Open Date
Apr 05 2023 - 08:00:00 AM
Close Date
Apr 11 2023 - 11:59:00 PM


Position Title
Patient Service Clerk, Emergency \xe2\x80\x93 Full Time (0.8) / Commis des services aux patients, USP de l\xe2\x80\x99urgence - \xc3\xa0 temps plein (0,8)
Posting Type
LiUNA


Posting Status
Active
Position Length
Full Time (0.8) / \xc3\xa0 temps plein (0,8)


Department Group

Hours per Week



Department
Emergency care / Soins d\xe2\x80\x99urgence
Openings
1


Education
Secondary School Diploma / Dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes secondaires
Company
CHEO




Location
Ottawa
Competition
23-460


Salary Range
$ 21.91 to/\xc3\xa0 $ 26.92 per hour / par heure

Description

POSITION SUMMARY The Patient Service Clerk schedules patient appointments and registers patients; prepares patient charts; maintains patient lists; verifies billing slips; maintains inventory and performs other clerical tasks. MAIN RESPONSIBILITIES Patient Registration:

• Create new patient profiles in EPIC
• Patient registration in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance to registration standards

Referral Management

• Input electronic referrals in Epic Referral Management and update referrals according to triage
• Scan referrals into Epic with appropriate naming convention

Patient Scheduling

• Schedule new patients from workqueues according to priority and wait times.
• Schedule return patients from recall list and follow-up workqueues according to required follow-up date
• Schedule interpreters for families as required
• Schedule clinic orders and manage order workqueues

Clinic check-ins

• Greet patient and parent(s). Verify demographic information in accordance to registration procedures.
• Interpret MOH Eligibility and make updates in patient record accordingly
• Collect self-pay payment and complete Fee For Service form
• Collect fees as required

Clinic check-outs

• Complete check-outs and schedule follow up appointments or put patients on recall lists/ workqueues

Monitoring patient lists and workqueues

• Monitor all workqueues and recall lists associated within primary area of work to ensure quality and advise supervisor of outliers and changes to the waitlist
• In consultation with clinical staff , implement visit cancellation and rebooking,

Patient and family centered care

• Receive incoming telephone calls and respond to patient inquiries. Contact clinic physicians, nurses and allied health team members as appropriate to manage inquiries.
• Communication with clinical team through Inbasket
• Telephone communication and telephone messaging within CHEO established policies/procedures
• Telephone pre-visit screening for infection control
• Utilize Epic to notify clinicians of patient arrival
• Appointment confirmation and follow-up from automated system
• Patient/family direction and public relation
• Direct patients/families to a designated location within the hospital

Supporting clinic operations

• Request patient files from medical records, as appropriate.
• Ensure that progress notes and sheets are available and stamped with the right date, where required.
• Pick up patient charts in medical records on a daily basis, where required. Ensure that all charts are available and request missing ones.
• Maintain an inventory of stock.
• Maintain filing. Ensure orders with notes are filed. Locate old charts as appropriate.
• Maintenance and ordering of clinic supplies.
• Facilitation of clerical duties related to equipment repairs including filling of special form and taking the equipment to the appropriate location
• Retrieve labels for specimens.

Training and Orientation

• Orientation of volunteers
• Orientation of clerical staff to clinics and on Epic

Adherence to policies, procedures and standards

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform work in accordance to CHEO privacy and confidentiality policies
• Perform work in accordance to Epic training and documented standards
• Attend staff meetings when scheduling allows and review circulated minutes
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• Secondary School Graduation Diploma (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Essential)
• Approximately 6 months of related experience (Essential)
• Knowledge of computer software (Epic, Sunrise, Outlook,) (Essential)
• Experience working in a clinical environment live on Epic Ambulatory (Preferred)
• Experience in patient registration using Cadence (Epic) (Preferred)
• Experience in creating, editing, scanning and scheduling referrals (Preferred)
• Experience in managing order workqueues (Preferred)
• Experience in patient check outs including follow ups and recall management (Preferred)
• Experience using inbasket communication in Epic (Preferred)
• Ability to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required (Essential)
• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)
• Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)
• Deal effectively with internal and external customers (Essential)

• Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,000 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Every year, CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, Western Quebec, Nunavut, and Northern Ontario. Across Canada and the world CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. CHEO is also recognized for excelling in our work delivering world-class care to children, youth and their families. Over the years, CHEO has been selected time and again as an organization that leads and innovates in the ways we support our staff and our community. These tributes are a testament to the passion and dedication of our exceptional staff, medical staff, learners and volunteers .
R\xc3\x89SUM\xc3\x89 DES FONCTIONS Le ou la commis des services aux patients inscrit les patients et leur fixe des rendez-vous. Il ou elle pr\xc3\xa9pare les dossiers des patients, met \xc3\xa0 jour les listes de patients, v\xc3\xa9rifie les fiches de facturation, renouvelle les stocks et effectue d\xe2\x80\x99autres t\xc3\xa2ches de bureau. RESPONSABILIT\xc3\x89S PRINCIPALES Inscription des patients :

• Cr\xc3\xa9er de nouveaux profils de patients dans EPIC
• Inscription des patients dans Cadence (Hyperespace de EPIC) conform\xc3\xa9ment aux normes d\xe2\x80\x99inscription

Gestion des demandes de services

• Saisir les demandes de services \xc3\xa9lectroniques dans Epic et mettre \xc3\xa0 jour ces demandes de services selon le triage
• Num\xc3\xa9riser les demandes de services dans Epic selon la convention d\xe2\x80\x99attribution de nom appropri\xc3\xa9e

Rendez-vous des patients

• Attribuer des rendez-vous aux nouveaux patients des files d\xe2\x80\x99attente selon la priorit\xc3\xa9 et les temps d\xe2\x80\x99attente
• Attribuer des rendez-vous aux patients qui reviennent \xc3\xa0 partir de la liste de rappel et des files d\xe2\x80\x99attente pour des suivis selon la date de suivi requise
• Planifier les services d\xe2\x80\x99interpr\xc3\xa9tation pour les familles au besoin
• Planifier les commandes de la clinique et g\xc3\xa9rer les files d\xe2\x80\x99attente des commandes

Inscription \xc3\xa0 la clinique

• Accueillir les patients et leurs parents. V\xc3\xa9rifier les informations d\xc3\xa9mographiques conform\xc3\xa9ment aux proc\xc3\xa9dures d\xe2\x80\x99inscription
• Interpr\xc3\xa9ter les conditions d\xe2\x80\x99admissibilit\xc3\xa9 du minist\xc3\xa8re de la Sant\xc3\xa9 et mettre \xc3\xa0 jour les dossiers des patients en cons\xc3\xa9quence
• Collecter les auto-paiements et remplir le formulaire relatif aux frais de service
• Recueillir les frais au besoin

Sorties de la clinique

• Compl\xc3\xa9ter les sorties et planifier les rendez-vous de suivi ou mettre les patients sur des listes de rappel/des listes d\xe2\x80\x99attente

Surveiller les listes de patients et les files d\xe2\x80\x99attente

• Surveiller toutes les files d\xe2\x80\x99attente et les listes de rappel associ\xc3\xa9es au domaine de travail principal afin de garantir la qualit\xc3\xa9 et d\xe2\x80\x99informer le superviseur des cas particuliers et des modifications apport\xc3\xa9es \xc3\xa0 la liste d\xe2\x80\x99attente
• En consultation avec le personnel clinique, mettre en \xc5\x93uvre les annulations et changements de rendez-vous

Soins centr\xc3\xa9s sur le patient et la famille

• Recevoir les appels t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques entrants et r\xc3\xa9pondre aux demandes des patients. Communiquer avec les m\xc3\xa9decins de la clinique, les infirmi\xc3\xa8res, infirmiers et les membres de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe param\xc3\xa9dicale, selon le cas, pour g\xc3\xa9rer les demandes de renseignements
• Communiquer avec l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe clinique par la boite d\xe2\x80\x99arriv\xc3\xa9e du courrier
• Communiquer par t\xc3\xa9l\xc3\xa9phone ou messagerie t\xc3\xa9l\xc3\xa9phonique dans le cadre des politiques/proc\xc3\xa9dures \xc3\xa9tablies de CHEO
• Effectuer par t\xc3\xa9l\xc3\xa9phone un filtrage avant la visite pour le contr\xc3\xb4le des infections
• Utiliser Epic pour informer les cliniciens de l\xe2\x80\x99arriv\xc3\xa9e du patient
• Confirmer les rendez-vous et effectuer un suivi \xc3\xa0 partir d\xe2\x80\x99un syst\xc3\xa8me automatis\xc3\xa9
• Diriger les patients/familles et g\xc3\xa9rer les relations publiques
• Diriger les patients/familles vers des endroits pr\xc3\xa9cis dans l\xe2\x80\x99h\xc3\xb4pital

Soutenir les op\xc3\xa9rations de la clinique

• Demander les dossiers des patients aux archives m\xc3\xa9dicales, le cas \xc3\xa9ch\xc3\xa9ant
• S\xe2\x80\x99assurer que les notes de progr\xc3\xa8s et les feuilles sont disponibles et sont estampill\xc3\xa9es de la bonne date, le cas \xc3\xa9ch\xc3\xa9ant
• Prendre au quotidien les dossiers des patients aux archives m\xc3\xa9dicales, si n\xc3\xa9cessaire. S\xe2\x80\x99assurer que tous les dossiers sont disponibles et demander ceux qui manquent
• Maintenir un inventaire des stocks
• Maintenir des dossiers. S\xe2\x80\x99assurer que les commandes et notes sont class\xc3\xa9es. Localiser les anciens dossiers, le cas \xc3\xa9ch\xc3\xa9ant
• Maintenir et commander les fournitures de la clinique
• Faciliter l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution des t\xc3\xa2ches de bureau li\xc3\xa9es \xc3\xa0 la r\xc3\xa9paration du mat\xc3\xa9riel, notamment remplir des formulaires sp\xc3\xa9ciaux ainsi que la livraison du mat\xc3\xa9riel au lieu appropri\xc3\xa9
• R\xc3\xa9cup\xc3\xa9rer les \xc3\xa9tiquettes pour les pr\xc3\xa9l\xc3\xa8vements

Formation et orientation

• Orientation des b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles
• Orientation du personnel de bureau sur les cliniques et sur Epic

Respecter les politiques, proc\xc3\xa9dures et normes

• Accomplir le travail conform\xc3\xa9ment \xc3\xa0 la Loi sur la sant\xc3\xa9 et la s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 au travail et \xc3\xa0 son R\xc3\xa8glement ainsi qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 toutes les politiques et proc\xc3\xa9dures de CHEO et de ses services en mati\xc3\xa8re de sant\xc3\xa9 et de s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 au travail
• Accomplir son travail conform\xc3\xa9ment aux politiques sur la confidentialit\xc3\xa9 des renseignements personnels de CHEO
• Effectuer les t\xc3\xa2ches conform\xc3\xa9ment \xc3\xa0 la formation sur Epic et aux normes document\xc3\xa9es
• Assister aux r\xc3\xa9unions du personnel lorsque le calendrier le permet et examiner les proc\xc3\xa8s-verbaux distribu\xc3\xa9s
• Accomplir d\xe2\x80\x99autres t\xc3\xa2ches \xc3\xa0 la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• V\xc3\xa9rification du casier judiciaire (Essentiel)
• Dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes secondaires (Essentiel)
• Bilinguisme (fran\xc3\xa7ais et anglais) (Essentiel)
• Environ 6 mois d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans un environnement connexe (Essentiel)
• Exp\xc3\xa9rience de travail dans un milieu clinique qui utilise Epic Ambulatory (Pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable)
• Comp\xc3\xa9tences en informatique (Epic, Sunrise, Outlook) (Essentiel)
• Exp\xc3\xa9rience de l\xe2\x80\x99inscription des patients en utilisant Cadence (Epic) (Pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable)
• Exp\xc3\xa9rience de la cr\xc3\xa9ation, la modification, le scanning et l\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablissement des horaires des patients r\xc3\xa9f\xc3\xa9r\xc3\xa9s (Pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable)
• Exp\xc3\xa9rience de la gestion des ordres de priorit\xc3\xa9 de commandes (Pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable)
• Exp\xc3\xa9rience de la gestion des cong\xc3\xa9s des patients y compris les suivis et la gestion des rappels (Pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable)
• Exp\xc3\xa9rience de l\xe2\x80\x99utilisation de la boite d\xe2\x80\x99arriv\xc3\xa9e du courrier dans Epic (Pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable)
• Capacit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99assurer l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution rapide de t\xc3\xa2ches en modifiant ses priorit\xc3\xa9s comme exig\xc3\xa9es (Essentiel)
• Capacit\xc3\xa9 de s\xe2\x80\x99adapter aux changements afin de satisfaire les besoins de l\xe2\x80\x99organisme (Essentiel)
• Communiquer d\xe2\x80\x99une mani\xc3\xa8re efficace et concise, autant verbalement que par \xc3\xa9crit (Essentiel)
• Traiter efficacement avec les clients de l\xe2\x80\x99interne et de l\xe2\x80\x99ext\xc3\xa9rieur. (Essentiel)

• Veuillez noter vous serez repr\xc3\xa9sent\xc3\xa9 par le syndicat La F\xc3\xa9d\xc3\xa9ration Ontarienne Des Travailleurs De La Sant\xc3\xa9, LIUNA Local 3000.

CHEO valorise la diversit\xc3\xa9 et est un employeur qui souscrit au principe de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9galit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s. Nous nous sommes engag\xc3\xa9s \xc3\xa0 fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commen\xc3\xa7ant par le processus d\xe2\x80\x99embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifi\xc3\xa9s. Si vous avez besoin de mesures d\xe2\x80\x99adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines \xc3\xa0 jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements re\xc3\xa7us concernant les mesures d\xe2\x80\x99adaptation resteront confidentiels et seront trait\xc3\xa9s conform\xc3\xa9ment \xc3\xa0 la Loi sur l\xe2\x80\x99accessibilit\xc3\xa9 pour les personnes handicap\xc3\xa9es de l\xe2\x80\x99Ontario. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu\xe2\x80\x99avec celles qui seront convoqu\xc3\xa9es \xc3\xa0 une entrevue. La validation du bilinguisme (fran\xc3\xa7ais-anglais) se fera au moyen d\xe2\x80\x99une \xc3\xa9valuation des comp\xc3\xa9tences linguistiques men\xc3\xa9e par un fournisseur externe. CHEO est l\xe2\x80\x99un des rares chefs de file mondiaux autonomes en mati\xc3\xa8re de sant\xc3\xa9 p\xc3\xa9diatrique et il compte pr\xc3\xa8s de 4 000 membres du personnel et m\xc3\xa9decins qui se consacrent \xc3\xa0 aider les enfants et les adolescents \xc3\xa0 vivre une belle vie. Chaque ann\xc3\xa9e, CHEO aide plus de 500 000 enfants et adolescents de l\xe2\x80\x99est de l\xe2\x80\x99Ontario, de l\xe2\x80\x99ouest du Qu\xc3\xa9bec, du Nunavut et du nord de l\xe2\x80\x99Ontario. Partout au Canada et dans le monde, CHEO continue d\xe2\x80\x99\xc3\xaatre s\xc3\xa9lectionn\xc3\xa9 par des concours locaux, nationaux et internationaux mettant en vedette les employeurs qui dirigent leur secteur en offrant des milieux de travail exceptionnels \xc3\xa0 leurs employ\xc3\xa9s. CHEO est \xc3\xa9galement reconnu pour son excellence dans son travail de prestation de soins de classe mondiale aux enfants, aux jeunes et \xc3\xa0 leurs familles. Au fil des ans, CHEO a \xc3\xa9t\xc3\xa9 choisi \xc3\xa0 maintes reprises comme organisation qui dirige et innove dans la fa\xc3\xa7on dont nous appuyons notre personnel et notre communaut\xc3\xa9. Ces hommages t\xc3\xa9moignent de la passion et du d\xc3\xa9vouement et du caract\xc3\xa8re exceptionnel de nos employ\xc3\xa9s, de notre personnel m\xc3\xa9dical, de nos apprenants et de nos b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles.


When applying for a position, please sign in using your account email and password. If you do not already have an account, please click on the \xe2\x80\x9cDon\xe2\x80\x99t Have an Account?\xe2\x80\x9d link found on the sign in page. Please note that all applicants will need to create an account in order to apply for positions.