Job Description

Principaux roles et responsabilites

Sous l'autorite de la responsable du greffe, la personne effectue diverses taches de soutien administratif reliees aux activites du service.

Recoit et renseigne les personnes, filtre et transmet les appels telephoniques et, au besoin, note les messages, donne suite aux plaintes ou les transmet a l'autorite competente;

Redige et saisit a l'ordinateur des lettres, des textes, des tableaux, des rapports ou autres documents a partir de brouillons, de textes manuscrits, dactylographies ou du dictaphone;

Relit et corrige les textes en ce qui a trait a la grammaire, syntaxe, ponctuation et orthographe;

Agit a titre de commissaire a l'assermentation, certifie des documents ou atteste qu'une copie d'un document est conforme a l'original tel que : copie conforme, deplacement d'enfants mineurs, procuration, certificat d'hebergement (visa) et prepare les formulaires, les declarations ou lettres requises;

Assiste la responsable de l'acces aux documents et a la protection des renseignements personnels de la Ville, dans l'execution de ses taches et en assure le suivi;

Collige la documentation, effectue des recherches et diverses verifications legales dans son champ d'activites;

Assiste la directrice du service pour toutes les demandes de permis d'alcool, confirme aupres du Service de securite incendie l'attestation de la capacite de la salle, prepare les lettres d'autorisation a la Regie des alcools, des courses et des jeux du Quebec pour l'obtention du permis et s'assure du respect des echeanciers;

Elabore et tient a jour divers documents de travail tels que : des dossiers, des systemes de classement, des registres, des echeanciers, des fichiers, des repertoires ; et entreprend les demarches ou les recherches pour completer les donnees relatives a ces dossiers; tient a jour des agendas, fixe et confirme des rendez-vous; en assure le suivi;

Assure le traitement des reclamations adressees a la Ville, redige les requisitions pour l'obtention d'un rapport d'evenement ainsi que la lettre de mandat aux experts en sinistre; assure le suivi administratif des delais de prescriptions et le suivi des dossiers de reclamations judiciarisees aupres de la Cour des petites creances;

Traite et corrige les publications des avis publics et appels d'offres dans les differents journaux et s'assure des delais de publication. Assure le suivi des publications et la conservation de la preuve aux dossiers;

Prepare divers documents et assiste la responsable de registre lors de procedures regies par la Loi sur les elections et les referendums dans les municipalites;

Verifie les factures, inscrit les codes de taxe de vente appropries, les codes de grand-livre et en effectue la saisie;

Prepare les documents et le materiel necessaire aux reunions, en effectue le suivi, fait les convocations et reserve les locaux;

Assemble, classe et archive divers documents et dossiers;

Ouvre et distribue le courrier et les autres documents recus;

Tient a jour un inventaire des fournitures de bureau; place des commandes, lorsque requis;

Photocopie, relie et distribue divers documents;

Compile divers rapports statistiques.

Qualifications, competences et exigences recherches

Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat juridique ou un (DEP) en secretariat jumele a une attestation de specialisation professionnelle (ASP) en secretariat juridique;

Minimum de 12 a 18 mois d'experience pertinente d'experience dans un poste similaire;

Maitrise des logiciels MS Office (Excel, Word Outlook);

Connaissance du logiciel Unicite (atout);

Confidentialite, rigueur, souci du detail et vision orientee vers l'approche client;

Organisation, esprit d'analyse et de synthese, sens de l'initiative et polyvalence;

Capacite a travailler sous pression et en collaboration avec l'equipe.

Salaire, horaire et avantages

Le salaire horaire est etabli en fonction de la convention collective en vigueur, soit 35,12 $. L'horaire de travail est de 64,50 heures par periode de paie (2 semaines).

Pour postuler

La personne interessee a poser sa candidature doit s'inscrire sur le site Internet de la Ville de Boisbriand : https://www.ville.boisbriand.qc.ca/administration-municipale/emplois et joindre son curriculum vitae et sa lettre d'interet le plus rapidement possible. Il est aussi possible de faire parvenir sa candidature par courriel a l'adresse suivante : rh@ville.boisbriand.qc.ca.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, seules les personnes selectionnees pour une entrevue seront contactees. Le processus de selection pourrait comprendre un (ou des) test(s) en complement de l'entrevue.

Pour tout renseignement complementaire, vous pouvez communiquer avec le Service des ressources humaines au 450 435-1954 poste 7233. A la Ville de Boisbriand, nous valorisons la diversite et l'inclusion. Nous invitons donc les femmes, les Autochtones, les minorites visibles et ethniques ainsi les personnes handicapees a soumettre leur candidature.

A propos de la Ville de Boisbriand

Situee a la porte d'entree de la region des Basses-Laurentides, Boisbriand offre une panoplie d'activites communautaires, culturelles et sportives a plus de 29 000 citoyens. Ville a caractere residentiel, commercial et industriel, sa situation geographique privilegiee, au carrefour des autoroutes 13, 15 et 640, est un atout considerable. Boisbriand charme par son offre de services, ses espaces verts et son accessibilite aux berges de la riviere des Mille Iles.

L'engagement, l'integrite, le respect et l'equite sont au coeur de l'identite et de la culture organisationnelle.

Boisbriand, une ville a proximite des grands centres ou il fait bon vivre au rythme de nos vies!

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: 35,12$ par heure

Heures prevues: 32.25 par semaine

Avantages:

Assurance Invalidite Assurance Maladie Complementaire Assurance Vie Conges payes Programme d'Aide aux Employes Regime de retraite Stationnement sur place
Horaire:

Du Lundi au Vendredi
Experience:

Service a la clientele: 1an (Souhaite) administration: 1an (Souhaite)
Langue:

Francais (Souhaite)
Lieu du poste : En presentiel