Job Description

Details du poste

Titre :



Secretaire d'ecole (remplacement)





Ecole / Centre / Departement :



Ecole primaire de Sherbrooke





Lieu :



Sherbrooke, Quebec





% de tache et horaire de travail:



35 heures par semaine,


du lundi au vendredi de 7h30 a 15h30





Date effective :



le 5 janvier 2026


Remplacement 1 an (conge de maternite)





Statut: Remplacement



Salaire :



$25.51 - $30.30 de l'heure





Superieur :



Direction d'ecole

Sommaire de l'emploi

En plus des taches definies a la classe d'emplois de secretaire, le role principal et habituel de la personne salariee de cette classe d'emplois consiste a voir, selon les instructions ou en collaboration, a la bonne marche administrative de l'ecole ou du centre, notamment en assumant la responsabilite et la coordination des travaux administratifs du secretariat de l'ecole ou du centre d'education des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Description des taches

Planifie et organise le travail du secretariat de maniere a ce que l'ecole ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives a l'egard de la commission scolaire, des ministeres et divers organismes et a respecter les echeanciers de ces operations et des diverses activites de l'ecole ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropries; elle prend connaissance des procedures administratives impliquant ses taches, de maniere a s'y conformer et, au besoin, d'en informer les personnes concernees. Repond aux demandes et doleances et apporte les solutions dans la mesure de sa competence; en l'absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les decisions et directives normalement applicables aux problemes qui lui sont signales.

Collige les donnees necessaires pour la preparation du budget, participe a son elaboration, voit a son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgetaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l'ecole ou du centre et des activites parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les depots bancaires; elle signe conjointement des cheques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activites ou campagnes de financement.

Compile les demandes de materiel du personnel de l'ecole ou du centre, effectue les calculs necessaires, verifie les disponibilites budgetaires et les prix aupres des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procede aux achats ou remplit les bons de commande, receptionne les marchandises et voit a leur distribution.

Tient un magasin d'articles scolaires. Elle dresse l'inventaire physique des immobilisations de l'ecole ou du centre et l'inventaire des livres de la bibliotheque. .

Dresse la liste des personnes disponibles pour la suppleance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l'inscription et le classement des eleves, l'assiduite du personnel et des eleves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la declaration de l'effectif scolaire et le transport scolaire; elle verifie les donnees necessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Repond aux besoins des eleves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux eleves, aux parents et au personnel de l'ecole ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernees; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa competence, prend les mesures appropriees dans les situations d'urgence; elle peut etre appelee a exercer la surveillance d'eleves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes periodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.

Peut etre appelee a effectuer le pret de volumes et a controler le pret d'appareils audiovisuels et a s'acquitter des taches administratives relatives a la location ou au pret de salles, a participer a l'organisation materielle d'activites educatives en procedant notamment a la reservation du transport.

Repond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des reunions, les politiques, la reglementation ou autres sujets relies aux taches dont elle s'acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prepare un projet de reponse, achemine le tout a la personne concernee et en assure le suivi; elle prepare la synthese des problemes et questions complexes avant de les transmettre a la personne concernee.

Voit a l'organisation materielle des reunions, convoque les participantes et participants, prepare les dossiers necessaires, redige, selon les instructions recues, un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste a ces reunions et redige un projet de compte rendu ou de proces-verbal. Redige, a partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiques; elle participe a l'elaboration du systeme de classement; elle archive les documents de l'ecole ou du centre selon la politique en vigueur. Elle peut etre appelee a initier au travail les nouvelles ou nouveaux secretaires d'ecole ou de centre ainsi qu'a coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tache connexe.

Profil recherche

Scolarite et experience

Repondre a un des profils suivants:


Etre titulaire d'un diplome d'etudes professionnelles en secretariat

Etre titulaire d'un diplome d'etudes secondaires ou etre titulaire d'un diplome ou d'une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente, et avoir quatre (4) annees d'experience pertinente.

Autre(s) exigence(s)

Maitrise du francais et de l'anglais, a l'oral et a l'ecrit

Connaissance de la suite Office (Word, Excel, Outlook).

Etre titulaire d'un document datant d'au plus trois (3) ans, attestant la reussite: + soit d'un cours de secourisme general d'une duree minimale de huit (8) heures;
+ soit d'un cours d'appoint d'une duree minimale de six (6) heures visant la mise a jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionne au paragraphe precedent.

Le processus d'evaluation pour ce poste pourrait comprendre des tests administratifs.