Job Description

JOB DESCRIPTION

Posting # - RI-25-023

Posting Period - May 22 to June 5, 2025

POSITION: Research Coordinator

Division of Pediatric Gastroenterology, Hepatology and Nutrition

TERM:

Full-Time, 2 year term with possibility of renewal

SALARY:

Will commensurate with skills and experience

REPORTS TO:

Dr. Mohit Kehar

Children's Hospital of Eastern Ontario Research Institute ("CHEO RI") is the research arm of the Children's Hospital of Eastern Ontario - Ottawa Children's Treatment Centre ("CHEO") and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for a Research Coordinator.

We are looking for a highly motivated Research Coordinator that will support a variety of clinical projects including; databases, transition to adult care, robotics, apps and cutting-edge technology in pediatric rehabilitation. The Research Coordinator will facilitate research conducted in the Division of Pediatric Gastroenterology, Hepatology and Nutrition at the Children's Hospital of Eastern Ontario (CHEO). The successful candidate will lead multiple studies for the division, including data collection and management, proposal/consent development and REB submission, patient recruitment, biohazard samples handling and bio-banking work including shipping the samples to outside hospital labs, budget monitoring, journal article publication, systematic review screening and extraction, and supervision of medical students as needed.

MAIN RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the Principal Investigator in the Division of Pediatric Gastroenterology, Hepatology and Nutrition, the Research Coordinator will:

Liaise with research team staff, clinicians, patients, families and clinical collaborators Ensure efficient day-to-day operation of research data collection protocols and data analysis activities Prepare submissions to the REB including consent/assent form and research protocols development Be responsible for patient recruitment, including screening and obtaining informed consent/assent Be responsible for administering standardized clinical assessments Be responsible for the collection and scoring of research information in REDCap Track patient progress and coordinate follow-ups Ensure data entry of all measures and surveys are done in a timely manner, as well as quality control Monitor budget and invoice for study-related expenses Negotiate study budgets and prepare contract submissions Assist with grants, report writing, preparing presentations, posters and publications Notify affiliated physicians of any study protocol concerns Organize and facilitate meetings associated with research activities Perform other duties as assigned or directed to meet the goals and objectives of the research team Responsible for the execution of clinical research studies and programs Collect, process, and assist in the compilation and verification of research data, samples, and/or specimens (following strict protocol and detailed instructions) Enter data forms and documents into databases and other systems (eCRF) Assist with routine data verification and quality control, ensuring data integrity and consistency with study protocol Provide overall administrative assistance to the research team Act as key communicator between study personnel, subjects, stakeholders, and CROs Manage the invoicing for study-related expenses

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

Degree in health related field and minimum 2 years relevant experience (Essential) GCP, ICH, Health Canada Division 5 certifications (Essential) Understanding of research design, guidelines and standards governing clinical research (Essential) Understanding of the Personal Health Information Protection Act (Essential) Excellent computer skills, including advanced knowledge of research related software (Excel, PowerPoint, Outlook, literature search engines, Reference Manager or equivalent) (Essential) Knowledge and practice of statistical software, including SPSS and REDCap (Essential) Experience in report writing, publication and communication briefs (Essential) Outstanding organizational, accountability and time management skills (Essential) Ability to work independently with minimal supervision and think critically (Essential) Ability to work effectively in a multidisciplinary team environment (Essential) Excellent written and verbal communication skills (Essential) Excellent inter-personnel skills (Essential) Bilingualism (English/French) (Preferred)

WORKING CONDITIONS

Clinic setting work within hospital; exposure to children and parents and/or caregivers. Flexibility to work remotely in a hybrid work model that would include both remote work and on-site work. Able to be flexible with working hours in order to meet deadlines Able to work in a dynamic often hectic environment and be able to multi-task Able to work under tight deadlines Able to share information in an effective and collaborative manner Able to be creative, challenge and demonstrate initiative to generate improvements

OTHER REQUIREMENTS

Eligible to work in Canada; Compliance with CHEO RI's Universal COVID-19 Vaccination Policy; and Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to Dr Mohit Kehar, by email to: mkehar@cheo.on.ca.

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at researchhr@cheo.on.ca

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise stated, will be 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario, KH1 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

DESCRIPTION DE POSTE

Numero d'affichage - RI-25-023

Periode d'affichage - du 22 mai au 5 juin 2025

POSTE :

Coordonnatrice ou coordonnateur de la recherche

Division de la gastroenterologie, de l'hepatologie et de la nutrition pediatriques

DUREE :

Temps plein; duree de deux ans avec possibilite de renouvellement

SALAIRE :

Le salaire sera proportionnel aux competences et a l'experience

POSTE RELEVANT DE :

Dr Mohit Kehar

L'Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario ( IR du CHEO ) est l'organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario situe a Ottawa ( CHEO ) et un institut affilie de l'Universite d'Ottawa. Nous reconnaissons qu'Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. L'IR du CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire. Le CHEO est un etablissement et un milieu de travail que nous cherissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivite. L'IR du CHEO vise a creer de nouvelles connaissances et de nouvelles donnees probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial a nos enfants. Notre mission, a l'IR du CHEO, est de reunir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivite et ailleurs.

L'IR du CHEO a immediatement besoin d'une coordonnatrice ou d'un coordonnateur de la recherche.

Nous sommes a la recherche d'une coordonnatrice ou d'un coordonnateur de la recherche hautement motive qui appuiera divers projets cliniques, notamment les bases de donnees, la transition vers les soins pour adultes, la robotique, les applications et la technologie de pointe en readaptation pediatrique. Cette personne epaulera les activites de recherche menees dans la Division de la gastroenterologie, de l'hepatologie et de la nutrition pediatriques du CHEO. La personne retenue dirigera plusieurs etudes pour la Division, notamment en recueillant et en gerant des donnees, en elaborant des propositions et en obtenant le consentement necessaire, en preparant les presentations pour le Comite d'ethique de la recherche, en recrutant des patientes et patients et en manipulant des echantillons de substances biologiques dangereuses. Elle s'occupera egalement du travail a la biobanque, notamment en envoyant les echantillons aux laboratoires a l'exterieur de l'hopital, en assurant la surveillance du budget, en publiant des articles de revues, en faisant la selection et l'extraction systematiques de critiques et en supervisant les etudiantes et etudiants en medecine, au besoin.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Sous la supervision generale de la chercheuse principale ou du chercheur principal de la Division de la gastroenterologie, de l'hepatologie et de la nutrition pediatriques, la coordinatrice ou le coordonnateur de la recherche s'acquittera des taches suivantes :

Assurer la liaison avec le personnel de l'equipe de recherche, le personnel clinique, les patientes et patients, les familles et les collaboratrices et collaborateurs cliniques. Assurer l'efficacite du fonctionnement quotidien des protocoles de collecte de donnees de recherche et des activites d'analyse des donnees. Preparer les presentations au CER, notamment les formulaires de consentement et d'assentiment, et elaborer des protocoles de recherche. Assumer la responsabilite du recrutement des patientes et patients, notamment du depistage et de l'obtention du consentement eclaire ou de l'assentiment. Assumer la responsabilite de l'administration des evaluations cliniques normalisees. Assumer la responsabilite de la collecte et de la notation dans REDCap de l'information obtenue lors de la recherche. Faire le suivi des progres des patientes et patients et coordonner ces suivis. Dans les delais impartis, veiller a la saisie des donnees de toutes les mesures et de tous les sondages, et assurer le controle de la qualite. Surveiller le budget et la facturation des depenses liees aux etudes. Negocier les budgets des etudes et preparer les presentations de contrats. Participer a la redaction de rapports et de demandes de subvention ainsi qu'a la preparation de presentations, d'affiches et de publications. Aviser les medecins affiliees et affilies de tout probleme lie au protocole d'etude. Organiser et animer des reunions liees aux activites de recherche. Accomplir d'autres taches qui lui sont assignees afin d'atteindre les buts et les objectifs de l'equipe de recherche. Assumer la responsabilite de l'execution d'etudes et de programmes de recherche clinique. Recueillir, traiter et aider a la compilation et a la verification des donnees de recherche, des echantillons ou des specimens (en suivant un protocole strict et des instructions detaillees). Entrer les formulaires et les documents de donnees dans les bases de donnees et les autres systemes (eCRF). Contribuer a la verification reguliere des donnees et au controle de la qualite, en assurant l'integrite des donnees et la coherence avec le protocole d'etude. Fournir une assistance administrative globale a l'equipe de recherche. Agir comme principal responsable de la communication entre le personnel de l'etude, les sujets, les parties prenantes et les organismes de recherche clinique. Gerer la facturation des depenses liees aux etudes.

QUALIFICATIONS, COMPETENCES ET APTITUDES

Diplome dans un domaine lie a la sante et au moins deux ans d'experience pertinente (essentiel) Certifications des Bonnes pratiques cliniques de la Conference internationale sur l'harmonisation et de la division 5 de Sante Canada (essentiel) Comprehension de la conception, des lignes directrices et des normes regissant la recherche clinique (Essentiel) Comprehension de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la sante(essentiel) Excellentes competences en informatique, dont une connaissance approfondie des logiciels lies a la recherche (Excel, PowerPoint, Outlook, moteurs de recherche documentaire, Reference Manager ou equivalent) (essentiel) Connaissance et pratique des logiciels statistiques, notamment SPSS et REDCap (essentiel) Experience de la redaction de rapports, de publications et de notes de communication (essentiel) Excellentes competences en matiere d'organisation, d'imputabilite et de gestion du temps (essentiel) Capacite a travailler de facon autonome avec un minimum de supervision
et de penser de facon critique (essentiel)

Capacite a travailler efficacement au sein d'une equipe multidisciplinaire (essentiel) Excellentes aptitudes en communication orale et ecrite (essentiel) Excellentes competences en relations interpersonnelles (essentiel) Bilinguisme (anglais et francais) (un atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

Travail en milieu clinique a l'hopital; exposition aux enfants et aux parents ou aux prestataires de soins. Possibilite de travailler en mode hybride (teletravail et travail sur place). Capacite a faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les echeances. Capacite a travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvemente, et a mener plusieurs taches de front. Capacite a travailler dans des delais serres. Capacite a transmettre de l'information de maniere efficace et collaborative. Capacite a faire preuve de creativite et d'initiative ainsi que de relever des defis pour generer des ameliorations.

AUTRES EXIGENCES

Autorisation de travailler au Canada Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID?19 de l'IR du CHEO Verification du casier judiciaire

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de presentation au Dr Mohit Kehar par courriel a l'adresse mkehar@cheo.on.ca.

L'IR du CHEO valorise la diversite et est un employeur qui souscrit au principe de l'egalite d'acces, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens a etre eux-memes. Nous avons pris l'engagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commencant par le processus d'embauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de l'ensemble des candidates et candidats qualifies. Conformement a la Loi de 2005 sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario, les personnes qui ont besoin de mesures d'adaptation durant le processus de demande d'emploi peuvent envoyer un courriel a ce sujet aux Ressources humaines a l'adresse researchhr@cheo.on.ca.

L'IR du CHEO cherche a accroitre l'equite, la diversite et l'inclusion dans toutes ses activites, notamment la recherche, l'education et l'avancement professionnel, les partenariats avec les patientes et patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l'importance aux perspectives et aux cheminements de carriere diversifies et non traditionnels, et aux competences comme la resilience, la collaboration et l'etablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorites racisees, d'Autochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identites de genre minoritaires, ainsi que d'autres personnes possedant les competences et les connaissances necessaires pour collaborer de facon productive aupres de diverses communautes.

L'IR du CHEO n'utilise pas l'intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de selection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situe au 401, chemin Smyth, a Ottawa (Ontario) KH1 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisees a travailler au Canada seront prises en consideration. Nous remercions l'ensemble des candidates et candidats de leur interet; cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes qui seront convoquees a une entrevue.

Job Types: Full-time, Fixed term contract
Contract length: 24 months

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1H 8L1