Job Description

Sales Operations Coordinator

Job Summary:

The Sales Operations Coordinator is responsible for managing the full operational cycle of wholesale sales to distributors and retailers within the supplement and health & wellness industry. This role ensures smooth execution of B2B orders, preparation of regulatory and promotional documentation, invoicing, payment tracking, and retail-level support. Acting as the bridge between internal teams and external partners, the coordinator plays a critical role in supporting brand growth in brick-and-mortar retail channels.

Key Responsibilities:

Sales Support & Documentation

Prepare and manage all sales-related documents: price lists, line sheets, sell sheets, new item setup forms, promotional calendars, product spec sheets, etc. Assist sales reps with presentation materials, sales decks, and retail onboarding kits. Maintain up-to-date records of all customer communications and sales documentation.

Order Processing & Customer Coordination

Receive, confirm, and enter wholesale orders from health food stores, pharmacies, fitness retailers, and wellness distributors. Track order progress and proactively communicate updates or delays to clients. Coordinate closely with logistics to ensure timely and compliant deliveries.

Documentation & Regulatory Compliance

Prepare and maintain product information sheets, compliance documents, COAs (Certificates of Analysis), MSDS (Material Safety Data Sheets), and any required supplement-related certifications. Ensure all materials provided to retail partners align with FDA and industry regulations.

Invoicing & Collections

Generate and send invoices per agreed terms. Monitor accounts receivable and follow up on overdue payments in coordination with finance. Maintain accurate financial records and customer billing histories.

Trade Marketing & Promotion Execution

Coordinate and implement in-store promotions, sampling events, and retail campaigns. Distribute point-of-sale materials (shelf talkers, brochures, display stands) to retail partners. Track promotional ROI and gather field data for internal reporting.

Cross-Departmental Support

Collaborate with sales reps, supply chain, marketing, and compliance to ensure smooth daily operations. Provide field teams with updated product documents, pricing sheets, and promotion calendars. Assist in onboarding new B2B clients by ensuring all operational and documentation needs are met.

Qualifications:

Bachelor's degree in Business, Supply Chain, Nutrition, or related field. Strong Excel and ERP/CRM system skills. Excellent communication and organizational skills. 2-4 years of experience in sales support or operations within the supplement, health, wellness, or CPG industries is preferred. Knowledge of industry-specific regulations (e.g. FDA labeling, dietary supplement claims, GMP standards) is preferred

Preferred Attributes:

Experience working with natural/organic retailers, specialty wellness chains, or independent health stores. Passion for wellness, health products, and holistic living. Detail-oriented, proactive, and comfortable in a fast-paced, growing company environment.
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Coordinateur(trice) des Operations Commerciales

Resume du poste :

Le/la Coordinateur(trice) des Operations Commerciales est responsable de la gestion complete du cycle operationnel des ventes en gros aupres des distributeurs et detaillants dans le secteur des complements alimentaires et du bien-etre. Ce poste garantit l'execution fluide des commandes B2B, la preparation de la documentation reglementaire et promotionnelle, la facturation, le suivi des paiements et l'assistance au niveau des points de vente. Veritable lien entre les equipes internes et les partenaires externes, ce role est essentiel au developpement de la marque dans les canaux de distribution physique.

Responsabilites principales :

Support Commercial & Documentation

Preparer et gerer tous les documents lies aux ventes : listes de prix, fiches produits, fiches techniques commerciales, formulaires de referencement, calendriers promotionnels, etc. Assister les commerciaux dans la creation de supports de presentation, argumentaires de vente, kits d'integration pour les detaillants. Maintenir a jour les dossiers clients et la documentation commerciale.

Traitement des Commandes & Coordination Client

Recevoir, verifier et saisir les commandes en gros provenant de magasins bio, pharmacies, detaillants fitness et distributeurs specialises. Suivre l'avancement des commandes et informer proactivement les clients en cas de retard ou d'ajustement. Collaborer etroitement avec la logistique pour garantir des livraisons conformes et dans les delais.

Documentation & Conformite Reglementaire

Preparer et mettre a jour les fiches produits, documents de conformite, certificats d'analyse (COA), fiches de donnees de securite (FDS), et toutes certifications requises pour les complements. S'assurer que tous les documents remis aux partenaires commerciaux respectent les reglementations en vigueur (FDA, normes du secteur, etc.).

Facturation & Suivi des Paiements

Emettre et envoyer les factures selon les conditions convenues. Suivre les encaissements et relancer les clients en retard en lien avec le service comptabilite. Tenir des registres precis sur les paiements et les historiques de facturation clients.

Marketing Commercial & Mise en oeuvre des Promotions

Coordonner et executer les promotions en magasin, evenements de degustation et campagnes commerciales. Distribuer les supports PLV (affichettes, brochures, presentoirs) aux points de vente. Suivre les resultats des actions promotionnelles et remonter les donnees terrain pour reporting interne.

Support Interdepartemental

Collaborer avec les equipes commerciales, supply chain, marketing et conformite pour assurer le bon deroulement des operations quotidiennes. Fournir aux equipes terrain les documents produits, tarifs et plannings promotionnels a jour. Participer a l'integration des nouveaux clients B2B en s'assurant que toutes les informations et documents necessaires sont fournis.

Profil recherche :

Diplome Bac+3/4 en commerce, logistique, nutrition ou domaine connexe. Maitrise des outils bureautiques, notamment Excel, et des systemes ERP/CRM. Excellentes competences en communication, sens de l'organisation, et rigueur. 2 a 4 ans d'experience dans le support commercial ou les operations, idealement dans les secteurs des complements alimentaires, du bien-etre ou des produits de grande consommation (FMCG/CPG) est prefere. Connaissance des reglementations specifiques au secteur (etiquetage FDA, allegations nutritionnelles, normes GMP, etc.) est prefere.

Atouts supplementaires :

Experience avec les enseignes bio, chaines specialisees bien-etre ou magasins independants. Interet personnel pour la sante, les produits naturels et le bien-etre holistique. Esprit proactif, sens du detail, a l'aise dans un environnement dynamique en forte croissance.
Job Type: Full-time

Pay: $18.00-$22.00 per hour

Expected hours: 37.5 per week

Benefits:

Casual dress Company events
Work Location: In person