Job Description

Affichage du 28 octobre au 9 novembre 2025

Cette personne assure un soutien a son superieur dans l'accomplissement de son mandat, ainsi qu'a son unite administrative. Elle collabore aux processus relatifs aux ressources humaines, un soutien a la planification financiere, a l'organisation evenementiel, redaction d'outils en lien avec des communications officielles et materielles, en plus de participer aux autres dossiers specifiques a la mission de l'unite. En l'absence de son superieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines operations et en assure le bon fonctionnement.


Cette personne exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :


Accueille les personnes visiteuses en respectant les protocoles applicables selon leur statut politique, fournit des renseignements generaux sur les politiques, procedures et reglements en vigueur, ainsi que sur les sujets lies a son secteur d'activite.


Redige ou revise des textes des correspondances, des memoires politiques, des lettres d'opinion dans les medias.


Participe a la preparation et au deroulement des evenements protocolaires ou des operations speciales tels que reunions de secteur, colloques, congres, expositions, cliniques, etc.


Voit a l'organisation materielle de rencontres, reunions et comites divers, et peut y participer et effectuer la prise de notes. Reserve les locaux, convoque les participants aux differentes rencontres. Prepare la documentation, redige l'ordre du jour, les comptes-rendus, les proces-verbaux et assure le suivi des decisions et recommandations qui relevent de sa competence.


Participe a diverses operations relatives a son secteur de travail. A cette fin, effectue des recherches a partir des politiques, reglements et procedures en vigueur ou aupres de differents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets varies. Au besoin, refere la personne a la ressource concernee.


Prend les dispositions relatives a l'agenda de son superieur. A cette fin, fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorites. Peut reorganiser l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprevus en s'assurant de la presence de son superieur a ces differents rendez-vous. Peut egalement prendre en charge l'agenda d'un ou de plusieurs professionnels ou autres membres de son equipe.


Collige l'information necessaire et produit divers documents tels que lettres, courriels, rapports, examens, plans ou notes de cours, tableaux, statistiques, formulaires, listes, sites web, etc. Effectue la mise en page de documents, en verifie l'orthographe et la grammaire, les numerise ou les photocopie si necessaire. Verifie l'exactitude des donnees apparaissant sur les differents documents et y apporte les corrections requises. Redige la correspondance relative a son travail ou transmet la documentation via des systemes informatiques ou sites web. Approuve ou signe certains documents.


Effectue la saisie et la verification de donnees pour la mise a jour des systemes informatises de gestion.


Tient a jour certains aspects de la comptabilite de l'unite tels que budgets initial et revise, budget d'investissement, bons de livraisons et de commandes, facturation, etc. Effectue, sur demande, un rapport des etats de compte et la comparaison des ecritures comptables avec les pieces justificatives, en releve les erreurs et avise le personnel concerne.


Prepare et effectue le suivi de certains dossiers concernant le personnel de son secteur tels que demandes de personnel, affichages, embauches, promotions, nominations, affectations, conges, absences. Veille au respect des echeanciers et des directives a ce sujet.


Execute et assure le suivi d'operations administratives telles que requisitions et reservations de materiel, de locaux et de services, prise d'inventaire, etc.


Recoit, date, trie, distribue et expedie le courrier. Prevoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.


Effectue le classement de documents et applique la procedure d'archivage.


Contribue a l'elaboration et a l'implantation des procedures et des outils necessaires a la realisation des activites de son secteur. Informe les personnes concernees des problemes qui nuisent a la bonne marche des activites et emet des recommandations.


Peut etre appelee a initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unite ou les personnes occupant la meme fonction.


Utilise les logiciels pertinents a son domaine d'activites, plus particulierement Excel et Word.


Utilise divers appareils tels que photocopieur, numeriseur, etc. Peut etre appelee a effectuer les appels de service, lorsque requis.


Peut accomplir les taches d'un poste connexe ou inferieur, lorsque requis.


La liste des taches et responsabilites ci-dessus enumerees est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complete et detaillee des taches et responsabilites susceptibles d'etre effectuees par une personne salariee occupant cette fonction.

EXIGENCES

Scolarite : Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat ou scolarite equivalente


Experience : Deux (2) annees d'experience pertinente


Autres :


Connaissance des principaux logiciels en usage Excellente maitrise du francais et des regles du francais au bureau
Veuillez faire parvenir votre candidature

avant 23h59, le 9 novembre 2025

. Seules les candidatures soumises sur le site des offres d'emploi de l'UQTR seront considerees.


L'Universite du Quebec a Trois-Rivieres est engagee dans une demarche menant vers une universite pleinement equitable, diversifiee et inclusive (EDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite etre un acteur engage dans son milieu et au sein de la societe. Elle valorise la diversite au sein de son personnel et reconnait le caractere pluriel des identites. Elle encourage particulierement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorites visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautes LGBTQ+ a soumettre leur candidature. Conformement a la Loi, l'Universite souscrit au programme d'acces a l'egalite en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut etre adapte selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialite des informations est pris au serieux.


Pour les employes de l'UQTR, vous pouvez referer a la description disponible ici : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/pls/protege/gscw031?owa_no_site=7296