Job Description

JOB DESCRIPTION

Posting #RI-25-045

Posting Period - From October 2 - 16, 2025

TITLE: Paralegal, Law Clerk or Contract Administrator

Office of Research Services, Research Contracts

New Position

TERM:

Full time (1.0 FTE), Permanent

SALARY:

Will be commensurate with skills and experience

REPORTS TO:

Senior Legal Counsel, Alexandra Jones

Children's Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. ("CHEO RI") is the research arm of the Children's Hospital of Eastern Ontario - Ottawa Children's Treatment Centre ("CHEO") and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate opportunity for a Paralegal, Law Clerk or Contracts Administrator.

We are looking for a highly motivated, proactive individual to provide contract-related support and services to our research teams. This individual will manage their own roster of internal clients and will handle contract files from intake through to signature, including by drafting/reviewing, negotiating and administering research agreements. The ideal candidate will have strong organizational skills, a keen eye for detail, and the ability to work collaboratively across departments and with other organizations.

RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the Senior Legal Counsel, responsibilities will include:

Reviewing, drafting, negotiating and administering clinical trial agreements, confidential disclosure agreements, data transfer agreements, fund transfer agreements, grant agreements, collaborative partnership agreements, registry/network agreements, licence agreements and other inter-institutional agreements with industry partners/private sector companies (including pharmaceutical and medical device companies), funding agencies, and Canadian and international research institutions and consortiums; Drafting and revising standard contract templates, with a view to continuous improvement. Collaborating with research, finance, and compliance teams (among others) to ensure contract alignment with institutional policies and regulatory requirements. Providing advice, support and guidance to researchers and administrators with regards to research contracts; Preparing contract summaries identifying key risks related to research contracts to enable legal counsel and members of the management team to make informed decisions with respect to approval; Coordinating with internal stakeholders to facilitate approvals, and managing the signature process; Maintaining and updating the contract management system, ensuring the accurate tracking of contract processes and deadlines; Leading and/or participating in projects (departmental, corporate and inter-institutional) to improve the efficiency of the contract review and negotiation process; and, Perform other related duties as assigned by supervisor

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

Minimum of three years experience in the legal profession as a certified paralegal, a law clerk or a contracts administrator. Team player who takes initiative and work independently; Excellent organizational, analytical and problem-solving skills; Strong interpersonal and communication skills, with a client service orientation; Ability to set priorities with competing and shifting demands; Experience managing expectations in a high-volume environment; Willingness to learn and adapt to new policies, procedures and requirements; and Experience using computer systems and software, such as the Microsoft Office 365 suite and comfort operating in a paperless environment (e.g. electronic document storage and management).

ASSETS:

Experience in corporate and commercial law; Knowledge of statutes, regulations, policies and guidelines governing the conduct of human research in Canada, and familiarity with Canadian, US and international guidelines as they apply to clinical trial management (e.g. Canada's Food and Drugs Act and its regulations, Ontario's Personal Health Information Protection Act, 2004*, principles of the International Conference on Harmonization's Good Clinical Practices, Tri-Council Policy Statement: Ethical Conduct for Research Involving Humans, etc.);
Experience in the drafting, review and negotiation of contracts; Background (educational or experience-based) in health, research, privacy and/or intellectual property law; and Working knowledge of Contract Management software.

WORKING CONDITIONS

Flexibility to work in a hybrid work model that would include both remote and on-site work.

OTHER REQUIREMENTS

Eligible to work in Canada; Compliance with CHEO RI's Universal COVID-19 Vaccination Policy; and Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to researchhr@cheo.on.ca.

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated will be at 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute - Human Resources Department

researchhr@cheo.on.ca

401 Smyth Road

Ottawa, ON, K1H 8L1, CANADA

DESCRIPTION DU POSTE

Numero de poste : RI-25-45

Periode d'affichage - du 2 octobre au 16 octobre, 2025

POSTE : Parajuriste, une assistante ou un assistant juridique ou un administrateur des contrats.

Bureau des services de recherche, contrats de recherche

Nouveau poste

DUREE :

Contrat a temps plein (1,0 ETP), pemanent

SALAIRE :

Le salaire sera proportionnel aux competences et a l'experience

RELEVE DE :

Conseillere juridique principale, Alexandra Jones

L'Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario (?IR de CHEO?) est l'organisme de recherche du Centre de traitements pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario situe a Ottawa (?CHEO?) et un institut affilie de l'Universite d'Ottawa. Nous reconnaissons qu'Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinabe vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. L'IR du CHEO rend egalement hommage a tous les peuples des Premieres Nations, des Inuits et des Metis, ainsi qu'a leurs precieuses contributions passees et presentes a ce territoire. CHEO est une institution et un milieu de travail que nous cherissons tant qui est largement reconnu pour etre une source de soutien dans notre collectivite. L'IR de CHEO travaille pour creer de nouvelles connaissances et de nouvelles preuves pour soutenir CHEO dans sa prestation de soins de classe mondiale a nos enfants. Notre mission a l'IR de CHEO est de mettre en relation des talents et des technologies exceptionnels, dans le but de mener des recherches permettant de changer la vie de chaque enfant, adolescent et famille de notre communaute et au-dela.

L'Institut de recherche du CHEO offre une occasion immediate pour une ou un parajuriste, une assistante ou un assistant juridique ou un administrateur des contrats.

Nous sommes a la recherche d'une personne tres motivee et proactive pour fournir du soutien et des services lies aux contrats a nos equipes de recherche. Cette personne sera appelee a gerer sa propre liste de clients internes et a traiter les dossiers de contrats de la reception a la signature, notamment en redigeant, en examinant, en negociant et en administrant des ententes de recherche. La personne ideale pour ce poste doit posseder de solides competences organisationnelles, un grand souci du detail et la capacite de travailler en collaboration avec les services et d'autres organismes.

RESPONSABILITES

Sous la supervision generale de la conseillere juridique principale ou du conseiller juridique principal, les responsabilites comprennent ce qui suit :

Passer en revue, rediger, negocier et administrer des ententes d'essais cliniques, de declaration confidentielle, de transfert de donnees, de transfert de fonds, de subvention, de partenariat collaboratif, de registre et de reseau, des contrats de licence et d'autres ententes interinstitutionnelles avec des partenaires de l'industrie et des entreprises du secteur prive (notamment des societes pharmaceutiques et de dispositifs medicaux), des organismes de financement, et des institutions de recherche et des consortiums canadiens et internationaux. Rediger et reviser des modeles de contrat normalises dans une optique d'amelioration continue. Collaborer avec les equipes de recherche, des finances et de conformite (entre autres) pour assurer l'harmonisation des contrats avec les politiques institutionnelles et les exigences reglementaires. Apporter des conseils, du soutien et de l'orientation au personnel de recherche et administratif en ce qui concerne les contrats de recherche. Preparer des resumes de contrat indiquant les principaux risques lies aux contrats de recherche afin de permettre aux conseilleres juridiques et conseillers juridiques et aux membres de l'equipe de gestion de prendre des decisions eclairees en matiere d'approbation. Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour faciliter les approbations et gerer le processus de signature. Tenir et mettre a jour le systeme de gestion des contrats, en assurant un suivi precis des processus contractuels et des echeances. Diriger des projets (des services, organisationnels et interinstitutionnels) ou y participer pour ameliorer l'efficacite du processus d'examen et de negociation des contrats. Accomplir d'autres taches connexes a la demande de la personne responsable de la supervision.

QUALIFICATIONS, COMPETENCES ET CAPACITES

Au moins trois ans d'experience dans la profession juridique, en tant que parajuriste, assistante ou assistant juridique ou professionnelle ou professionnel des contrats certifie. Esprit d'equipe, sens de l'initiative et capacite a travailler de facon autonome. Excellentes competences en organisation, en analyse et en resolution de problemes. Solides competences en communication et en relations interpersonnelles, avec une orientation sur le service a la clientele. Capacite d'etablir des priorites face a des demandes concurrentes et changeantes. Experience de la gestion des attentes dans un environnement a charge de travail elevee. Volonte d'apprendre et de s'adapter a de nouvelles politiques, procedures et exigences. Experience de l'utilisation de systemes informatiques et de logiciels comme la suite Microsoft Office 365 et aisance a travailler dans un environnement informatise (p. ex. stockage et gestion de documents electroniques).

ATOUTS

Experience en droit des societes et en droit commercial. Connaissance des lois, reglements, politiques et lignes directrices regissant la recherche sur les humains au Canada ainsi que des lignes directrices canadiennes, americaines et internationales applicables a la gestion des essais cliniques (p. ex. Loi sur les aliments et drogues du Canada et ses reglements, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la sante de l'Ontario, principes des Bonnes pratiques cliniques de la Conference internationale sur l'harmonisation, Enonce de politique des trois conseils : Ethique de la recherche avec des etres humains).*
Experience de la redaction, de l'examen et de la negociation de contrats. Experience (scolaire ou professionnelle) en droit de la sante, de la recherche, de la protection des renseignements personnels et de la propriete intellectuelle. Connaissance pratique des logiciels de gestion des contrats.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Flexibilite pour travailler selon un modele hybride incluant a fois le teletravail et le travail sur site.

AUTRES EXIGENCES

Etre eligible a travailler au Canada ; Conformite a la Politique Universelle de Vaccination contre la COVID-19 du CHEO RI ; et Reussir une Verification de Casier Judiciaire.

POUR POSTULER

Veuillez enovoyer un CV complet et une letter de motivation a researchhr@cheo.on.ca.

L'Institut de recherche de CHEO valorise la diversite et est un employeur qui souscrit au principe de l'egalite d'acces. Nous nous engageons a fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commencant par le processus d'embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifies. Les candidats qui auront besoin de mesures d'adaptation durant le processus de demande d'emploi sont pries d'envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario a l'adresse suivante : .

L'Institut de recherche de CHEO cherche a accroitre l'equite, la diversite et l'inclusion dans toutes ses activites, y compris la recherche, l'education et l'avancement de carriere, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l'importance aux parcours de carriere et aux perspectives diversifiees et non traditionnelles et nous valorisons les competences telles que la resilience, la collaboration et l'etablissement de relations. Nous invitons les membres des minorites racialisees, les peuples autochtones, les personnes handicapees, les personnes ayant des orientations sexuelles minoritaires et des identites de genre ainsi que les autres personnes qui possedent les competences et les connaissances necessaires a presenter leur demande afin de collaborer de maniere productive avec des communautes diverses.

Seules les candidatures des personnes autorisees a travailler au Canada seront prises en consideration. Nous remercions tous les candidats de leur interet, cependant, nous ne communiquerons qu'avec ceux qui seront convoques a une entrevue.

L'IR du CHEO n'utilise pas l'intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de selection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situe au 401, chemin Smyth, a Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisees a travailler au Canada seront prises en consideration. Nous remercions l'ensemble des candidates et candidats de leur interet; cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes qui seront convoquees a une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

researchhr@cheo.on.ca

401, chemin Smyth

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

Company pension Dental care Employee assistance program Extended health care Life insurance On-site parking Paid time off Vision care
Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1H 8L1