Job Description

VOTRE CARRIERE A L'ETS

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L'Ecole de technologie superieure est une constituante du reseau de l'Universite du Quebec. Specialisee dans l'enseignement et la recherche appliques en genie et le transfert technologique, elle forme des ingenieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idealement situee dans le quartier de Griffintown a la jonction du Vieux-Montreal et du centre-ville, l'ETS est a distance de marche des stations de metro Lucien-Lallier et Bonaventure.


A l'ETS, l'environnement de travail reflete l'experience educative que nous offrons a nos 11 000 etudiants et etudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et a echelle humaine!


Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l'ETS offre ? Decouvrez tous nos avantages et conditions de travail ici :

Les avantages de travailler a l'ETS

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Joignez une communaute qui, au sein d'une organisation creative et agile, contribue quotidiennement a former plus du quart des ingenieurs quebecois!


Le titre du poste inscrit a la convention collective est:

Secretaire

. Pour avoir acces a la description sommaire des taches

cliquez ici

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VOTRE ROLE

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Quel sera votre impact en tant que secretaire a l'ETS?

Vous serez une personne-ressource au bon fonctionnement et a l'efficacite de l'accueil et des operations du secretariat pour le Departement du genie logiciel et des technologies de l'information.

Au quotidien votre role sera de :

Assurer l'accueil du secretariat du Departement, en accueillant, renseignant et orientant avec courtoisie les etudiants, visiteurs, professeurs et membres du personnel. Effectuer la gestion du courrier, incluant la releve, le tri et l'acheminement aupres des destinataires concernes. Effectuer les appels de service aupres de la SGAI et de GUS pour soutenir les operations du Departement et assurer le suivi des demandes. Coordonner les achats de fournitures, tant pour le Departement que pour les professeurs, en veillant a la disponibilite du materiel necessaire. Administrer la gestion des cles, incluant l'emission, le suivi et la tenue des registres associes. Gerer les acces aux casiers destines aux charges de cours, en assurant une logistique fluide et bien documentee. Traiter les demandes d'acces aux locaux et laboratoires pour les etudiants, en appliquant les procedures en vigueur et en assurant un suivi rigoureux. Preparer les examens intra et finaux des enseignants qui vous sont assignes, incluant la reproduction, l'organisation et la mise a disposition selon les protocoles etablis. Deposer les examens et configurer les parametres d'evaluation sur Moodle et ENA Quiz, en verifiant la conformite et la precision de l'information saisie. Coordonner la logistique des reprises d'examens intras, en orchestrant les horaires, les locaux et les communications avec les enseignants et les etudiants, afin d'assurer une organisation efficace, meme en periode de forte affluence. Executer diverses operations administratives, telles que la preparation de documents, la saisie de donnees, la mise a jour de dossiers et le traitement de formulaires utilises par l'unite. Effectuer toutes autres taches clericales necessaires au soutien du Departement.

Horaire: minimale 3 jours par semaine en presentiel

, selon les besoins organisationnels afin d'assurer le service a la clientele aupres de l'ensemble de la communaute etudiante et du corps enseignant du Departement.

Sauf lors des periodes d'inscriptions, de debuts de sessions et d'examens finaux, ou 5 jours en presentiel au travail seront alors requis.

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DEFI?

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Scolarite :

Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat

ou scolarite equivalente.

Experience :

Minimum de deux (2) annees d'experience pertinente

VOUS AUREZ DU SUCCES SI :

Autres habiletes :

La suite Office n'a pas de secret pour vous

. Word, Excel, Outlook et les outils collaboratifs O365 font partie de votre quotidien. Vous etes

autonome

,

organise

, avez une

bonne gestion des priorites

et

aimez le travail d'equip

e. Votre

approche collaborative

fait de vous un ou une partenaire de choix, vous pouvez travailler avec differents intervenants sur plusieurs dossiers simultanement. Votre

debrouillardise

et votre sens du

service a la clientele

vous incitent a donner le meilleur de vous-meme. Vous avez de la

facilite a communiquer en anglais

et pouvez interagir occasionnellement avec les partenaires et la clientele. Mais surtout ... vous avez une a

ttitude positive et collaborative

.


Veuillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitees a passer des tests de connaissances en bureautique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherche pour vous joindre a cette equipe ?

Nous vous invitons a poser votre candidature et Veronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Postuler a l'ETS, quelle idee de genie!