Job Description

Job percentage: 100% until the return of the incumbent

Nature of the work

In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries.

Characteristic functions

As instructed or in conjunction with others, plan and organize secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the board, the ministries and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities; carry out the follow-up and the appropriate reminders; takes note of the administrative procedures related to their task so that they may comply thereto and, if necessary, inform the persons concerned about them. As instructed and within the limits of their duties, the employee responds to requests and complaints and tries to resolve problems within their competence; in the absence of the administration and as instructed, provide information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to them. Comply the necessary information for the preparation of the budget, participate in preparing it, monitor it and prepare reports on the budget balances; keep the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pay invoices and other accounts and make bank deposits; sign cheques jointly, reconcile accounts, keep a petty cash and collect funds raised during fund-raising events. Compile requests for material from school or centre staff, carries out the necessary calculations, verify budget allocations and prices with suppliers; purchase goods or fill out purchase orders as well as receive and distribute goods according to the policy in effect. Keep a school supply store. Draw up the physical inventory of the school's or centre's immovables and of library books. As regards the repair of material and equipment, request the appropriate services and ensure that the necessary repairs are made. As instructed, prepare the list of teachers available for substitution and, as requested, ensure that absent employees are replaced. Responsible for keeping registers and files concerning, among others, student registration and placement, staff and student absences, temporary staff payroll, school exams, report cards, declaration of student enrolment and student transportation; verify the necessary data, enter it, produce and forward reports; fill out forms. Respond to students' needs: convey, in unusual circumstances, specific and pertinent messages to students, parents and school or centre staff and, if necessary, remind those concerned; according to the policy in effect and within their competence, take the appropriate measures in emergency situations; may be required to supervise students in exceptional circumstances and for short periods; if necessary; administer first aid; complete the reports required. May be required to carry out the loan of books and oversee the loan of audiovisual equipment and carry out administrative tasks related to the loan and rental of rooms, participate in organizing the materials for educational activities, such as transportation reservations. Respond to information requests on the follow-up of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, remind those concerned; forward the pertinent documentation; handle the mail as well as find, gather and compile pertinent information; within the limits of their duties, prepare a draft response, forward it to the person concerned and ensure the follow-up; prepare a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned. Organize meetings, convene participants and prepare the necessary files; draft, as instructed, a proposed agenda of the subjects compiled and, if necessary, attend meetings and prepare a draft of the minutes. Draft, from brief notes, memorandums or bulletins; take part in setting up a filing system; archive school or centre documents according to the policy in effect. Use a computer and the various software required to perform their duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; carry out research on the Internet and follow up on e-mail messages. May be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. May be required to train new school or centre secretaries and to coordinate the work of support staff. If need be, perform any other related duty.


The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

- Pourcentage de la tache: 100% jusqu'au retour du titulaire du poste

Nature du travail

En plus des taches definies a la classe d'emplois de secretaire, le role principal et habituel de la personne salariee de cette classe d'emplois consiste a voir, selon les instructions ou en collaboration, a la bonne marche administrative de l'ecole ou du centre, notamment en assumant la responsabilite et la coordination des travaux administratifs du secretariat de l'ecole ou du centre d'education des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Attributions caracteristiques

Selon les instructions ou en collaboration, planifier et organiser le travail du secretariat de maniere a ce que l'ecole ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives a l'egard de la commission, des ministeres et divers organismes et a respecter les echeanciers de ces operations et des diverses activites de l'ecole ou du centre; en faire le suivi et effectuer les rappels appropries; prendre connaissance des procedures administratives impliquant ses taches, de maniere a s'y conformer et, au besoin, d'en informer les personnes concernees. Repondre aux demandes et doleances et apporter les solutions dans la mesure de sa competence; en l'absence de la direction et selon les instructions, s'informer sur les decisions et directives normalement applicables aux problemes signales. Colliger les donnees necessaires pour la preparation du budget, participer a son elaboration, voir a son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgetaires; effectuer la tenue des livres comptables de l'ecole ou du centre et des activites parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les depots bancaires; signer conjointement des cheques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir les argents pour diverses activites ou campagnes de financement. Compiler les demandes de materiel du personnel de l'ecole ou du centre, effectue les calculs necessaires, verifier les disponibilites budgetaires et les prix aupres des fournisseurs; selon la politique en vigueur, proceder aux achats ou remplir les bons de commande, receptionner les marchandises et voir a leur distribution. Tenir un magasin d'articles scolaires. Dresser l'inventaire physique des immobilisations de l'ecole ou du centre et l'inventaire des livres de la bibliotheque. Pour les reparations de materiel et d'equipement, requisitionner les services demandes et s'assurer que les reparations ont ete effectuees. Selon les instructions, dresser la liste des personnes disponibles pour la suppleance du personnel enseignant et, selon les indications, voir au remplacement du personnel absent. Responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l'inscription et le classement des eleves, l'assiduite du personnel et des eleves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la declaration de l'effectif scolaire et le transport scolaire; elle verifie les donnees necessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; remplir divers formulaires. Repondre aux besoins des eleves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux eleves, aux parents et au personnel de l'ecole ou du centre et, au besoin, les rappeller aux personnes concernees; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa competence, prendre les mesures appropriees dans les situations d'urgence; Peut etre appelee a exercer la surveillance d'eleves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes periodes; au besoin, prodigue les premiers soins; remplir les rapports requis. Peut etre appelee a effectuer le pret de volumes et a controler le pret d'appareils audiovisuels et a s'acquitter des taches administratives relatives a la location ou au pret de salles, a participer a l'organisation materielle d'activites educatives en procedant notamment a la reservation du transport. Repondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des reunions, les politiques, la reglementation ou autres sujets relies aux taches dont il/elle s'acquitte et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, preparer un projet de reponse, acheminer le tout a la personne concernee et en assurer le suivi; preparer la synthese des problemes et questions complexes avant de les transmettre a la personne concernee. Voir a l'organisation materielle des reunions, convoquer les participantes et participants, preparer les dossiers necessaires, redigre, selon les instructions recues, un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister a ces reunions et rediger un projet de compte rendu ou de proces-verbal. Rediger, a partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiques; participer a l'elaboration du systeme de classement; archiver les documents de l'ecole ou du centre selon la politique en vigueur. Utiliser un ordinateur et les divers logiciels necessaires a l'execution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de donnees, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier electronique. Peut etre appelee a apporter une aide ponctuelle au personnel de l'ecole ou du centre pour l'utilisation des logiciels et programmes propres a leur travail commun. Peut etre appelee a initier au travail les nouvelles ou nouveaux secretaires d'ecole ou de centre ainsi qu'a coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, accomplir toute autre tache connexe.


L'utilisation du genre masculin a ete adoptee dans le but d'alleger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.