Job Description

Compensation Pay Range:
$25.26-$31.04
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Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers - all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named Canada's best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARYPatient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance with EMPI registration standards Scan referrals into Epic with appropriate naming convention Create new patient profiles in EPIC Train clerical staff to clinics and on Epic Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety. Perform work in accordance with CHEO privacy and confidentiality policies. Coordinates, under the direction of the Clinical Manager or delegate, the non-nursing functions of the unit Performs receptionist duties, in directing visitors and maintaining Hospital communication systems. Maintains patient charts and other records. Ensures that patient identification and demographic data is accurate, i.e. tags and room numbers on beds, doors, kardex, ID bands and addressograph plaque coincide. Performs data entry of patient completed questionnaires. Maintains patient information logs and coordinates rounds sheets. Liaises with Housekeeping and Physical Plant and arranges for maintenance of equipment and appliances. Receives all incoming mail and distributes accordingly. Participates in continuous improvement activities. Other related duties as determined by unit demands, and/or as requested by Clinical Manager or delegate

QUALIFICATIONSCriminal Record Check (Essential) Secondary School Graduation Diploma (Essential) Bilingualism (English/French) (Essential) Approximately 6 months of related experience (Essential) Knowledge of computer software (Epic, Sunrise, Outlook) (Essential) Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred) Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred) Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred) Experience in managing order work queues (Preferred) Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred) Experience using in basket communication in Epic (Preferred) Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential) Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential) Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential) Deal effectively with internal and external customers (Essential)
Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous etes actuellement un employe du CHEO ayant acces a Workday, veuillez postuler a cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succes a ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de cloture annoncee dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est recue.
Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les Anichinabes vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matiere de sante pediatrique et compte plus de 6 500 employes, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des benevoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents a mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grace a des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passe d'un hopital de soins actifs du 20e siecle a un systeme de sante integre du 21e siecle pour enfants et jeunes. Classe dans le premier un pour cent des hopitaux canadiens pour la numerisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'education pour faire progresser les soins sans discontinuite la ou ils sont necessaires, et ce, de maniere et aux endroits appropries. L'Institut de recherche du CHEO se consacre a la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problemes de sante des enfants. CHEO a ete nomme meilleur employeur en soins de sante au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classe deuxieme parmi les hopitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annees consecutives. Pour la 14eme annee consecutive, les redacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la region de la capitale nationale. Chaque annee, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Quebec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.
RESUME DES FONCTIONSInscrire les patients dans le logiciel Cadence (Epic Hyperspace) en conformite avec les normes d'inscription EMPI. Scanner les renvois dans Epic en utilisant la convention nominale appropriee. Creer le profil des nouveaux patients dans Epic. Former le personnel de bureau aux cliniques et a Epic. Accomplir le travail conformement a la Loi sur la sante et la securite au travail et a son Reglement ainsi qu'a toutes les politiques et procedures du CHEO et de ses services en matiere de sante et de securite au travail. Accomplir son travail conformement aux politiques sur la confidentialite des renseignements personnels du CHEO. Sous la direction de la gestionnaire clinique ou de son delegue ou sa deleguee, coordonner les fonctions non infirmieres de l'Unite ; Effectuer des taches de receptionniste en orientant les visiteurs et en s'occupant des systemes de communication de l'Hopital ; Tenir a jour les dossiers medicaux des patients et les autres dossiers ; Veiller a ce que les donnees d'identification et demographiques sur les patients soient exactes (c.-a-d. veiller a ce que les etiquettes et les numeros de chambre affiches sur les lits, sur les portes, sur les fichiers kardex, sur les bracelets d'identite et sur les plaques-adresse soient les memes) ; Effectuer la saisie des questionnaires remplis par les patients ; Tenir a jour les journaux d'informations des patients et coordonner les feuilles des tournees ; Assurer la liaison avec les equipes d'entretien menager et de services techniques et organiser l'entretien des equipements et des appareils ; Recevoir tout le courrier et le distribuer correctement ; Participer a des activites d'amelioration continue ; Accomplir d'autres taches connexes selon les besoins de l'unite ou selon les instructions de la gestionnaire clinique ou de son delegue ou de sa deleguee.

QUALIFICATIONSVerification du casier judiciaire (VCJ) (Essentiel) Diplome d'etudes secondaires ou collegiales (Essentiel) Bilinguisme (francais et anglais) (Essentiel) Environ six (6) mois d'experience connexe (Essentiel) Connaissances des logiciels (Epic, Sunrise, Outlook) (Essentiel) Experience de travail dans un environnement clinique en direct sur Epic ambulatoire (Preferable) Experience en admission de patients avec Cadence (Epic) (Preferable) Experience en creation, revision, numerisation et en planification des demandes de service (Preferable) Experience en gestion des files d'attente pour des commandes de travaux (Preferable) Experience dans la gestion des sorties des patients, y compris les suivis et les rappels (Preferable) Experience en utilisation de la communication entrante dans Epic (Preferable) Capacite d'assurer l'accomplissement des taches en temps voulu en ajustant les priorites en fonction des besoins (Essentiel) Capacite d'adaptation aux changements pour repondre aux exigences de l'organisme (Essentiel) Communiquer de maniere efficace et concise, a l'oral et a l'ecrit (Essentiel) Traiter efficacement avec les clients internes et externes (Essentiel)
Veuillez noter vous serez represente par le syndicat La Federation Ontarienne Des Travailleurs De La Sante, LIUNA Local 3000.

A partir du 29 mars 2021, CHEO menera un processus de preselection et d'evaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varies et multidimensionnels tels qu'un test ecrit, un examen pratique ou une autre evaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et preferees peuvent etre testes.
La validation du bilinguisme (francais-anglais) se fera au moyen d'une evaluation des competences linguistiques menee par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.
Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines a TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements recus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traites conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario.
CHEO s'engage a offrir un environnement securitaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformement a cet engagement, tous les candidats doivent etre entierement vaccines contre la COVID-19 pour etre consideres comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de benevole. Les candidats sont egalement fortement encourages a recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour eviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la presentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complete doit etre fournie, ou la presentation de documents justificatifs d'une contre-indication medicale valide ou d'une autre consideration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.