Job Description

Nature du travail
La personne titulaire de ce poste apporte son soutien \xc3\xa0 l\'ensemble de l\'\xc3\xa9quipe de l\'Association et de mani\xc3\xa8re plus particuli\xc3\xa8re, aux membres du personnel conseil. Elle effectue divers travaux relatifs \xc3\xa0 la cueillette d\'information, \xc3\xa0 la pr\xc3\xa9paration, \xc3\xa0 la r\xc3\xa9daction et au suivi de diverses proc\xc3\xa9dures et requ\xc3\xaates judiciaires, \xc3\xa0 l\'ouverture, la mise \xc3\xa0 jour, la fermeture ou l\'archivage des dossiers juridiques. Elle effectue diverses t\xc3\xa2ches administratives afin de d\xc3\xa9gager les membres du personnel conseil de qui elle peut recevoir diff\xc3\xa9rents mandats.

1. Gestion administrative des griefs
1.1 Re\xc3\xa7oit tous les griefs de l\'AENQ soumis par les membres du personnel conseil;
1.2 Fait la relecture, mise en page et voit \xc3\xa0 la concordance avec les documents mis au dossier, cr\xc3\xa9ation du dossier de grief, voit \xc3\xa0 la concordance des clauses \xc3\xa9num\xc3\xa9r\xc3\xa9es dans le grief selon les conventions collectives;
1.3 Fait l\'envoi des griefs, et assure le suivi des d\xc3\xa9lais pour envoi ult\xc3\xa9rieur au Greffe de l\'\xc3\xa9ducation ou autre;
1.4 Fait la saisie de griefs directement dans le programme du minist\xc3\xa8re de l\'\xc3\x89ducation;
1.5 Voit \xc3\xa0 l\'interrogation du programme pour ouverture ou fermeture des griefs, consultation des audiences, etc.;
1.6 Assure le suivi des ouvertures de griefs;
1.7 Fait l\'envoi des copies des griefs d\xc3\xa9pos\xc3\xa9s aux directions de secteurs touchant leur secteur respectif;
1.8 Est responsable de faire la correspondance aux parties pour faire signer les ententes ou transactions intervenues;
1.9 Assure le suivi et la gestion de la r\xc3\xa9ception des griefs patronaux.

2. Soutien aux membres du personnel conseil pour les dossiers de la plaidoirie
2.1 Pr\xc3\xa9pare, selon les instructions re\xc3\xa7ues par les membres du personnel conseil et en respectant les d\xc3\xa9lais, diverses proc\xc3\xa9dures et requ\xc3\xaates judiciaires apr\xc3\xa8s avoir effectu\xc3\xa9 les recherches et v\xc3\xa9rifi\xc3\xa9 les renseignements et informations pertinentes;
2.2 Regroupe les pi\xc3\xa8ces \xc3\xa0 annexer et fait signer, lorsque requis, les affidavits; prend les mesures appropri\xc3\xa9es pour leur d\xc3\xa9p\xc3\xb4t et leur signification.
2.3 Assure le suivi du calendrier annuel des griefs d\xc3\xa9pos\xc3\xa9s en vue de les r\xc3\xa9f\xc3\xa9rer au greffe et voit au classement de ceux-ci;
2.4 Produit le calendrier des auditions \xc3\xa0 partir des convocations du Greffe ou autre (composition du r\xc3\xb4le de la CSQ) et celles du Tribunal administratif du travail, de la Cour sup\xc3\xa9rieure, etc. et en assure le suivi avec les membres du personnel conseil;
2.5 \xc3\x80 l\'occasion, fait des recherches afin de retrouver des membres dans le cadre de r\xc3\xa8glement de dossiers;
2.6 Envoie des correspondances aux membres concern\xc3\xa9s par un grief;
2.7 Effectue la mise en page des proc\xc3\xa9dures et des divers documents juridiques en suivant les r\xc3\xa8gles sp\xc3\xa9cifiques aux diff\xc3\xa9rents tribunaux (d\xc3\xa9clarations d\'appel, m\xc3\xa9moires, requ\xc3\xaates, assignations \xc3\xa0 compara\xc3\xaetre, ententes, transactions, etc.);
2.8 Effectue toutes les d\xc3\xa9marches t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques ou \xc3\xa9crites aupr\xc3\xa8s des diff\xc3\xa9rentes personnes intervenantes (greffes, arbitres, commissaires, procureurs de la partie adverse, personnes plaignantes ou requ\xc3\xa9rantes, personnel de la sant\xc3\xa9) pour fixer des rendez-vous, annuler ou fixer des auditions, des expertises, convenir de dates de remises, rechercher ou communiquer des informations;
2.9 Au besoin, fait des envois de document par huissier.

3. Gestion des documents juridiques de l\'AENQ
3.1 Selon les proc\xc3\xa9dures \xc3\xa9tablies, proc\xc3\xa8de \xc3\xa0 l\'ouverture de dossiers juridiques (physiques et informatis\xc3\xa9s), y verse toutes les pi\xc3\xa8ces pertinentes et, selon les besoins, en fait l\'\xc3\xa9puration, la mise \xc3\xa0 jour ou l\'archivage selon les r\xc3\xa8gles \xc3\xa9tablies par le Barreau;
3.2 Voit \xc3\xa0 la bonne gestion de la biblioth\xc3\xa8que juridique (commande de volumes, mise \xc3\xa0 jour des codes et des volumes, facturation des banques de recherche et des divers abonnements);
3.3 Assume la responsabilit\xc3\xa9 de l\'organisation et du suivi administratif du syst\xc3\xa8me centralis\xc3\xa9 de classement des dossiers juridiques.

4. Soutien g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral aux membres du personnel conseil
4.1 Tient \xc3\xa0 jour les agendas des membres du personnel conseil, leur rappelle les d\xc3\xa9lais de proc\xc3\xa9dure relatifs aux dossiers en cours; note les changements de dates d\'audition, de remises, de r\xc3\xa8glements ou de d\xc3\xa9sistements aux diff\xc3\xa9rents agendas;
4.2 Trie le courrier, soumet aux personnes concern\xc3\xa9es les questions urgentes et fait les suivis requis;
4.3 R\xc3\xa8gle l\'organisation mat\xc3\xa9rielle des r\xc3\xa9unions des membres du personnel conseil; proc\xc3\xa8de aux convocations; re\xc3\xa7oit les inscriptions; pr\xc3\xa9pare les documents;
4.4 Sur demande des membres du personnel conseil ou de la pr\xc3\xa9sidence, assiste aux r\xc3\xa9unions, rel\xc3\xa8ve les d\xc3\xa9cisions ou dresse les comptes-rendus \xc3\xa0 partir de notes dict\xc3\xa9es ou \xc3\xa9crites;
4.5 Recherche diff\xc3\xa9rentes informations (d\xc3\xa9cisions jurisprudentielles, coordonn\xc3\xa9es, etc.) dans les bases de donn\xc3\xa9es appropri\xc3\xa9es, les compile et met en page les informations recueillies dans divers documents;
4.6 Effectue l\'entr\xc3\xa9e, la mise en page et l\'\xc3\xa9dition de documents vari\xc3\xa9s, en fait la relecture, la correction

...

et, au besoin, la mise \xc3\xa0 jour.

5. Soutien au congr\xc3\xa8s
5.1 Assiste au congr\xc3\xa8s pour inscription, remise de documents, etc.

6. Autres
6.1 Coop\xc3\xa8re avec les autres employ\xc3\xa9s en fonction de leurs besoins;
6.2 R\xc3\xa9dige et tient \xc3\xa0 jour les proc\xc3\xa9dures \xc3\xa0 accomplir dans l\'ex\xc3\xa9cution de ses t\xc3\xa2ches;
6.3 Ex\xc3\xa9cute toute autre t\xc3\xa2che connexe \xc3\xa0 son emploi pouvant lui \xc3\xaatre confi\xc3\xa9e par la pr\xc3\xa9sidence;
6.4 Effectue temporairement les t\xc3\xa2ches d\'un poste connexe.

Les t\xc3\xa2ches ci-haut \xc3\xa9num\xc3\xa9r\xc3\xa9es seront effectu\xc3\xa9es par l\'une ou l\'autre des classes d\'emplois administratifs si les d\xc3\xa9lais l\'exigent.

Qualifications requises
Dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes professionnelles en secr\xc3\xa9tariat et une attestation de sp\xc3\xa9cialisation professionnelle en secr\xc3\xa9tariat juridique ou une combinaison de formation et d\'exp\xc3\xa9rience \xc3\xa9quivalente.

Autres exigences requises
L\'emploi exige une bonne connaissance des logiciels en bureautique, des bases de donn\xc3\xa9es juridiques et de tout autre ressource informatique pertinente et d\'usage courant \xc3\xa0 l\'AENQ, la ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais et de l\'anglais ainsi qu\'une connaissance des proc\xc3\xa9dures juridiques en relations du travail.

Le poste pourrait \xc3\xaatre 35 heures/semaine si la personne est int\xc3\xa9ress\xc3\xa9e \xc3\xa0 effectuer d\'autres t\xc3\xa2ches.

Exigences

• Essentielle - DEP en secr\xc3\xa9tariat & sp\xc3\xa9cialisation sec. juridique

Connaissances et aptitudes

• Essentielle - Bilingue fran\xc3\xa7ais-anglais
• Essentielle - Connaissance bureautique
• Importante - Connaissance base de donn\xc3\xa9es juridique
• Importante - Connaissance proc\xc3\xa9dures juridiques en RT

Avantages salariaux : Selon ce qui est pr\xc3\xa9vu \xc3\xa0 la convention.

Mobilit\xc3\xa9 : Travail en personne au besoin.

Association des employ\xc3\xa9s du Nord qu\xc3\xa9b\xc3\xa9cois

L\'AENQ est une association syndicale qui regroupe le personnel enseignant et le personnel de soutien des commissions scolaires Crie et Kativik, des travailleurs de CPE d\'Eeyou Istchee et le personnel enseignant de deux \xc3\xa9coles de conseils de...

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