Job Description

Secretaire d'ecole

T-25-010

Secretaire d'ecole

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Infos

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Personnel de soutien


Ecole Bellefeuille, Pavillon de Taschereau 25,51 $ a 30,30 $


(selon experience)

+ 8,77 a 11,21 % (vacances)

+ 12,13 % (majoration)


Vers le 14 novembre 2025


Indeterminee ou au retour du titulaire


35 heures/semaine


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Description

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Attributions caracteristiques

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Qualifications requises

Pour postuler

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Les personnes interessees sont priees de faire parvenir leur demande ecrite, accompagnee de leur curriculum vitae, si elles desirent que cette derniere soit consideree, avant 16 h, le 13 novembre 2025.

CSS Lac-Abitibi

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500, rue Principale

La Sarre(Quebec)

J9Z 2A2



resshum@cssla.gouv.qc.ca
Postuler

Description

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En plus des taches definies a la classe d'emplois de secretaire, le role principal et habituel de la personne salariee de cette classe d'emplois consiste a voir, de facon relativement autonome, selon les instructions ou en collaboration, a la bonne marche administrative de l'ecole notamment en assumant la coordination des travaux du secretariat de l'ecole ou du centre d'education des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Attributions caracteristiques

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Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secretariat de maniere a respecter les echeanciers des diverses activites de l'annee scolaire ; elle rappelle aux interesses, entre autres au moyen de l'affichage, les diverses activites et echeances ; elle prend connaissance des procedures administratives impliquant ses taches, de maniere a s'y conformer et, au besoin, d'en informer les personnes concernees.



Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle repond aux demandes et doleances et apporte les solutions dans la mesure de sa competence ; en l'absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les decisions et directives normalement applicables aux problemes qui lui sont signales.



Elle collige les donnees necessaires pour la preparation du budget, participe a son elaboration, voit a son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgetaires ; elle effectue la tenue des livres comptables de l'ecole ou du centre et des activites parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les depots bancaires ; elle signe conjointement des cheques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activites ou campagnes de financement.



Elle compile les demandes de materiel du personnel de l'ecole et du centre, effectue les calculs necessaires, verifie les disponibilites budgetaires et les prix aupres des fournisseurs ; selon la politique en vigueur, elle procede aux achats ou remplit les bons de commande, receptionne les marchandises et voit a leur distribution.



Elle tient un magasin d'articles scolaires. Elle dresse l'inventaire physique des immobilisations de l'ecole ou du centre et l'inventaire des livres de la bibliotheque. Pour les reparations de materiel et d'equipement, elle requisitionne les services demandes et s'assure que les reparations ont ete effectuees.



Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppleance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.



Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l'inscription et le classement des eleves, l'assiduite du personnel et des eleves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la declaration de l'effectif scolaire et le transport scolaire ; elle verifie les donnees necessaires, les saisit, produit et transmet les rapports ; elle remplit divers formulaires.



Elle repond aux besoins des eleves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux eleves, aux parents et au personnel de l'ecole ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernees ; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa competence, prend les mesures appropriees dans les situations d'urgence ; elle peut etre appelee a exercer la surveillance d'eleves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes periodes, au besoin, prodigue les premiers soins ; elle remplit les rapports requis.



Elle peut etre appelee a effectuer le pret de volumes et a controler le pret d'appareils audiovisuels et a s'acquitter des taches administratives relatives a la location ou pret de salles, a participer a l'organisation materielle d'activites educatives en procedant notamment a la reservation du transport.



Elle repond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des reunions, les politiques, la reglementation ou autres sujets relies aux taches dont elle s'acquitte et, au besoin, effectue des rappels ; elle transmet la documentation pertinente ; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents ; dans les limites de sa fonction, prepare un projet de reponse, achemine le tout a la personne concernee et en assure le suivi ; elle prepare la synthese des problemes et questions complexes avant de les transmettre a la personne concernee.



Elle voit a l'organisation materielle des reunions, convoque les participantes et participants, prepare les dossiers necessaires, redige, selon les instructions recues, un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillis et au besoin, assiste a ces reunions et redige un projet de compte rendu ou de proces-verbal.



Elle redige, a partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiques ; elle participe a l'elaboration du systeme de classement ; elle archive les documents de l'ecole ou du centre selon la politique en vigueur.



Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels necessaires a l'execution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de donnees, tableurs et programmes maison ; elle effectue des recherches sur Internet ; elle fait le suivi du courrier electronique. Elle peut etre appelee a apporter une aide ponctuelle au personnel de l'ecole ou du centre pour l'utilisation des logiciels et programmes propres a leur travail commun.



Elle peut etre appelee a initier au travail les nouvelles ou nouveaux secretaires d'ecole ou de centre ainsi qu'a coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tache connexe.

Qualifications requises

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La candidate ou le candidat devra satisfaire a une verification des antecedents judiciaires.

Scolarite :

Etre titulaire d'un diplome d'etudes professionnelles en secretariat ou etre titulaire d'un diplome de 5e annee du secondaire ou etre titulaire d'un diplome ou d'une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente et avoir quatre (4) annees d'experience pertinente.

Autres exigences :

Avoir de bonnes connaissances en bureautique et d'excellentes aptitudes en francais parle et ecrit.

Note :

Des entrevues de selection pourront etre effectuees et des tests d'aptitudes en francais et en informatique (Excel et Word) pourront etre utilises afin de verifier les exigences relatives au poste. Le seuil de reussite est fixe a 70 % ou plus pour l'obtention du poste.



Une correspondance sera acheminee seulement aux personnes convoquees en entrevue.



Le centre de service scolaire applique un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les femmes, les membres des minorites visibles, les membres des minorites ethniques, les autochtones et les personnes handicapees a presenter leur candidature.