Job Description

Receptionist/Administrative Assistant for Summer Camp

Explorations has a long-standing reputation as one of the best camps in Montreal for arts and technology. Our summer camp is a fun, high-energy work environment. We are seeking a bilingual (English/French) Receptionist/Administrative Assistant to manage front desk operations, support communication with clients and partners, and assist in the smooth daily functioning of our programs.

This position runs from the middle of June until the middle of August.

Key Responsibilities:

Serve as a first point of contact for clients and visitors (in-person, phone, email). Handle attendance, billing, and registration updates, working primarily with Amilia,our registration software. Communicate important updates to families regarding operations and programming. Collaborate with the Executive Director and Camp Manager to ensure accurate and clear communication. Coordinate with partner organizations and support intergenerational programming. Maintain digital communications (email, Slack, social media, etc). Create and maintain reports on budgets, enrollment, and program data. Maintain administrative records ranging from incident report to staff tax forms. Troubleshoot administrative and tech issues as they arise.

Qualifications:

Experience in customer service, reception, or administrative support. Strong communications, organizational and multitasking skills. Proficiency with Google Suite (Docs, Sheets, Calendar). Bilingual in English and French; additional languages an asset.

Star Assets

The ideal candidate will have:

Experience with

Amilia

, our registration system. Experience with Elementor, our web development platform. Experience with administration and customer service in a space filled with children.
If you're organized, tech-savvy, and enjoy working in a dynamic, community-focused environment, we'd love to hear from you!

Note:

This job is funded by the government of Canada through a youth employment program. To be eligible, you must be:
-under the age of 30
-a Canadian Citizen

Receptionniste / Adjoint(e) administratif(ve) pour le camp d'ete

Explorations jouit d'une reputation de longue date en tant que l'un des meilleurs camps a Montreal dans les domaines des arts et de la technologie. Notre camp d'ete offre un environnement de travail dynamique et stimulant. Nous recherchons un(e) Receptionniste / Adjoint(e) administratif(ve) bilingue (anglais/francais) pour gerer les operations de la reception, assurer la communication avec les clients et partenaires, et contribuer au bon deroulement quotidien de nos programmes.

Duree du poste :

de la mi-juin a la mi-aout.

Responsabilites principales :

Accueillir les clients et les visiteurs en personne, par telephone ou par courriel. Gerer la presence, la facturation et les mises a jour des inscriptions, principalement via Amilia, notre logiciel d'inscription. Communiquer aux familles les mises a jour importantes concernant les operations et la programmation. Collaborer avec la directrice generale et le gestionnaire du camp pour assurer une communication claire et precise. Coordonner avec les organisations partenaires et soutenir la programmation intergenerationnelle. Gerer les communications numeriques (courriel, Slack, medias sociaux, etc.). Creer et maintenir des rapports sur les budgets, les inscriptions et les donnees du programme. Tenir a jour les dossiers administratifs, incluant les rapports d'incident et les formulaires fiscaux du personnel. Resoudre les problemes administratifs et technologiques au fur et a mesure qu'ils surviennent.

Qualifications :

Experience en service a la clientele, a la reception ou en soutien administratif. Excellentes competences en communication, en organisation et en gestion de plusieurs taches a la fois. Maitrise de la suite Google (Docs, Sheets, Calendar). Bilinguisme en anglais et en francais; la connaissance d'autres langues constitue un atout.

Atouts supplementaires :

Le/la candidat(e) ideal(e) aura :

Une experience avec Amilia, notre systeme d'inscription. Une experience avec Elementor, notre plateforme de developpement web. Une experience en administration et service a la clientele dans un environnement frequente par des enfants.
Si vous etes organise(e), a l'aise avec la technologie, et aimez travailler dans un environnement communautaire dynamique, nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles !

Note :

Ce poste est finance par le gouvernement du Canada dans le cadre d'un programme d'emploi pour les jeunes. Pour etre admissible, vous devez :

etre age(e) de moins de 30 ans, etre citoyen(ne) canadien(ne).
Job Types: Full-time, Fixed term contract, Seasonal
Contract length: 10 weeks

Pay: $17.00-$19.00 per hour

Expected hours: 35 per week

Additional pay:

Retention bonus
Benefits:

On-site childcare
Schedule:

Day shift Monday to Friday
Work Location: In person

Expected start date: 2025-06-16