Job Description

Version francaise ci-dessous.

ORGANIZATION:

Pathways to Education Canada

POSITION:

Programs Coordinator - Bilingual

REPORTING TO:

Director, Programs

JOB TYPE:

Permanent, Full Time

LOCATION:

Toronto, Ontario (Hybrid: on-site 2 days/week)

WEBSITE:

www.pathwaystoeducation.ca

Programs Coordinator at Pathways to Education Canada

We're looking for someone who can change the paradigm for youth living in poverty in Canada. Someone who enjoys building partnerships, making an impact, and working with energetic, high-performing teams. Is that you? Pathways to Education is a national, charitable organization breaking the cycle of poverty through education. Its award-winning program is creating positive social change by supporting youth living in low- income communities to overcome barriers to education, graduate from high school, and build the foundation for a successful future. Through the collective power of partnerships, Pathways to Education's innovative program is preparing youth for tomorrow.

The Opportunity

In the dynamic role of Programs Coordinator, you'll be the go-to person for executing and tracking key administrative tasks that support our most critical business processes -- from tracking contractual commitments and managing scholarship exports to helping drive important organizational initiatives forward.You'll also play a pivotal role in triaging internal and external inquiries, ensuring questions are answered promptly or escalated to the right people when needed. Additionally, you'll help keep our workspace functioning efficiently by taking care of essential office management duties.If you're someone who enjoys being at the center of it all, keeping things organized, and making a positive impact every day -- we'd love to meet you!

What You'll Do

Support the implementation, tracking, and documentation of program agreements and funder contracts (e.g., Quebec school boards) and maintain accurate signatory records Prepare and export student scholarship files by deadline, ensure file accuracy Address and track related inquiries from Program Partners and escalate as needed. Triage external program-related inquiries, respond to standard questions, escalate or redirect when required, and track inquiry trends to identify opportunities for improvement. Maintain and update electronic contact and distribution lists in collaboration with other departments and help improve the list management process to ensure timely and accurate updates. Coordinate small projects and support larger initiatives by tracking tasks, maintaining schedules in project management tools, and assisting with team travel, meeting, and event planning while staying within budget. Prepare briefing documents for team travel, develop and update annual engagement plans with input from the team, and ensure alignment with organizational activities in coordination with Marketing & Communications. Provide general office administrative support to the Executive Assistant and team, manage meeting calendars, organize shared drive content, update access permissions, and participate in working teams as assigned. Additional administrative duties as needed, based on your training, experience, and interest in learning new skills.

What You Bring

1 to 3 years of practical experience in a business administration or similar role Completion of secondary school diploma and community college program in a related field, or an additional 2 years' work experience in a related field. Effective communication skills, written and verbal Customer service oriented when working with external partners and other stakeholders Quickly adopts tools, technologies, and software applications to gain efficiencies and consistency in delivering desired outcomes Strong administration skills including attention to detail and time management. Ability to work under pressure to meet sometimes competing deadlines Effective in working in both a project and cross-functional environment Diligence and accuracy Ability to solve problems and articulate appropriate actions to resolve issues Strong collaborator Understanding and working knowledge of contract administration would be an asset Fluent in English and French.

What We Offer

Competitive salary Generous vacation and health benefits package. Group RRSP program. An exciting opportunity to be part of a leading not-for-profit dedicated to excellence and impact. A collaborative work environment with a culture of innovation. Opportunities for learning and professional development.
To confidentially explore this opportunity, please submit a

cover letter and resume

using the online application at https://pathwaystoeducation.applytojobs.ca/programs/39830. Applications will be accepted until

July 18, 2025 by 5:00pm

. Pathways to Education thanks all applicants for their interest. Due to volume, only those who qualify for an interview will be contacted. Pathways to Education is committed to fostering a diverse work environment, one that is inclusive of different races, ethnic origin, citizenship, gender identity, gender expression, sexual orientation, ages, family status, disability status, and intersectional identities. All interested candidates are encouraged to apply and advise us of any accommodations or supports needed to ensure fair and equitable access throughout the recruitment and selection process. _________________________________________

ORGANISME : Passeport pour ma reussite Canada

POSTE : Coordonnatrice ou coordonnateur de programmes

SUPERIEUR : Directeur, Programmes

LIEU : Toronto, Ontario (actuellement en teletravail)

SITE WEB : www.passeportpourmareussite.ca

Coordonnatrice ou coordonnateur de programmes a Passeport pour ma reussite Canada

Nous sommes a la recherche d'une personne capable de changer le paradigme pour les jeunes vivant dans la pauvrete au Canada. Nous cherchons quelqu'un qui aime etablir des partenariats, contribuer a changer les choses et travailler avec des equipes dynamiques et tres performantes. S'agit-il de vous?Passeport pour ma reussite est un organisme de bienfaisance national qui vise a briser le cycle de la pauvrete grace au pouvoir de l'education. Son programme prime cree un changement social positif en soutenant les jeunes issus de communautes a faible revenu pour leur permettre de surmonter des obstacles a l'education, d'obtenir leur diplome d'etudes secondaires et de jeter les bases de leur reussite future. Grace au pouvoir collaboratif des partenariats, le programme novateur Passeport pour ma reussite prepare les jeunes pour l'avenir.

Possibilite d'emploi

Dans le cadre de vos fonctions dynamiques de coordinatrice ou coordonnateur de programmes, vous serez la personne-ressource pour l'execution et le suivi des principales taches administratives a l'appui de nos processus operationnels les plus importants, qu'il s'agisse du suivi des engagements contractuels, de la gestion des exportations de dossiers de bourses d'etudes ou de la mise en oeuvre d'importantes initiatives organisationnelles.Vous jouerez egalement un role cle dans le triage des demandes internes et externes, en veillant a ce que les questions soient traitees rapidement ou transmises aux bonnes personnes, au besoin. De plus, vous contribuerez au bon fonctionnement de notre espace de travail en assumant les taches essentielles de gestion de bureau.Si vous aimez etre au coeur de tout cela, assurer une bonne organisation et avoir une incidence positive chaque jour, nous aimerions vous rencontrer!

Taches

Appuyer la mise en oeuvre, le suivi et la documentation des conventions de programmes et des contrats avec les bailleurs de fonds (p. ex. commissions scolaires du Quebec) et tenir a jour les dossiers des signataires avec des renseignements exacts. Preparer et exporter les dossiers de bourses d'etudes des eleves avant la date limite et s'assurer de leur exactitude. Repondre aux demandes de renseignements connexes des partenaires du programme et en faire le suivi, et les acheminer aux echelons superieurs, au besoin. Trier les demandes de renseignements externes liees aux programmes, repondre aux questions standard, acheminer les demandes aux echelons superieurs ou les rediriger, au besoin, et suivre les tendances en matiere de demandes de renseignements pour cerner les possibilites d'amelioration. Maintenir et mettre a jour les listes de personnes-ressources et de distribution electroniques en collaboration avec d'autres services, et contribuer a ameliorer le processus de gestion des listes pour assurer des mises a jour opportunes et exactes. Coordonner les petits projets et soutenir les initiatives de plus grande envergure en faisant le suivi des taches, en tenant a jour les calendriers dans les outils de gestion de projet et en participant a la planification des deplacements, des reunions et des evenements de l'equipe tout en respectant le budget. Preparer des documents d'information pour les deplacements de l'equipe, elaborer et mettre a jour les plans de mobilisation annuels en tenant compte des commentaires de l'equipe, et assurer l'harmonisation avec les activites organisationnelles en coordination avec le service Marketing et communications. Fournir un soutien administratif general de bureau a l'adjointe executive ou l'adjoint executif et a l'equipe, gerer les calendriers des reunions, organiser le contenu des lecteurs partages, mettre a jour les autorisations d'acces et participer aux equipes de travail selon les besoins. Taches administratives supplementaires au besoin, en fonction de votre formation, de votre experience et de votre interet a acquerir de nouvelles competences.

Exigences

1 a 3 annees d'experience pratique en administration des affaires ou dans un poste similaire. Diplome d'etudes secondaires et programme d'etudes collegiales dans un domaine connexe, ou 2 annees d'experience de travail supplementaire dans un domaine connexe. Bonnes aptitudes de communication orale et ecrite. Souci du service a la clientele dans le cadre de la collaboration avec des partenaires externes et d'autres parties prenantes. Capacite d'adopter rapidement des outils, des technologies et des logiciels d'application pour gagner en efficacite et obtenir les resultats souhaites de facon uniforme. Solides competences en administration, y compris le souci du detail et la gestion du temps. Capacite a travailler sous pression pour respecter des echeances parfois concurrentes. Capacite a travailler efficacement dans un environnement de projet et interfonctionnel. Diligence et exactitude. Capacite a resoudre des problemes et a formuler des mesures appropriees pour resoudre des problemes. Solide collaborateur. Comprehension et connaissance pratique de l'administration des contrats, un atout. Bilinguisme (francais et anglais), un atout important.

Ce que nous offrons

Un salaire concurrentiel. Plusieurs jours de conge et des avantages sociaux genereux. Un REER collectif. Une merveilleuse occasion de faire partie d'un organisme sans but lucratif de premier plan voue a l'excellence et au changement. Un environnement de travail collaboratif et novateur. Des occasions d'apprentissage et de perfectionnement professionnel.
Pour explorer cette possibilite en toute confidentialite, veuillez soumettre une

lettre de presentation et un curriculum vitae

en utilisant le formulaire de demande en ligne a l'adresse https://pathwaystoeducation.applytojobs.ca/programs/39830. Les candidatures seront acceptees jusqu'au

18 juillet 2025, avant 17 h 00

. Passeport pour ma reussite remercie toutes les personnes de leur interet. En raison du volume eleve de demandes, nous communiquerons seulement avec les personnes selectionnees pour une entrevue. Passeport pour ma reussite Canada s'engage a favoriser un milieu de travail diversifie et a accueillir des personnes de races, d'origines ethniques, de citoyennetes, d'identites de genre, d'expressions de genre, d'orientations sexuelles, d'ages, de situations familiales, de situations de handicap et d'identites croisees varies. Nous encourageons toutes les personnes interessees a deposer leur candidature et a nous aviser de toutes mesures d'adaptation ou de soutien necessaires afin que nous puissions assurer un acces equitable et juste tout au long du processus de selection et de recrutement.

Job Type: Permanent

Benefits:

Company events Dental care Employee assistance program Extended health care Life insurance Paid time off RRSP match
Flexible language requirement:

French not required
Schedule:

Monday to Friday
Work Location: Hybrid remote in Toronto, ON M5G 1Y8

Application deadline: 2025-06-15