Job Description

Payroll Benefits Specialist/Specialiste de la Paie et des Avantages Sociaux

We are Analytichem

At Analytichem we are looking for inquisitive individuals to help us build a global organization that enables our customers' science. Our products help customers make better measurements in analytical chemistry and microbiology. We create the highest quality reference materials for inorganic and organic analysis, culture media, laboratory consumables, and sample preparation equipment that supports the measurements that matter to everyday life.

Our customers enhance the global infrastructure by producing the critical materials needed to manufacture everything from electronics to roads. They safeguardthe environment, food, and water by testing for contaminants from heavy metals to bacteria. They are also forwardlooking, doing the R&D work needed to create the products that will support the needs of Industry 4.0 and the green economy.

We take pride in producing the best products that enable our customers to do the critical science that makes a difference in society. We are a global community with production sites across three continents and are building a diverse and inclusive workforce.

The Role:

As a Human Resources Specialist Payroll and Benefits, you will be the primary point of contact for payroll and benefits-related matters in Canada and will contribute to the smooth running of these critical business processes for our three group companies, which total approximately 100 employees. In this role, you will also provide operational and project support to Canadian employees and Human Resources, and assist Global Human Resources on various payroll and benefits-related matters.

What you'll do:

As the primary contact for payroll and benefits in Canada, you'll respond to inquiries from managers and employees regarding payroll concerns, plan provisions, benefits enrollment, insurance requests, deductions, status changes, and other general questions. You will enter, maintain, and/or process employee information, including hirings and terminations, position changes, employee hourly rates or wages, commissions, bonuses, or other compensation, holidays, garnishments, deductions, and withholdings, as well as changes of address or other information, into payroll systems accurately and in a timely manner. You will determine benefits eligibility and process enrollments, changes, and terminations, while providing required documentation through payroll and insurance providers to ensure proper recordkeeping and deductions. You will maintain employee benefits filing systems and ensure benefit changes are properly entered into the payroll system for payroll deductions. You will process biweekly payroll according to the company's payroll calendar, ensuring proper processing of tax deductions, benefits, garnishments, and other deductions. You will issue, or reissue, replacement checks or direct deposits, and/or perform off-cycle payrolls due to payroll errors, lost checks, or employee terminations. You will review and respond to unemployment insurance claims with appropriate documentation. You will verify the accuracy of monthly unemployment insurance statements. You will administer various employee benefit programs (i.e., group health, flexible spending accounts, dental and vision, RSP). You will facilitate the accurate and timely delivery of employer contributions and employee payroll deductions to providers, plan administrators, or other appropriate service providers, and reconcile monthly benefit statements for payment. You will process and administer all leave requests and disability-related paperwork: medical, disability. You will calculate missed benefit deductions for employees on leave and develop reimbursement plans upon the employee's return. You will support the annual benefits renewal process by providing employee census and other demographic data needed to obtain accurate quotes from benefits providers. You will propose creative solutions and recommendations for plan changes to better support our employee population. You will coordinate the annual open enrollment process, distribute all benefits enrollment materials, and conduct meetings designed to help employees obtain information and understand company benefits and other related incentive programs. You will conduct benefits orientation sessions for new employees. You will ensure the distribution of required notices to employees. You will advise and inform employees of changes and developments related to benefits, including eligibility, coverage, and provisions. You will complete records, reports, and other documents as needed to ensure compliance with federal and local payroll, wage and hour, and benefits laws and best practices. You will conduct internal audits of payroll and benefits systems. You will facilitate external audits by providing records and documentation to auditors. You will work with the HR team to provide HR reports and personnel statistics. You will support future HR harmonization projects on a global platform. Other duties as assigned.

Your Key Skills:

Qualifications:

High school diploma or equivalent. A bachelor's degree in accounting, human resources, or business administration is preferred. Professional certification (e.g., PHR, SHRM-CP, CEBS, or CPP) is strongly recommended.

Professional Experience:

3 to 5 years of practical experience in payroll and benefits administration. Canadian (Quebec) payroll experience is required. US payroll experience is an asset.

Communication Skills:

Fluency in English and French (oral and written) required. Ability to explain the complex "legal" aspects of benefits and payroll to employees in an understandable manner.

Software Knowledge:

Comfortable with the daily use of MS Office tools (Outlook, Word, PowerPoint). Advanced Excel skills (VLookup) strongly preferred. Experience with multiple automated payroll platforms and systems and HR system implementation is highly recommended.

Your qualities:

Accurate, autonomous, committed, flexible and open-minded. Strong problem-solving skills. Team player with a practical mentality.

Specialiste de la Paie et des Avantages Sociaux

AnalytiChem est une entreprise mondiale fondee en 2021 qui assiste les laboratoires d'essai analytique dans les marches industriels, environnementaux et des materiaux a collecter des donnees exploitables pour optimiser leur activite. Notre mission est de permettre la science de nos clients en fournissant une gamme de produits integres et orientes vers des solutions qui les aident a collecter leurs meilleures donnees.

Nous connaissons une croissance rapide, tant organiquement que par acquisition, avec huit entreprises dans le monde entier et ce nombre continue d'augmenter.

Nos marques incluent SCP Science, Chem Service, Bernd Kraft, OREAS, Chem-Lab, Northeast Laboratories et BioTRADING, et nous soutenons des clients dans une large gamme d'industries, allant de l'industrie a la sante animale en passant par l'environnement.

Notre equipe s'agrandit, et nous recherchons un Specialiste des Ressources Humaines - Paie et Avantages Sociaux. Le poste est base sur site a Baie-D'Urfe, Quebec.

Si vous recherchez un environnement de travail dynamique dans une organisation a croissance rapide ou vous pouvez faire une difference, AnalytiChem pourrait etre le defi que vous recherchez.

Le Role :

En tant que Specialiste Paie et Avantages Sociaux, vous serez le principal point de contact pour les questions relatives a la paie et aux avantages sociaux au Canada et contribuerez au bon fonctionnement de ces processus commerciaux essentiels pour nos trois societes du groupe, totalisant environ cent employes. Dans ce role, vous fournirez egalement un soutien operationnel et de projet aux employes canadiens et aux ressources humaines, et soutiendrez les ressources humaines mondiales sur divers sujets lies a la paie et aux avantages sociaux.

Ce que vous ferez :

En tant que contact principal pour la paie et les avantages au Canada, vous repondrez aux demandes des gestionnaires et des employes concernant les preoccupations liees aux cheques de paie, aux dispositions des regimes, aux inscriptions aux avantages, aux demandes d'assurance, aux deductions, aux changements de statut et a d'autres questions generales. Vous saisirez, maintiendrez et/ou traiterez les informations des employes, y compris les embauches et les licenciements, les changements de poste, les taux horaires ou les salaires des employes, les commissions, les primes ou autres compensations, les jours feries, les saisies, les deductions et retenues, ainsi que les changements d'adresse ou d'autres informations, dans les systemes de paie de maniere precise et dans les delais impartis. Vous determinerez l'admissibilite aux avantages et traiterez les inscriptions, les changements et les resiliations, tout en fournissant la documentation requise par le biais des fournisseurs de paie et d'assurance pour garantir un bon archivage et des deductions appropriees. Vous maintiendrez les systemes de classement des avantages des employes et veillerez a ce que les changements d'avantages soient correctement saisis dans le systeme de paie pour les deductions salariales. Vous traiterez la paie bihebdomadaire selon le calendrier de paie de l'entreprise, en veillant a un traitement correct des deductions fiscales, des avantages, des saisies et d'autres deductions. Vous emettrez, ou reemettrez, des cheques de remplacement ou des depots directs, et/ou effectuerez des paies hors cycle en raison d'erreurs de paie, de cheques perdus ou de licenciements d'employes. Vous examinerez et repondrez aux demandes d'assurance-chomage avec la documentation appropriee. Vous verifierez l'exactitude des etats mensuels d'assurance-chomage. Vous administrerez divers programmes d'avantages pour les employes (c'est-a-dire, sante collective, comptes de depenses flexibles, soins dentaires et visuels, RSP). Vous faciliterez la livraison precise et rapide des contributions de l'employeur et des deductions salariales des employes aux prestataires, aux administrateurs de regime ou a d'autres prestataires de services appropries, et vous reconcilierez les etats mensuels des avantages pour le paiement. Vous traiterez et administrerez toutes les demandes de conge et la paperasse liee a l'invalidite : medicale, invalidite. Vous calculerez les deductions d'avantages manquees pour les employes en conge et elaborerez des plans de remboursement lors du retour de l'employe. Vous soutiendrez le processus annuel de renouvellement des avantages en fournissant un recensement des employes et d'autres donnees demographiques necessaires pour obtenir des devis precis aupres des fournisseurs d'avantages. Vous proposerez des solutions creatives et des recommandations pour les changements de regime afin de mieux soutenir notre population d'employes. Vous coordonnerez le processus annuel d'inscription ouverte, distribuerez tous les documents d'inscription aux avantages, et organiserez des reunions concues pour aider les employes a obtenir des informations et a comprendre les avantages offerts par l'entreprise et d'autres programmes d'incitation connexes. Vous animerez des seances d'orientation sur les avantages pour les nouveaux employes. Vous veillerez a la distribution des avis requis aux employes. Vous conseillerez et informerez les employes des changements et des developpements lies aux avantages, y compris l'admissibilite, la couverture et les dispositions. Vous completerez les dossiers, les rapports et d'autres documents selon les besoins pour garantir la conformite avec les lois federales et locales sur la paie, les salaires et les heures, ainsi que sur les avantages, et les meilleures pratiques. Vous effectuerez des audits internes des systemes de paie et des avantages. Vous faciliterez les audits externes en fournissant des dossiers et de la documentation aux auditeurs. Vous travaillerez avec l'equipe RH pour fournir des rapports RH et des statistiques sur le personnel. Vous soutiendrez les projets futurs d'harmonisation des RH sur une plateforme mondiale. Autres taches assignees.

Vos competences principales:

Qualifications :

Diplome de fin d'etudes secondaires ou equivalent. Un baccalaureat en comptabilite, ressources humaines ou administration des affaires est prefere. Une certification professionnelle (par exemple, PHR, SHRM-CP, CEBS ou CPP) est fortement recommandee.

Experience professionnelle :

3 a 5 ans d'experience pratique en administration de la paie et des avantages. Une experience en paie canadienne (Quebec) est requise. Une experience en paie des Etats-Unis est un atout.

Competences en communication

: Maitrise de l'anglais et du francais (oral et ecrit) requise. Capacite a expliquer le "juridique" complexe des avantages et de la paie aux employes de maniere comprehensible.

Connaissances en logiciels :

A l'aise avec l'utilisation quotidienne des outils MS Office (Outlook, Word, PowerPoint). Connaissances avancees en Excel (V-Lookup) fortement preferees. Experience avec plusieurs plateformes et systemes de paie automatises et d'implementation de systemes RH est fortement recommandee.

Vos qualites:

Precis, autonome, engage, flexible et ouvert d'esprit. Fortes competences en resolution de problemes. Esprit d'equipe avec une mentalite pratique.
Job Type: Full-time

Pay: Up to $85,000.00 per year

Benefits:

Disability insurance Extended health care Life insurance On-site parking Tuition reimbursement
Ability to commute/relocate:

Baie-d'urfe, QC H9X 4B6: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Education:

Bachelor's Degree (required)
Experience:

Payroll: 2 years (required) Benefits administration: 2 years (required)
Language:

English (required) French (required)
Work Location: In person