Job Description

L'emploi de secretaire administrative consiste a accomplir les diverses taches d'un secretariat plus particulierement les fonctions les plus complexes de collaboration aupres d'une ou de plusieurs personnes.



Pour connaitre les taches et les attributions caracteristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien : https://cpn.gouv.qc.ca/cpnc/negociations/plan-de-classification/personnel-de-soutien/.



De maniere plus specifique, la personne est appelee a executer les taches suivantes :



Service des affaires etudiantes :



Assurer des communications dynamiques, claires et efficaces a l'intention des etudiants et en effectuer les suivis appropries; Accueillir, informer, orienter et referer les etudiants et les comites etudiants qui s'adressent au service des affaires etudiantes; Appliquer les procedures prevues en cas de manquement au code de vie (Reglement no 7) impliquant des etudiants; Gerer l'agenda de la direction adjointe et assurer le suivi des rendez-vous et des engagements; Offrir un soutien administratif a la direction adjointe ainsi qu'aux equipes relevant de son secteur; Assurer le suivi des communications (MIO, courriels, message teams, appels telephoniques) du service des affaires etudiantes et des services connexes en l'absence des personnes responsables; Effectuer les suivis administratifs lies aux dossiers des differents secteurs du service; Collaborer a la redaction des bilans, des plans de travail et autres documents de planification du service; Organiser les reunions de service et de comites : transmettre les convocations, rediger les ordres du jour et les comptes-rendus et en assurer les suivis; Produire et gerer divers formulaires, sondages et listes lies a l'organisation, la planification et le suivi des services ou des activites (SPEC, tirage, etc) Assurer le classement, l'archivage et la redaction de documents administratifs; Reviser les documents du service pour en assurer la qualite linguistique et la mise en page; Gerer les demandes administratives ( DMA) les requisitions, les factures, les budgets et les demandes MAOB du service et des equipes concernees; Accueillir les nouveaux employes et gerer leurs dossiers administratifs ( requisition des personnel, fiche accueil-moi, fiche mobilite etc); Recevoir et diffuser l'information destinee aux etudiants, notamment les offres de logement et d'emploi, via le portail Omnivox; Promouvoir les activites, services, evenements a l'aide d'outils specialise tel CANVA; Participer a l'organisation logistique d'activites institutionnelles (journee Reperes, remise des diplomes etc.); Assurer la mise a jour du dossier postvention, conformement aux recommandations de la personne responsable. Exigences :
Scolarite et experience



Detenir un diplome d'etudes professionnelles (DEP) avec option appropriee ou un diplome d'etudes secondaires (DES) ou un diplome ou une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente,




et




Avoir une (4) annee d'experience pertinente.



Competences et qualites recherchees :



Connaissance des reglements institutionnels et des enjeux lies a la vie etudiante. Excellentes capacites d'analyse, de jugement et de discretion. Sens de l'ecoute, diplomatie et capacite a gerer des situations sensibles. Maitrise du francais ecrit et oral. Capacite a travailler en collaboration avec divers intervenants. Tests requis :
Test de francais niveau avance : note de passage etablie a 70 %

Test d'Excel niveau debutant : note de passage etablie a 60 %

Test de Word niveau debutant : note de passage etablie a 60 %
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.



Si vous postulez d'un appareil mobile (telephone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accuse reception vous demandant de mettre a jour votre dossier en deposant votre CV afin que votre candidature soit prise en consideration.



Si votre experience professionnelle a evolue ou si vous avez de la scolarite additionnelle depuis votre derniere visite, nous vous invitons a joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.