Job Description

Work with the marketing and sales teams to oversee the tactical execution of key marketing projects.
The incumbent will support the whole Marketing team to develop and implement tactical sales tools,
marketing material, advertisements, tradeshow booths, websites, and training materials. The
coordinator will ensure execution of key processes related to promotional tools, development, brand
planning, interaction with suppliers, and effectively manages costs while meeting the business
objectives of the departments. This role will also be the backup for the Promotional Material Specialist
role. A career with Otsuka will offer you the opportunity to work with an exceptional group of individuals
in a fast paced and rapidly growing organization. The position offers challenging and interesting work
conducted in a team environment and you will have the opportunity to create and streamline processes
in the marketing department.
Responsibilities:
\xef\x82\xb7 Effectively coordinate the development, design, approval, production, and distribution of
marketing materials in partnership with internal partners
\xef\x82\xb7 Coordinate marketing communications projects
\xef\x82\xb7 Lead some marketing projects to support the Product Managers and Director
\xef\x82\xb7 Work in collaboration with ad agencies and define/communicate a clear process for tool review
\xef\x82\xb7 Partner with product marketing managers to gather project needs and specifications
\xef\x82\xb7 Coordinate activities around the design, copy, image, and content needs in the development of
sales tools, collateral, advertisements, tradeshow booth graphics, events, websites, and other
promotional activities
\xef\x82\xb7 Coordinate the adaptation and translation of marketing materials, collaborating with external
translation agencies and relevant international marketing stakeholders.
\xef\x82\xb7 Support development of marketing and promotional materials for tradeshows, congresses and
key opinion leader advisory meetings,

\xef\x82\xb7 Act as a brand steward, upholding brand and trademark standards and consistency in all projects
\xef\x82\xb7 Route materials for review and approval by regulatory and legal stakeholders in online
document control system
\xef\x82\xb7 Work with print vendors to establish quotes, production schedules, and delivery of materials to
distribution vendor partners
\xef\x82\xb7 Ensure department compliance with established standard policies and procedures
\xef\x82\xb7 Help set up and improve workflow processes when and where needed
\xef\x82\xb7 Manage external vendors and agency partners as needed
\xef\x82\xb7 Monitor and report project expenses and process invoices with accounts payable?
\xef\x82\xb7 Reporting Safety Information, Product Quality Complaint and Customer Feedback as per
training on current procedures
\xef\x82\xb7 Performs other related duties as required
\xef\x82\xb7 Work closely with the Specialist of Promotional Material to ensure both CNS and NEPH are
aligned with processes and best practice
Qualifications and Key Competencies:
\xef\x82\xb7 Bachelor\xe2\x80\x99s degree in marketing, advertising, business management or related field
\xef\x82\xb7 3-5 years of experience in marketing or related function at agency or internal marketing and communication department
\xef\x82\xb7 Healthcare industry experience preferred
\xef\x82\xb7 Experience in project management
\xef\x82\xb7 Excellent project management and organizational skills
\xef\x82\xb7 Excellent written and verbal communication skills
\xef\x82\xb7 Ability to prioritize and balance multiple projects simultaneously
\xef\x82\xb7 Comfortable with web-based project management tools (Veeva, Vault)
\xef\x82\xb7 Excellent knowledge of Microsoft office
\xef\x82\xb7 Results driven, proactive, collaborative & able to work autonomously
\xef\x82\xb7 Ability to work in a fast-paced environment (Digital)
\xef\x82\xb7 Problem solving attitude
\xef\x82\xb7 Flexible, change embracing in rapidly evolving work and market environment
\xef\x82\xb7 Ability to relate to and work with a wide variety of stakeholders

Supervision of Others: None

Le titulaire du poste collabore avec les \xc3\xa9quipes de marketing et de ventes pour superviser l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution
tactique des projets de marketing cl\xc3\xa9s. Il soutient l\xe2\x80\x99ensemble de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe de marketing afin de
d\xc3\xa9velopper et de mettre en \xc5\x93uvre des outils de vente tactiques, du mat\xc3\xa9riel de marketing, des
annonces publicitaires, des kiosques de salons professionnels, des sites Web et du mat\xc3\xa9riel de
formation. Le coordonnateur assure la r\xc3\xa9alisation des processus cl\xc3\xa9s en lien avec les outils
promotionnels, le d\xc3\xa9veloppement, la planification des marques ainsi que les relations avec les
fournisseurs, et g\xc3\xa8re efficacement les co\xc3\xbbts tout en atteignant les objectifs commerciaux des services.
Il agit \xc3\xa9galement \xc3\xa0 titre de rempla\xc3\xa7ant pour le sp\xc3\xa9cialiste du mat\xc3\xa9riel promotionnel. Une carri\xc3\xa8re chez
Otsuka vous donnera l\xe2\x80\x99occasion de travailler au sein d\xe2\x80\x99une \xc3\xa9quipe exceptionnelle dans une
organisation dynamique qui affiche une croissance rapide. Le poste propose un travail stimulant et
int\xc3\xa9ressant dans un environnement o\xc3\xb9 r\xc3\xa8gne l\xe2\x80\x99esprit d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe et qui permet de cr\xc3\xa9er et de rationaliser
les processus au sein du Service du marketing.

Responsabilit\xc3\xa9s
\xef\x82\xb7 Coordonner de fa\xc3\xa7on efficace l\xe2\x80\x99\xc3\xa9laboration, la conception, l\xe2\x80\x99approbation, la production et la
distribution du mat\xc3\xa9riel de marketing en collaboration avec des partenaires internes.
\xef\x82\xb7 Coordonner les projets de communication marketing.
\xef\x82\xb7 G\xc3\xa9rer certains projets de marketing pour soutenir les chefs de produit et le directeur.
\xef\x82\xb7 Collaborer avec des agences de publicit\xc3\xa9 et \xc3\xa9tablir/fournir un processus clair pour la r\xc3\xa9vision
des outils.
\xef\x82\xb7 Travailler en partenariat avec les chefs de produit du Marketing pour recenser les besoins et les
caract\xc3\xa9ristiques des projets.
\xef\x82\xb7 Coordonner les activit\xc3\xa9s autour des besoins en mati\xc3\xa8re de conception, de texte, d\xe2\x80\x99images et de
contenu dans l\xe2\x80\x99\xc3\xa9laboration d\xe2\x80\x99outils de ventes, de mat\xc3\xa9riel, d\xe2\x80\x99annonces publicitaires,
d\xe2\x80\x99illustrations pour les kiosques de salons professionnels, d\xe2\x80\x99activit\xc3\xa9s, de sites Web et d\xe2\x80\x99autres
initiatives promotionnelles.
\xef\x82\xb7 Coordonner l\xe2\x80\x99adaptation et la traduction du mat\xc3\xa9riel de marketing, en collaborant avec des
agences de traduction externes et des intervenants \xc3\xa9trangers pertinents dans le domaine du
marketing.
\xef\x82\xb7 Soutenir l\xe2\x80\x99\xc3\xa9laboration de mat\xc3\xa9riel promotionnel et de marketing pour les salons professionnels,
les congr\xc3\xa8s et les r\xc3\xa9unions consultatives de leaders d\xe2\x80\x99opinion cl\xc3\xa9s.
\xef\x82\xb7 Agir \xc3\xa0 titre de responsable de la marque, pr\xc3\xa9servant les normes et l\xe2\x80\x99uniformit\xc3\xa9 de la marque et
des marques de commerce au sein des projets.
\xef\x82\xb7 Acheminer le mat\xc3\xa9riel aux organismes de r\xc3\xa9glementation et aux intervenants juridiques \xc3\xa0 des
fins de r\xc3\xa9vision et d\xe2\x80\x99approbation \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99aide du syst\xc3\xa8me de surveillance des documents en ligne.
\xef\x82\xb7 Collaborer avec les fournisseurs de documents imprim\xc3\xa9s pour \xc3\xa9tablir les devis, les calendriers
de production et la livraison du mat\xc3\xa9riel aux partenaires de distribution.
\xef\x82\xb7 Assurer le respect des normes prescrites par les politiques et les proc\xc3\xa9dures standards.
\xef\x82\xb7 Contribuer \xc3\xa0 la mise en place et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99am\xc3\xa9lioration des processus de travail, au besoin.
\xef\x82\xb7 Assurer la gestion des fournisseurs externes et des organismes partenaires, au besoin.
\xef\x82\xb7 Surveiller et signaler les d\xc3\xa9penses reli\xc3\xa9es aux projets et traiter les factures des comptes
fournisseurs.
\xef\x82\xb7 D\xc3\xa9clarer les renseignements sur l\xe2\x80\x99innocuit\xc3\xa9, les plaintes sur la qualit\xc3\xa9 du produit et les
commentaires de la client\xc3\xa8le conform\xc3\xa9ment \xc3\xa0 la formation sur les proc\xc3\xa9dures en vigueur.
\xef\x82\xb7 Ex\xc3\xa9cuter d\xe2\x80\x99autres t\xc3\xa2ches connexes, au besoin.
\xef\x82\xb7 Travailler en \xc3\xa9troite collaboration avec le sp\xc3\xa9cialiste du mat\xc3\xa9riel promotionnel pour assurer que
les unit\xc3\xa9s SNC et NEPH se conforment aux processus et aux meilleures pratiques.

Qualification et comp\xc3\xa9tences cl\xc3\xa9s
\xef\x82\xb7 Baccalaur\xc3\xa9at en marketing, en publicit\xc3\xa9, en gestion des affaires ou dans une discipline connexe
\xef\x82\xb7 De 3 \xc3\xa0 5 ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience en marketing ou dans une fonction connexe en agence ou dans un
service interne de marketing et de communication
\xef\x82\xb7 Exp\xc3\xa9rience privil\xc3\xa9gi\xc3\xa9e dans l\xe2\x80\x99industrie des soins de sant\xc3\xa9
\xef\x82\xb7 Exp\xc3\xa9rience en gestion de projets
\xef\x82\xb7 Excellentes aptitudes en gestion de projets et en organisation
\xef\x82\xb7 Excellentes aptitudes pour la communication orale et \xc3\xa9crite
\xef\x82\xb7 Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 \xc3\xa9tablir des priorit\xc3\xa9s et \xc3\xa0 trouver un \xc3\xa9quilibre en travaillant sur de multiples projets en
m\xc3\xaame temps
\xef\x82\xb7 \xc3\x80 l\xe2\x80\x99aise avec les outils de gestion de projets sur le Web (Veeva, Vault)
\xef\x82\xb7 Excellente connaissance de la suite Office de Microsoft
\xef\x82\xb7 Approche ax\xc3\xa9e sur les r\xc3\xa9sultats, proactivit\xc3\xa9, esprit de coop\xc3\xa9ration et capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler de
fa\xc3\xa7on autonome
\xef\x82\xb7 Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler dans un milieu au rythme rapide (num\xc3\xa9rique)\xef\x82\xb7 Comp\xc3\xa9tences en r\xc3\xa9solution de probl\xc3\xa8mes
\xef\x82\xb7 Flexibilit\xc3\xa9, capacit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99adaptation au changement dans un environnement de travail et un march\xc3\xa9
en \xc3\xa9volution rapide
\xef\x82\xb7 Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 \xc3\xa9tablir des relations et \xc3\xa0 travailler avec plusieurs types d\xe2\x80\x99intervenants

T\xc3\xa2ches de supervision: Aucune

Veuillez envoyer votre curriculum vitae \xc3\xa0 / Please send your cv to:

Chantale.painchaud@axxelhr,com

Axxel HR