Job Description

POSITION DESCR

Title: Senior Coordinator, Accounting

Status: Full Time (Hybrid)

Location: Golf Canada Office, Oakville, ON

Reports to: Director, Finance

OVERVIEW:

The Senior Coordinator, Accounting will be the primary owner of the full purchasing and procurement process at Golf Canada. Working in conjunction with the COO and Director, Finance, the Accountant will administer vendor management/relationships, invoice approvals, payment and invoice processing, and the expense report processing. The Accounting, Senior Coordinator will be responsible for the completion of the professional championship\xe2\x80\x99s product mix sheets for corporate hospitality and reporting to the Director, Finance. The Accounting, Senior Coordinator will be paramount in the monthly general ledger closing, responsible for several key account reconciliations and inventory management.

AREAS OF FOCUS * Purchase and Procurement Process 55%

• Manage the entire procurement and purchase order process including vendor management, vendor approval, requests for proposal processes, and Golf Canada\xe2\x80\x99s related purchasing / expense policies;
• Responsible for processing of accounts payable transactions, inputting invoices, reconciling corporate cards and expense reports as well as printing and reconciling cheques / electronic payments;
• Serve as primary lead for the Concur Expense module including expense report compliance and processing and new hire training;
• Advocate and lead the vendor support program;
• Advance vendor management, consolidation by nature of supplier, and reporting for the vendor support program.

• General Ledger Account Management 30%

• Assist the professional championships team in timely submission of expenses / invoices from all suppliers, agreeing invoices to purchase orders, contracts, or requests for proposal responses, where applicable.
• Help develop and reconcile product mix sheet input and lead partner bill-back analysis and reconciliations
• Complete month end balance sheet account reconciliations and account review (Prepaid Assets, Credits, Accrued Miscellaneous Liabilities, and Capital Assets)
• Process reoccurring monthly payments for rent and allowances and contractual obligations.

3. Other Duties: 15%

• Support Spectator Services and Admissions at RBCCO and CPWO, including collaboration pre-event in respect of ticketing process and admissions
• Review and report cash flow for the organization and provide timely, periodic reports of cash flow needs to Director, Finance.
• Assume responsibility for directing semi-annual inventory counts, capital levels and results;
• Special assignments and analysis as required;

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, & ABILITIES:

• Post-secondary degree in Accounting or related field;
• Actively pursuing current CPA designation is considered an asset;
• Fully designated CPA, CAs not apply;
• Strong organizational skills and administration skills;
• Excellent verbal and written communications skills;
• Exceptional customer service skills, including professional and proficient phone, interpersonal and email communications;
• Strong decision making and conflict resolution abilities;
• Positive Criminal Background check required;
• High Proficiency with Microsoft Office Suite including advanced MS Excel skills;
• Experience with accounting ERP systems, specifically Sage 300 and Concur considered an asset;
• Golf knowledge is considered an asset;
• Bilingual (English and French) is considered an asset.

APPLICATION DETAILS:

Golf Canada - Human Resources

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

Apply via Career Page link below

One (1) position available. Golf Canada will interview up to six (6) candidates. Forward cover letter and resume to , NO PHONE CALLS PLEASE to the above contact by June 4th, 2023. Golf Canada thanks all applicants but will contact only those who will be invited for an interview.

Golf Canada\xe2\x80\x99s regular hours of work are 40 hours per week, namely Monday to Friday, 8 hours a day and 5 days a week including a one-hour lunch. However, the demands of your position may require your hours of work to vary to meet the objectives of your employment. Due to the nature of this position, there may also be some travel required and the need to work some weekends.

Golf Canada is committed to providing a safe environment for all, especially children. All applicants will be thoroughly screened using background checks and a review process.

Golf Canada\xe2\x80\x99s core values are \xe2\x80\x9cFun, Excellence, Inclusivity, Respect, Accountability\xe2\x80\x9d and while these are included in each employee\xe2\x80\x99s offer of employment and annual employment letters, these core values are also an integral part of the Golf Canada\xe2\x80\x99s recruitment, hiring and annual review process.

Golf Canada is dedicated to employment equity and fostering diversity within the workplace in order to build an inclusive workforce where all employees have the opportunity to reach their potential.

DESCRIPTION DE POSTE :

Titre : Coordonnateur principal, Comptabilit\xc3\xa9

Poste : Permanent \xc3\xa0 plein temps (hybride \xe2\x80\x93 t\xc3\xa9l\xc3\xa9travail)

Lieu : Si\xc3\xa8ge social de Golf Canada, Oakville, ON

Rel\xc3\xa8ve de : Directrice des finances

Veuillez noter que dans le pr\xc3\xa9sent document, le genre masculin est utilis\xc3\xa9 comme g\xc3\xa9n\xc3\xa9rique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

SURVOL :

Le coordonnateur principal de la comptabilit\xc3\xa9 sera le principal responsable de l\xe2\x80\x99ensemble du processus d\xe2\x80\x99achat et d\xe2\x80\x99approvisionnement de Golf Canada. En collaboration avec le directeur en chef de l\xe2\x80\x99exploitation et la directrice des finances, le comptable embauch\xc3\xa9 s\xe2\x80\x99occupera de la gestion des fournisseurs et des relations avec ceux-ci, de l\xe2\x80\x99approbation des factures, du traitement des paiements et des factures, ainsi que du traitement des notes de frais. Le coordonnateur principal de la comptabilit\xc3\xa9 sera en outre charg\xc3\xa9 de remplir les fiches d\xe2\x80\x99assortiment de produits de championnats professionnels pour l\xe2\x80\x99accueil des entreprises et d\xe2\x80\x99en rendre compte \xc3\xa0 la directrice des finances. Le coordinateur principal de la comptabilit\xc3\xa9 jouera un r\xc3\xb4le primordial dans la cl\xc3\xb4ture mensuelle du grand livre et sera responsable de plusieurs rapprochements de comptes cl\xc3\xa9s et de la gestion des stocks.

DOMAINES D\xe2\x80\x99INTERVENTION * Processus d\xe2\x80\x99achat et d\xe2\x80\x99approvisionnement 55 %

• G\xc3\xa9rer l\xe2\x80\x99ensemble du processus d\xe2\x80\x99approvisionnement et de commande, y compris la gestion des et l\xe2\x80\x99approbation des fournisseurs, les processus d\xe2\x80\x99appels d\xe2\x80\x99offres et les politiques d\xe2\x80\x99achat et de d\xc3\xa9penses connexes de Golf Canada.
• Assumer la responsabilit\xc3\xa9 du traitement des transactions de comptes cr\xc3\xa9diteurs, de la saisie des factures, du rapprochement des cartes d\xe2\x80\x99entreprise et des notes de frais, ainsi que de l\xe2\x80\x99impression et du rapprochement des ch\xc3\xa8ques et des paiements \xc3\xa9lectroniques.
• Servir de personne-ressource principale pour le module Concur Expense, y compris la conformit\xc3\xa9 et le traitement des notes de frais et la formation des nouveaux employ\xc3\xa9s.
• Promouvoir et diriger le programme de soutien aux fournisseurs.
• Faire progresser la gestion des fournisseurs, la consolidation par nature de fournisseur et l\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablissement de rapports pour le programme de soutien aux fournisseurs.

• Gestion des comptes du grand livre g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral 30 %

• Aider l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe des championnats professionnels \xc3\xa0 soumettre avec diligence les d\xc3\xa9penses et factures de tous les fournisseurs, en faisant correspondre les factures aux bons de commande, aux contrats ou aux r\xc3\xa9ponses aux appels d\xe2\x80\x99offres, le cas \xc3\xa9ch\xc3\xa9ant.
• Contribuer \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9laboration et au rapprochement de la fiche de mixit\xc3\xa9 des produits et diriger l\xe2\x80\x99analyse et le rapprochement des factures des partenaires.
• Effectuer les rapprochements des comptes du bilan de fin de mois et examiner les comptes (actifs pr\xc3\xa9pay\xc3\xa9s, cr\xc3\xa9dits, charges \xc3\xa0 payer diverses et immobilisations).
• Traiter les paiements mensuels r\xc3\xa9currents pour les loyers, les indemnit\xc3\xa9s et les obligations contractuelles.

3. Autres t\xc3\xa2ches 15 %

• Assurer le soutien des services aux spectateurs et ses admissions \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99OCRBC et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99OFCP, notamment en collaborant, avant l\xe2\x80\x99\xc3\xa9v\xc3\xa8nement, au processus de billetterie et d\xe2\x80\x99admission.
• Examiner et rendre compte des flux de tr\xc3\xa9sorerie de l\xe2\x80\x99organisation et fournir en temps opportun \xc3\xa0 la directrice des finances des rapports p\xc3\xa9riodiques sur les besoins de tr\xc3\xa9sorerie.
• Assumer la responsabilit\xc3\xa9 de la direction des inventaires semestriels, des niveaux de capital et des r\xc3\xa9sultats.
• Missions sp\xc3\xa9ciales et analyses en fonction des besoins.

COMP\xc3\x89TENCES REQUISES :

• Dipl\xc3\xb4me postsecondaire en comptabilit\xc3\xa9 ou dans un domaine connexe.
• Le fait d\xe2\x80\x99\xc3\xaatre activement en voie d\xe2\x80\x99acqu\xc3\xa9rir le titre de CPA est un atout.
• Les CPA ou CA titularis\xc3\xa9s ne peuvent postuler.
• Fortes comp\xc3\xa9tences organisationnelles et administratives.
• Excellentes comp\xc3\xa9tences en communications \xc3\xa9crites et verbales.
• Comp\xc3\xa9tences exceptionnelles en service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le, avec ma\xc3\xaetrise professionnelle et efficace des communications t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques, interpersonnelles et courriel.
• Fortes capacit\xc3\xa9s de prise de d\xc3\xa9cisions et de r\xc3\xa9solution de conflits.
• Une v\xc3\xa9rification des ant\xc3\xa9c\xc3\xa9dents r\xc3\xa9v\xc3\xa9lant un dossier criminel vierge est exig\xc3\xa9e.
• Ma\xc3\xaetrise de la suite Microsoft Office avec comp\xc3\xa9tences MS Excel de haut niveau.
• Exp\xc3\xa9rience des syst\xc3\xa8mes de comptabilit\xc3\xa9 PRE, en particulier Sage 300 et Concur est un atout.
• La connaissance du golf est consid\xc3\xa9r\xc3\xa9e un atout.
• Le bilinguisme (anglais et fran\xc3\xa7ais) est consid\xc3\xa9r\xc3\xa9 un atout.

SOUMISSION DES CANDIDATURES :

Golf Canada

A/S Ressources humaines

1333 Dorval Drive, Suite 1

Oakville, ON L6M 4X7

Soumettre les candidatures via le lien \xc3\xa0 la Page des carri\xc3\xa8res ci-dessous.

Un (1) poste disponible. Golf Canada recevra en entrevue un maximum de six (6) candidats. Faites parvenir votre lettre de pr\xc3\xa9sentation et votre curriculum vitae seulement \xc3\xa0 la \xe2\x80\x93 PAS D\xe2\x80\x99APPELS SVP \xe2\x80\x93 d\xe2\x80\x99ici le Juin 4, 2023 \xc3\xa0 23 h 59. Golf Canada remercie tous les postulants mais ne contactera que les candidats qui seront invit\xc3\xa9s en entrevue.

Les heures normales de travail de Golf Canada sont de 40 heures par semaine, du lundi au vendredi, \xc3\xa0 raison de huit heures par jour, cinq jours par semaine, y compris une heure de repas. Cependant, les exigences du poste peuvent se traduire par un horaire variable, peut-\xc3\xaatre irr\xc3\xa9gulier, pour r\xc3\xa9pondre aux objectifs de l\xe2\x80\x99emploi. En raison de la nature de ce poste, certains d\xc3\xa9placements peuvent \xc3\xaatre exig\xc3\xa9s, de m\xc3\xaame que la n\xc3\xa9cessit\xc3\xa9 de travailler certains week-ends.

Golf Canada tient \xc3\xa0 assurer un environnement s\xc3\xa9curitaire pour tous, en particulier pour les enfants. Tous les candidats seront soigneusement s\xc3\xa9lectionn\xc3\xa9s apr\xc3\xa8s v\xc3\xa9rification et examen approfondi des ant\xc3\xa9c\xc3\xa9dents.

Les valeurs fondamentales de Golf Canada sont \xc2\xab le plaisir, l\xe2\x80\x99excellence, l\xe2\x80\x99inclusion, le respect, l\xe2\x80\x99imputabilit\xc3\xa9 \xc2\xbb. Ces valeurs de base, qui s\xe2\x80\x99incarnent dans les offres d\xe2\x80\x99emploi et lettres d\xe2\x80\x99embauche annuelles de tous les employ\xc3\xa9s, font partie int\xc3\xa9grante des politiques de recrutement et d\xe2\x80\x99embauche de Golf Canada, ainsi que du processus de r\xc3\xa9vision annuelle.

Golf Canada adh\xc3\xa8re aux principes d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quit\xc3\xa9 en mati\xc3\xa8re d\xe2\x80\x99emploi et propose un milieu de travail diversifi\xc3\xa9, sans discrimination ni harc\xc3\xa8lement, inclusif et respectueux des diff\xc3\xa9rences au sein de son personnel, o\xc3\xb9 chacun peut r\xc3\xa9aliser tout son potentiel.

PI218126203

Golf Canada