Job Description

Type:

Full-time or part-time (with flexibility for growth)

Location:

Hybrid / Remote-friendly, Must be Montreal-based

Start Date:

ASAP

About Us:

MindSession is a growing psychology clinic in Montreal specializing in intercultural and inclusive mental health care. With 15+ clinicians and a strong professional vision, we aim to double our team, grow our reach, and build strategic relationships with clients, clinicians, academic institutions, and the broader mental health community. We also produce a bilingual podcast that supports clinician development and intercultural dialogue in mental health.

Role Overview:

We're seeking a strategic and action-oriented

Outreach & Marketing Coordinator

to lead our growth initiatives. This role combines project coordination, strategic outreach, brand visibility, clinician and client acquisition, and campaign oversight. You'll also work with or help source a small team of contractors (design, web, ads, SEO, etc.). This role includes marketing coordination, targeted recruitment support, and expansion of consulting/corporate offerings.

Key ResponsibilitiesOutreach Strategy & Community Engagement

Develop and implement an outreach strategy targeting: New clients Licensed clinicians and interns University programs (for accreditation & intern pipelines) Media and podcast partners Identify and reach out to relevant networks, associations, events, and media outlets Represent the clinic at events or through online channels (occasionally) Identify and build relationships with community orgs, nonprofits, and cultural institutions Develop partnerships with universities (e.g., guest lectures, placements, joint events)

Communications, Branding & Digital Presence

Oversee brand consistency across platforms, including website, visuals, messaging, SEO, and social media Manage and refresh website content; coordinate with web contractors or update directly if capable Support podcast visibility and outreach (cross-promotion, social media, guest coordination) Develop or coordinate promotional materials, landing pages, and newsletters Create and manage digital marketing campaigns and advertising campaigns (e.g., social media, blog posts, Google Ads, LinkedIn) in collaboration with specialists if necessary

Recruitment Support

Assist the director with clinician and intern recruitment strategy and execution Manage and track incoming applications; create and maintain an outreach/applicant database Coordinate recruitment email campaigns and follow-up workflows Reach out to universities, associations, and clinician networks (e.g., placement events, boards)

Business Development & Service Expansion

Contribute to the growth of MindSession's consulting and corporate services, including initiatives focused on burnout prevention, DEI, and trauma recovery Assist in designing and packaging workshop offerings for nonprofit organizations and corporate clients Coordinate needs assessments, tailor proposals to client needs, and follow up with prospective partners and leads Identify new business opportunities such as group therapy programs, community partnerships, or corporate mental health contracts Develop and refine business proposals, pricing models, and growth strategies based on client feedback and market analysis

Project Coordination

Coordinate and manage external contractors (e.g., WordPress, Google Ads, podcast editors) when applicable Set and track key performance indicators (KPIs) including traffic, inquiries, conversion rates Manage outreach and recruitment CRM; track leads and follow-ups

Qualifications:

3+ years experience in marketing, outreach, communications, or project coordination Experience working in or with healthcare/well-being/mental health sectors is a strong asset Strong organizational and project management skills Ability to work independently and manage subcontractors Proficiency in digital marketing tools (Wordpress, Hubspot, Google Ads, Meta, SEO basics, etc.) Strong relationship-building skills, outreach tracking systems (CRM), and event/project management. Knowledge of or willingness to learn Quebec-specific systems (RAMQ, AFE, universities, etc.) French and English proficiency (spoken/written) Interest in inclusive, intercultural mental health

Nice to Have (but can also be outsourced):

WordPress or website editing SEO optimization Paid advertising (Google, Facebook/Instagram) Podcast promotion Graphic design

Compensation:

Competitive based on experience and scope. Hybrid/remote flexibility. Option to grow into a larger role as the clinic expands. Possibility of working with subcontractors or scaling to lead a marketing team.

To Apply:

Send your CV and a brief video about your experience and approach to growth marketing or outreach to careers@mindsession.com (see video instructions below). Include any portfolio items (web, campaigns, podcast work, etc.) that showcase your work if applicable.

Please upload a three-minute (maximum) video of yourself answering five simple questions,

alternating your responses in French and English

:

Why are you interested in this position? What do you know about our company? What is your ideal work environment? What are your strengths? Where do you see yourself in five years?
Once your video is ready, please upload it to a private/unlisted link on Google Drive, and send the link to: careers@mindsession.com .

------------- FR ------------

Type : Temps plein ou temps partiel (avec flexibilite pour evoluer)

Lieu : Hybride / Teletravail possible, basee a Montreal

Date de debut : Des que possible

A propos de nous :

MindSession est une clinique de psychologie en pleine croissance a Montreal, specialisee en sante mentale interculturelle et inclusive. Avec plus de 15 cliniciens et une vision professionnelle solide, nous visons a doubler notre equipe, elargir notre portee et batir des relations strategiques avec des clients, des cliniciens, des institutions academiques et la communaute en sante mentale au sens large. Nous produisons egalement un balado bilingue qui soutient le developpement des cliniciens et le dialogue interculturel en sante mentale.

Resume du poste :

Nous recherchons une Coordonnateurtrice du rayonnement et du marketing, strategique et orientee vers l'action, pour diriger nos initiatives de croissance. Ce poste combine la coordination de projets, le developpement du rayonnement, la visibilite de la marque, l'acquisition de cliniciens et de clients, ainsi que la supervision de campagnes. Vous collaborerez aussi avec une petite equipe de contractuels (design, web, publicite, SEO, etc.) ou contribuerez a leur recrutement. Ce role inclut egalement la coordination marketing, le soutien au recrutement cible et l'expansion de nos services de consultation/corporatifs.

Responsabilites principales

Strategie de rayonnement et engagement communautaire

Elaborer et mettre en oeuvre une strategie de rayonnement ciblant : Nouveaux clients Cliniciens autorises et stagiaires Programmes universitaires (accreditation et stages) Medias et partenaires balado Identifier et contacter des reseaux, associations, evenements et medias pertinents Representer la clinique lors d'evenements ou sur des plateformes en ligne (a l'occasion) Etablir des liens avec des organismes communautaires, OBNL et institutions culturelles Developper des partenariats avec les universites (ex. : conferences invitees, stages, evenements conjoints)

Communications, image de marque et presence numerique

Assurer la coherence de la marque sur toutes les plateformes (site web, visuels, messages, SEO, reseaux sociaux) Gerer et mettre a jour le contenu du site web ; coordonner avec des prestataires ou faire les mises a jour directement Soutenir la visibilite et le rayonnement du balado (promotion croisee, reseaux sociaux, coordination des invites) Concevoir ou coordonner la creation de materiel promotionnel, pages de renvoi et infolettres Creer et gerer des campagnes marketing numeriques (ex. : reseaux sociaux, billets de blogue, Google Ads, LinkedIn), en collaboration avec des specialistes au besoin

Soutien au recrutement

Soutenir la directrice dans la strategie et la mise en oeuvre du recrutement de cliniciens et de stagiaires Gerer et suivre les candidatures recues ; creer et maintenir une base de donnees de recrutement et de contacts Coordonner des campagnes de recrutement par courriel et les suivis automatises Contacter les universites, associations et reseaux de cliniciens (ex. : evenements de placement, babillards)

Developpement des affaires et expansion des services

Contribuer a la croissance des services de consultation et des offres corporatives de MindSession (prevention de l'epuisement, EDI, trauma, etc.) Aider a concevoir et formater des ateliers pour OBNL et entreprises Coordonner les evaluations des besoins, adapter les propositions clients et assurer les suivis avec les partenaires et prospects Identifier de nouvelles opportunites (ex. : groupes de therapie, partenariats communautaires, contrats en sante mentale corporative) Developper et affiner des propositions d'affaires, modeles tarifaires et strategies de croissance selon les retours clients et l'analyse du marche

Coordination de projets

Coordonner et gerer les prestataires externes (ex. : WordPress, Google Ads, montage balado) le cas echeant Definir et suivre les indicateurs de performance cles (trafic, demandes, taux de conversion) Gerer un CRM pour le rayonnement et le recrutement ; assurer le suivi des pistes et des relances

Qualifications :

Minimum 3 ans d'experience en marketing, rayonnement, communication ou coordination de projets Experience dans le secteur de la sante, du bien-etre ou de la sante mentale : un atout important Solides competences en organisation et gestion de projets Capacite a travailler de facon autonome et a gerer des sous-traitants Maitrise des outils de marketing numerique (WordPress, Hubspot, Google Ads, Meta, bases du SEO, etc.) Competences relationnelles solides, experience avec des CRM et en gestion d'evenements ou de projets Connaissance ou volonte d'apprendre les systemes propres au Quebec (RAMQ, AFE, universites, etc.) Maitrise du francais et de l'anglais (oral et ecrit) Interet pour la sante mentale inclusive et interculturelle

Atouts (peuvent aussi etre delegues) :

Edition de sites web (WordPress) Optimisation SEO Publicite payante (Google, Facebook/Instagram) Promotion de balados Design graphique

Remuneration :

Salaire concurrentiel selon l'experience et l'etendue des taches. Flexibilite hybride / teletravail. Possibilite d'evolution vers un role plus large a mesure que la clinique se developpe. Option de travailler avec des sous-traitants ou de faire croitre une equipe marketing.

Pour postuler :

Envoyez votre CV ainsi qu'une breve video presentant votre experience et votre approche du marketing de croissance ou du rayonnement a l'adresse suivante :

careers@mindsession.com

(voir les instructions pour la video ci-dessous). Vous pouvez egalement inclure tout element de portfolio pertinent (site web, campagnes, projets de balado, etc.).

Veuillez enregistrer une video de

trois minutes maximum

dans laquelle vous repondez aux cinq questions suivantes, en

alternant vos reponses en francais et en anglais

.

Pourquoi etes-vous interessee par ce poste ? Que savez-vous de notre clinique ? Quel est votre environnement de travail ideal ? Quelles sont vos forces ? Ou vous voyez-vous dans cinq ans ?
Une fois votre video prete, televersez-la sur

Google Drive

avec un lien prive ou non repertorie, puis envoyez ce lien a :

careers@mindsession.com

.

Job Types: Full-time, Part-time

Pay: $30.00-$65.00 per hour

Expected hours: 15 - 30 per week

Additional pay:

Commission pay
Benefits:

Flexible schedule Work from home
Experience:

outreach: 3 years (preferred) Marketing: 3 years (preferred)
Language:

English Fluently (required) French Fluently (required)
Work Location: Hybrid remote in Westmount, QC H3Z 2A3