Creates Patient's Single Plan of Care -SPOCProvide leadership and support around the use of the Single Plan of Care (SPOC) Process, an inter-agency, inter-professional and cross-sectoral team approach to the development and monitoring of a comprehensive integrated single plan of care that addresses the service needs of the child/youth and that is based on the family vision and priorities. Facilitate the active participation of the family and/or the youth themselves in the integrated service planning, including developing the family vision and goal setting. Facilitate the coming together of relevant providers from appropriate sectors and the exchange of information, to develop and maintain a single integrated service plan for the child/youth and their family.


Conduct detailed assessment of child & family support needs and strengths using validated tools (e.g. Child and Adolescence Needs Strength (CANS) assessment tool (Includes child's physical and mental needs, family dynamics, financial needs, caregiver needs, social and economic barriers)Complete an Epic chart review Identify key care team members and possible service gaps Schedule and carry out an assessment with the family and child/youth, using a standardized assessment tool and scores the initial CANS that is used as the baseline. Coordinate and schedule an interpreter if required Complete the 6 Favorite Words clinical framework to establish child/youth and family goals Review and document other services received by family (community based and financial) Submit referral to family resource worker and/or other community and hospital support personnel (as needed) Contact all members of the care team to start coordinating communication Lead care team meeting to action items with the support of the appropriate professionals both in hospital and in community


Family Support, Advocacy, and Ongoing Care CoordinationMaintain a relationship with the whole care team involved with the family and act as the family's bridge to the variety of care professionals they need help from. Contact relevant professionals involved with the family when a new issue or care need arises, or if complications present. Contact and communicate with provincially established Complex Special Needs escalation mechanisms (such as Complex Special Needs (CSN) mechanisms). (eg. Coordinated Access for Ottawa; the CSP will present applications for funding to the Resolution Committee). Communicate with many parties in various ways (telephone, email, Mychart, etc.). Meet with families at their homes, at local businesses, at schools or other local agencies to conduct check-ins and follow up on specific care coordination needs. Provide ongoing and consistent care coordination under several CHEO and community service streams (e.g. Ambulatory Care dept, Dev and Rehab, Home and Community Care, School Based Rehab Services, Urgent Response Services, Extensive Needs Services). This also includes access to respite and summer and after school camps and applications that will help with transitioning to adult services.


Encourage teamwork and promote communication within the child's care teamImplement strategies for the family and the care team to help facilitate communication between each other, ensuring that all team members not only have a copy of the SPOC with all the goals and who's is helping action them, but also ensuring that the SPOC is kept up to date at all times. Ensure that the necessary contact information about the child's team supports those goals so that teams can connect together. Apply basic mediation skills when parties are not on the same page. Keep everyone on tasks with the goals and timelines that have been set


Transition Planning and closing filesAssist with a smooth transition to community case management when the family and child/youth's needs are stable and they have made progress towards their goals. Support the family with a transition plan and identify a provider within that child/youth's team that can now take the lead moving forward ex: (SCS case manager, a professional at CHEO or a Family Resource Worker). Complete and submit the necessary referrals to additional agencies. Update the final SPOC document in EPIC with child/youth's goals and plans on how they will be achieved and who the new lead is. This SPOC is then recirculated with the team so that family and team is aware of the plan. Use the established soft transfer letters (AKA discharge letter) and ensure the family and team have a copy and the updated SPOC. Close the EPIC episode of care using the reason for discharge created in EPIC as per MCCSS reporting requirements.

QUALIFICATIONSVulnerable Sector Check (Essential) Bachelor's degree in health-related field (Essential) Child and Adolescent Needs and Strengths (CANS) Certification (Essential) Minimum three (3) years' experience related to children with special needs and their families (Essential) Minimum three (3) years of coordination experience in the health care field (Essential) Ability to work independently (Essential) Strong communication skills (Essential) Strong interpersonal and relationship building skills (Essential) Strong leadership, team facilitation, conflict management and mediation skills (Essential) Excellent oral and written communication in both official languages (Essential) Flexibility and adaptability to work within an evolving/changing system of service delivery (Essential) The ability to identify risk situations requiring prompt action (Essential) Ability to coordinate and support families and work as part of a team (Essential) Extensive knowledge of community resources for children with special needs and their families (Essential) Bilingual (English/French) (Preferred) Complete mandatory training and refreshers within designated timeframes. (Essential) Valid Driver's License and access to a vehicle (Essential)


Timeline may be extended or shortened based on operational needs.Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). Please note that this position will be based out of Ottawa. Please note that location may be subject to change at any time at the discretion of the employer. All OPSEU members shall be granted an interview upon passing the pre-screening. Pre-screening might include testing.

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous etes actuellement un employe du CHEO ayant acces a Workday, veuillez postuler a cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succes a ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de cloture annoncee dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est recue.
Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les Anichinabes vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matiere de sante pediatrique et compte plus de 6 500 employes, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des benevoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents a mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grace a des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passe d'un hopital de soins actifs du 20e siecle a un systeme de sante integre du 21e siecle pour enfants et jeunes.
Classe dans le premier un pour cent des hopitaux canadiens pour la numerisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'education pour faire progresser les soins sans discontinuite la ou ils sont necessaires, et ce, de maniere et aux endroits appropries. L'Institut de recherche du CHEO se consacre a la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problemes de sante des enfants. CHEO a ete nomme meilleur employeur en soins de sante au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classe deuxieme parmi les hopitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annees consecutives. Pour la 14eme annee consecutive, les redacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la region de la capitale nationale. Chaque annee, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Quebec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.
RESUME DES FONCTIONS
La coordonnatrice ou le coordonnateur de la planification des services dirige la planification des services integres pour les familles d'enfants et de jeunes ayant des besoins particuliers multiples ou complexes en travaillant avec des prestataires de plusieurs secteurs au sein d'equipes individuelles pour les enfants, les jeunes et les familles. De plus, elle ou il offre du soutien aux familles dans le cadre du processus de plan de soins unique.

La personne titulaire du poste doit connaitre les ressources specialisees pouvant soutenir chaque enfant et chaque famille. Les services seront fournis au CHEO, dans la communaute et dans les foyers des familles.

RESPONSABILITES PRINCIPALES
Diriger et animer des reunions de l'equipe multidisciplinaire en collaboration avec la famille et creer un plan de soins unique pour la patiente ou le patientOffrir du leadership et du soutien en ce qui a trait a l'utilisation du processus du plan de soins unique, une approche d'equipe interorganismes, interprofessionnelle et intersectorielle pour l'elaboration et le suivi d'un plan de soins unique, exhaustif et integre qui repond aux besoins en services de l'enfant ou du jeune et qui est fonde sur la vision et les priorites de la famille. Favoriser la participation active de la famille ou du jeune a la planification des services integres, comme l'elaboration de la vision de la famille et l'etablissement d'objectifs. Faciliter le rassemblement des prestataires pertinents des secteurs appropries et l'echange d'information afin d'elaborer et de conserver un plan de services integre unique pour l'enfant ou le jeune ainsi que sa famille.


Effectuer une evaluation detaillee des besoins et des forces en matiere de soutien de l'enfant ou de la famille a l'aide d'outils valides (Child and Adolescence Needs Strength [CANS]) et d'outils d'evaluation (les besoins mentaux et physiques, la dynamique familiale, les besoins financiers, les besoins des aidantes ou aidants et les obstacles economiques)Effectuer l'evaluation des tableaux Epic. Reperer les principaux membres de l'equipe de soins et les lacunes possibles en matiere de services. Planifier et mener a bien une evaluation aupres de la famille et de l'enfant ou du jeune a l'aide d'un outil d'evaluation normalise et noter le CANS initial qui est utilise comme reference. Coordonner et planifier la presence d'une ou d'un interprete, au besoin. Effectuer le cadre clinique de Mes mots preferes pour le developpement de l'enfant pour etablir les objectifs de l'enfant, du jeune et de la famille. Examiner et documenter les autres services recus par la famille (communautaires et financiers). Soumettre une demande d'aiguillage vers une intervenante ou un intervenant en ressources familiales ou d'autres membres du personnel de soutien communautaire et hospitalier (au besoin). Communiquer avec l'ensemble des membres de l'equipe de soins pour commencer a coordonner la communication. Diriger la reunion de l'equipe de soins sur les mesures de suivi avec le soutien des professionnelles ou professionnels appropries, tant a l'hopital que dans la communaute.


Soutien familial, defense des interets et coordination des soins continusEntretenir une relation avec toute l'equipe de soins qui s'occupe de la famille et faire le pont entre celle-ci et l'ensemble des professionnelles et professionnels de la sante qui s'en occupent. Communiquer avec les professionnelles et professionnels pertinents qui interviennent aupres de la famille lorsqu'un nouveau probleme ou un besoin en soins survient, ou en cas de complications Communiquer avec les mecanismes de recours hierarchique pour les besoins particuliers complexes (BPC) etablis par la province, comme les mecanismes des BPC (p. ex. Acces coordonne pour Ottawa; les BPC presenteront les demandes de financement au Comite de resolution). Communiquer avec divers groupes de plusieurs facons (telephone, courriel, Mychart, etc.). Rencontrer les familles a leur domicile, dans des entreprises locales, dans des ecoles ou d'autres organismes locaux pour effectuer des verifications et faire le suivi des besoins particuliers en matiere de coordination des soins. Assurer une coordination continue et uniforme des soins dans le cadre de plusieurs volets de services du CHEO et de la communaute (les services de soins ambulatoires, de developpement et de readaptation, de soins a domicile et en milieu communautaire, de readaptation en milieu scolaire, d'intervention d'urgence et les services pour enfants et adolescents a besoins exceptionnels). Les services comprennent egalement les services de releve et les camps parascolaires et d'ete, ainsi que les demandes qui faciliteront la transition vers les services aux adultes.


Encourager le travail d'equipe et promouvoir la communication au sein de l'equipe de soins de l'enfantMettre en oeuvre des strategies pour la famille et l'equipe de soins afin de faciliter la communication entre ceux-ci tout en veillant a ce que l'ensemble des membres de l'equipe aient non seulement une copie du plan de soins unique contenant tous les objectifs et les personnes qui les aident a les atteindre, ainsi que des strategies garantissant que le plan de soins soit tenu a jour en tout temps S'assurer que les coordonnees necessaires de l'equipe de l'enfant qui soutient les objectifs sont a jour afin que les equipes puissent communiquer entre elles. Mettre en pratique des competences de base en mediation lorsque les parties sont en desaccord. S'assurer que tout le monde se concentre sur les objectifs et l'echeancier qui ont ete etablis.


Planification de la transition et fermeture des dossiersContribuer a assurer une transition en douceur vers la gestion des cas dans la collectivite lorsque les besoins de la famille et des enfants ou des jeunes sont stables et qu'ils ont realise des progres vers l'atteinte de leurs objectifs. Soutenir la famille au moyen d'un plan de transition et designer une ou un prestataire au sein de l'equipe de l'enfant ou du jeune qui peut maintenant prendre les devants (p. ex. une ou un gestionnaire de cas de Service Coordination Soutien, une professionnelle ou un professionnel du CHEO, ou une intervenante ou un intervenant en ressources familiales). Effectuer et soumettre les demandes d'aiguillages necessaires a d'autres organismes. Mettre a jour le document final du plan de soins unique dans EPIC en indiquant les objectifs et les plans de l'enfant ou du jeune sur la facon dont il les atteindra, et en indiquant qui sera la nouvelle ou le nouveau responsable. Ce plan de soins unique fait ensuite le tour de l'equipe afin que celle-ci et la famille en soient au courant. Utiliser les lettres de transfert etablies (aussi appelees lettre de sortie) et s'assurer que la famille et l'equipe en ont une copie, ainsi que le plan de soins unique mis a jour. Fermer l'episode de soins EPIC en utilisant la raison du conge creee dans EPIC conformement aux exigences en matiere de rapport du ministere des Services a l'enfance et des Services sociaux et communautaires.

QUALIFICATIONSVerification des antecedents en vue d'un travail aupres de personnes vulnerables (essentiel) Baccalaureat dans un domaine de la sante connexe (essentiel) Certification du Child and Adolescent Needs and Strengths (CANS) (essentiel) Au moins trois (3) ans d'experience liee aux enfants ayant des besoins speciaux et a leur famille (essentiel) Au moins trois (3) ans d'experience de la coordination dans le domaine des soins de sante (essentiel) Capacite de travailler de facon autonome (essentiel) Grande habilete a communiquer (essentiel) Solides competences interpersonnelles et en etablissement de relations (essentiel) Solides competences en leadership, en animation d'equipe, en gestion de conflits et en mediation (essentiel) Excellentes aptitudes en communication orale et ecrite dans les deux langues officielles (essentiel) Souplesse et capacite d'adaptation pour travailler dans un systeme de prestation de services en evolution (essentiel) Capacite de cerner les situations a risque necessitant une intervention rapide (essentiel) Capacite de coordonner et de soutenir les familles et de travailler en equipe (essentiel) Connaissance approfondie des ressources communautaires pour les enfants ayant des besoins speciaux et leur famille (essentiel) Bilinguisme (anglais et francais) (un atout) Suivre la formation obligatoire et les cours d'actualisation des competences dans les delais prescrits (essentiel) Permis de conduire valide et acces a un vehicule (essentiel)

Le poste peut etre prolonge ou raccourci en fonction des besoins operationnels.Veuillez noter que vous serez represente(e) par le Syndicat des employees et employes de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Veuillez noter que ce poste sera base a Ottawa. Veuillez noter que l'emplacement pourrait etre modifie en tout temps a la discretion de l'employeur. Tous les membres de OPSEU serront accorder une entrevue apres avoir passe la preselection. La preselection peut comprendre des tests.

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU).
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.