Job Description

\xc3\x80 Magog

Entreprise : S\xc3\xa9lection Retraite Havre des Cantons
Statut : Poste disponible
Type : Temps plein,
Quart de travail : Jour
Salaire : \xc3\x80 discuter
Cat\xc3\xa9gorie : Administration
Lieu de travail : Magog

Sommaire du poste

R\xc3\x94LE ET CONTEXTE : Le secr\xc3\xa9taire-r\xc3\xa9ceptionniste est responsable d\xe2\x80\x99assister le directeur dans la coordination de ses activit\xc3\xa9s et la gestion administrative de ses dossiers. Il s\xe2\x80\x99assure d\xe2\x80\x99offrir aux r\xc3\xa9sidents un service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le de qualit\xc3\xa9 dans le sens de la mission de la r\xc3\xa9sidence. Enfin, il effectue des t\xc3\xa2ches comptables en support au directeur. RESPONSABILIT\xc3\x89S : G\xc3\x89N\xc3\x89RAL

• Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confi\xc3\xa9s par le directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral;
• Voir \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99organisation de r\xc3\xa9unions ou de comit\xc3\xa9s, notamment en convoquant les participants
• R\xc3\xa9digeant l\xe2\x80\x99ordre du jour, pr\xc3\xa9parant la documentation;
• Assister aux r\xc3\xa9unions ou comit\xc3\xa9s et prendre des notes;
• R\xc3\xa9diger et remettre les comptes rendus aux participants;
• R\xc3\xa9diger, corriger, mettre en page, traduire ou t\xc3\xa9l\xc3\xa9copier des lettres, notes de service, documents;
• Compiler des donn\xc3\xa9es sur Excel : mettre en page des graphiques et des tableaux;
• Participer \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablissement de politiques et de proc\xc3\xa9dures/m\xc3\xa9thodes de travail pour la r\xc3\xa9sidence;
• Assurer le classement, la confidentialit\xc3\xa9 et l\xe2\x80\x99int\xc3\xa9grit\xc3\xa9 des documents;
• Effectuer diff\xc3\xa9rentes t\xc3\xa2ches cl\xc3\xa9ricales telles que l\xe2\x80\x99ouverture de dossier et les photocopies;
• Pr\xc3\xa9parer les listes d\xe2\x80\x99anniversaire et de r\xc3\xa9sidents (cartable pompier);
• Donner un coup de main \xc3\xa0 la salle \xc3\xa0 manger lors d\xe2\x80\x99\xc3\xa9v\xc3\xa9nements sp\xc3\xa9ciaux;
• Effectuer le suivi des avis de renouvellement;
• Effectuer un suivi de la satisfaction de la client\xc3\xa8le un mois suivant leur arriv\xc3\xa9e dans la r\xc3\xa9sidence.

R\xc3\x89CEPTION / ENTRETIEN M\xc3\x89NAGER

• G\xc3\xa9rer les remplacements du r\xc3\xa9ceptionniste, de fa\xc3\xa7on \xc3\xa0 assurer une permanence \xc3\xa0 la r\xc3\xa9ception;
• D\xc3\xa9l\xc3\xa9guer des t\xc3\xa2ches au r\xc3\xa9ceptionniste de fin de semaine/soir et de faire les suivis de ceux-ci;
• Prendre connaissance des messages inscrits au \xc2\xab cahier de bord \xc2\xbb et s\xe2\x80\x99assurer que les personnes concern\xc3\xa9es aient pris connaissance des notes \xc3\xa0 leur attention;
• Coordonner l\xe2\x80\x99entretien m\xc3\xa9nager dans les appartements : g\xc3\xa9rer les horaires des employ\xc3\xa9s;
• Coordonner l\xe2\x80\x99emploi de personnel d\xe2\x80\x99agences priv\xc3\xa9es s\xe2\x80\x99il y a lieu.

SERVICE \xc3\x80 LA CLIENT\xc3\x88LE

• Accueillir les r\xc3\xa9sidents selon les standards de l\xe2\x80\x99entreprise;
• Renseigner les clients sur les services offerts;
• Noter et \xc3\xa9valuer les demandes et r\xc3\xa9quisitions des r\xc3\xa9sidents en fonction des priorit\xc3\xa9s;
• R\xc3\xa9f\xc3\xa9rer au directeur les plaintes des r\xc3\xa9sidents, en assurer le suivi;
• Participer au maintien et au d\xc3\xa9veloppement de l\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience client
• R\xc3\xa9pondre aux commentaires des r\xc3\xa9sidents (coffrets des r\xc3\xa9sidents).

RESSOURCES HUMAINES

• Effectuer le traitement de la paie :
• S\xe2\x80\x99assurer que les feuilles de temps soient remplies selon les normes en vigueur;
• Remplir et traiter le tableau de paie.
• Gestion des dossiers du personnel : Ouverture / fermeture / Mise \xc3\xa0 jour des dossiers d\xe2\x80\x99employ\xc3\xa9.
• S\xe2\x80\x99assurer de l\xe2\x80\x99int\xc3\xa9gration du personnel
• S\xe2\x80\x99assurer de l\xe2\x80\x99organisation d\xe2\x80\x99une s\xc3\xa9ance de formation sur les mesures de s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 (tirette) et d\xe2\x80\x99urgence;
• Commander et g\xc3\xa9rer la distribution des uniformes. Effectuer le suivi des adh\xc3\xa9sions et mises \xc3\xa0 jour concernant le programme d\xe2\x80\x99assurances collectives offert aux employ\xc3\xa9s;
• Assurer un suivi des dossiers de CSST.

COMPTABILIT\xc3\x89

• Renseigner les r\xc3\xa9sidents sur la proc\xc3\xa9dure du cr\xc3\xa9dit d\xe2\x80\x99imp\xc3\xb4t;
• Centraliser l\xe2\x80\x99ensemble des factures re\xc3\xa7ues \xc3\xa0 la r\xc3\xa9sidence et remettre pour approbation par le directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral;
• Remplir la feuille de modifications au bail sur Excel;
• Proc\xc3\xa9der \xc3\xa0 la perception des loyers, \xc3\xa0 la facturation, pr\xc3\xa9-facturation et au paiement pr\xc3\xa9-autoris\xc3\xa9 sur Hopem;
• Effectuer les diff\xc3\xa9rentes t\xc3\xa2ches inh\xc3\xa9rentes \xc3\xa0 la vente des \xc2\xab coupons-repas \xc2\xbb et des cartes repas mensuelles ;
• Enregistrer le bilan dans Hopem;
• Pr\xc3\xa9senter le bilan au directeur de r\xc3\xa9sidence pour obtenir le nombre requis de cartes;
• G\xc3\xa9rer les achats de papeterie et des produits nettoyants :
• Assurer le respect des budgets allou\xc3\xa9s;
• Acheminer es commandes approuv\xc3\xa9es aux compagnies et faire le suivi;
• En collaboration avec le chef cuisinier :
• Informatiser mensuellement l\xe2\x80\x99inventaire de la cuisine et le faire approuver par le chef cuisinier, avant de le faire parvenir au si\xc3\xa8ge social;
• Faire la compilation du nombre de repas servis via la r\xc3\xa9ception;
• Assurer que les donn\xc3\xa9es pr\xc3\xa9c\xc3\xa9dentes balancent avec celles obtenues via la cuisine.
• G\xc3\xa9rer les comptes \xc3\xa0 recevoir;
• Pr\xc3\xa9parer les bordereaux de d\xc3\xa9p\xc3\xb4t via Hopem et les re\xc3\xa7us bancaires;
• Pr\xc3\xa9senter les d\xc3\xa9p\xc3\xb4ts au directeur pour v\xc3\xa9rification et aller d\xc3\xa9poser le tout au comptoir bancaire;
• Remettre les re\xc3\xa7us de d\xc3\xa9p\xc3\xb4t au directeur;
• Percevoir les d\xc3\xa9p\xc3\xb4ts d\xe2\x80\x99ordre g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral via le directeur.

COMP\xc3\x89TENCES CL\xc3\x89S :

• Connaissance d\xe2\x80\x99Hopem (un atout);
• Ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais oral et \xc3\xa9crit, bonne connaissance de l\xe2\x80\x99anglais;
• Capacit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablir de bonnes relations interpersonnelles;
• Autonomie, discr\xc3\xa9tion;
• Souci du travail bien fait;
• Courtoisie, polyvalence;

EXIGENCES DU POSTE :

• Dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes professionnelles en secr\xc3\xa9tariat ou techniques de bureautique;
• Cinq (5) ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience comme adjoint administratif;
• Ma\xc3\xaetrise des logiciels: Word, Excel, Outlook.

Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, la forme masculine n\'est utilis\xc3\xa9e que pour all\xc3\xa9ger le texte. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu\'avec celles retenues pour une entrevue.