Job Description

Polytechnique Montreal est fiere de faire partie de la liste

Les meilleurs employeurs de Montreal 2025

de Mediacorp Canada.

EN SAVOIR PLUS

Polytechnique Montreal est une universite d'ingenierie de renommee internationale. Situee sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montreal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scene locale, nationale et internationale, et par la grande qualite de la formation offerte a tous les cycles.



Fiere de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 etudiantes et etudiants et compte sur l'expertise de pres de 1 600 personnes aux competences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.



Certifiee STARS, niveau Or, en developpement durable, Polytechnique se distingue par ses avancees de pointe et son role actif dans le developpement technologique, environnemental, economique et social. Elle valorise la diversite des personnes membres de son personnel et applique un programme d'acces a l'egalite en emploi visant les femmes, les membres des minorites visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapees. Ayant recu la certification Parite de La Gouvernance au Feminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-etre de ses employees et employes.



Sous la responsabilite de la directrice adjointe a l'administration departementale, la personne recherchee effectue les taches de secretariat aupres du directeur du Centre d'etudes interuniversitaire des structures sous charges extremes (CEISCE), un regroupement strategique finance par le FRQNT. Assiste sa superieure, le directeur du CEISCE, dans l'accomplissement de son mandat en participant aux operations reliees a la gestion des etudes, de la recherche, des ressources humaines, financieres et materielles ou a tout autre dossier specifique a la mission du CEISCE. En l'absence du directeur, voit au maintien et au suivi de certaines operations et assure la bonne marche du bureau.


Principales responsabilites


Participe aux differentes operations reliees a la gestion des etudes, de la recherche, des ressources humaines, financieres et materielles. A cette fin, fait les recherches necessaires, communique avec les personnes responsables et complete les formulaires administratifs requis; A la responsabilite de fournir des reponses aux questions a partir des politiques, des regles, des procedures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et regle certains problemes relevant de sa competence. A partir de recherches dans la documentation ou aupres de differents intervenants, fournit et obtient de l'information sur des sujets varies et complexes; Collabore a la bonne marche du CEISCE en colligeant de l'information, en presentant sous les formes appropriees les donnees relatives a son domaine et en suggerant des modifications susceptibles d'ameliorer le fonctionnement des activites de son secteur; Effectue le suivi des decisions prises par sa superieure et prend les mesures appropriees afin d'en assurer la realisation; Prend les dispositions relatives a l'agenda de sa superieure. A cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorites. Peut reamenager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprevus et s'assure de la presence de sa superieure a ses differents rendez-vous; Tient a jour la comptabilite. Compile, enregistre les depenses effectuees avec pieces justificatives et fait rapport des etats de comptes de revenus et de depenses. Sur reception des releves budgetaires periodiques, compare les resultats avec les pieces justificatives. Releve les erreurs et avise le personnel concerne; Prepare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels qu'affichages, embauches, mouvements de personnel, conges, absences. Prepare les differents formulaires administratifs requis; Dans les departements ou il n'y a pas de commis aux dossiers etudiants ou lorsque la charge de travail de ce dernier l'exige, accomplit les taches de celui-ci. A cette fin, effectue diverses activites liees a l'admission, l'inscription, au plan d'etudes et a l'aide financiere; Recoit et filtre les appels telephoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prepare les documents necessaires. Oriente ceux dont le probleme peut etre regle par une autre autorite et fixe des rendez-vous si, a son avis, il est necessaire de tenir un entretien avec sa superieure; Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorites. Prepare les dossiers en faisant les recherches et les consultations prealables. Repond aux demandes relevant de sa competence et redige des projets de reponse complexes. Note les suites a donner et effectue le suivi des dossiers; Organise des reunions et des colloques du CEISCE en faisant les convocations, les reservations des salles et la preparation du materiel et des documents necessaires. Assiste aux reunions, prend note des deliberations, redige les proces-verbaux et donne suite aux decisions qui relevent de sa competence; Assume la responsabilite du systeme de classement et applique la procedure d'archivage. Effectue la mise a jour reguliere des dossiers et des fichiers informatiques de gestion; Prend des notes, prepare divers documents tels que lettres, rapports, memos, etc. Effectue la mise en page des documents et en verifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents; Utilise les logiciels en usage. Tient a jour les applications informatisees courantes et participe a leur developpement afin d'ameliorer l'efficacite des operations; Participe a la planification et a l'organisation materielle d'activites speciales telles que colloques, congres, voyages, collation des grades, etc.; Utilise divers appareils tels que machine a ecrire, systeme informatise de traitement de l'information, calculatrice, photocopieur et telecopieur, etc.; Tient a jour ses connaissances en bureautique ainsi que des politiques, des regles et des procedures en vigueur. Utilise de facon optimale les logiciels et les bases de donnees en usage; Peut-etre appele a entrainer ou former une ou plusieurs personnes; Accomplit temporairement les taches d'un poste connexe ou inferieur lorsque requis;

Exigences


Scolarite


Diplome d'etudes collegiales (DEC) avec specialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes a la fonction.

Experience


Minimum de trois (3) annees d'experience pertinente.

Autres


Maitrise de la langue francaise. Maitrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de donnees)

Remuneration


Classe 8 (de 30,40 $ a 41,64 $).


Avantages de travailler a Polytechnique Montreal


21 jours de vacances annuelles 16 jours feries Conges sociaux et parentaux Horaire de travail reduit durant la periode estivale Possibilite de travail en mode hybride (teletravail/presentiel) Garderie en milieu de travail (CPE Les petits genies) Programme d'aide au personnel et Service de telemedecine Programmes dynamiques de qualite de vie au travail et de formation et perfectionnement Programme complet d'assurances collectives et regime de retraite a prestations determinees

Duree et horaire de travail


Emploi subventionne. Temps partiel - 14 heures semaine (a titre indicatif).

Mise en candidature


Si ce poste vous interesse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".


L'Universite souscrit a un programme d'acces a l'egalite en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorites visibles, des minorites ethniques et les personnes en situation de handicap qui repondent aux exigences du poste a soumettre leur candidature. Polytechnique Montreal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de selection et d'evaluation.


Apres avoir complete l'analyse des dossiers recus, Polytechnique Montreal communiquera avec les personnes dont le dossier repond aux exigences du poste a pourvoir et qui sont legalement autorisees a travailler au Canada.


Date limite de soumission des candidatures : mardi 26 aout 2025, a 17 h.