Job Description

SUMMARY OF THE ROLE:

assistant(e) aux operations

Travaillant a Montreal
Nos equipes administratives jouent un role essentiel dans le bon fonctionnement de notre entreprise. Avec des projets complexes et stimulants a gerer chaque jour, nous avons besoin de personnes competentes pour s'assurer que les bonnes informations sont disponibles au bon endroit et au bon moment.
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Operations Administrator

Working in Montreal

Our administrative team play a critical role in the smooth running of our business. With complex, challenging projects being tackled every day, we need people who are skilled in making sure the right information is available in the right place and at the right time.
WHAT YOU'LL BE DOING:

Traitement des donnees

Verifier et completer les feuilles de temps du personnel de chantier, conformement aux conventions collectives et proceder a la saisie des donnees. Completer les contrats de service avec les informations au dossier client et saisir les donnees au fichier de suivi. Verifier la concordance des entrees de paye et des fichiers de ventes. Traiter l'information en temps opportun et selon les echeanciers Creation des factures et proceder a leur envoie electroniquement Repondre et diriger les appels telephoniques Responsable de l'achat des fournitures de bureau; Supporter l'equipe avec differents projets; Collaborer et participer aux taches communes Rediger des courriels, des lettres, des formulaires ou des soumissions selon les besoins Suivi de courriel et de demandes variees aupres des clients Responsable de l'inventaire et achats des vetements de travail Demandes et suivis des dossiers de conduite

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Check and complete time sheets for site personnel, in accordance with collective agreements, and enter data. Complete service contracts with customer file information and enter data in tracking file. Verify reconciliation of payroll entries and sales files. Process information in a timely manner and according to deadlines. Create invoices and send electronically. Answer and direct telephone calls Responsible for purchasing office supplies; Support the team with various projects; Collaborate and participate in common tasks Draft e-mails, letters, forms or submissions as required; Follow-up on e-mails and various customer requests Responsible for work clothing inventory and purchasing Requests and follow-ups on driving files

WHAT YOU'LL NEED:

Competences cles

Experience prealable dans un poste similaire Capacite a travailler de maniere totalement autonome dans tous les domaines concernes, sous supervision et selon les instructions et procedures. Accent mis sur la collecte, le traitement et la verification des donnees ainsi que leur archivage, connaissances de base des processus metier et des sous-systemes concernes. Precision et souci du detail indispensables. Capacite d'adaptation et aptitude au travail multitache dans un environnement dynamique. Experience professionnelle dans les systemes administratifs et departementaux, et maitrise de la suite MS Office. Maitrise courante de l'anglais et du francais, a l'oral comme a l'ecrit. Une experience pertinente dans l'un des secteurs suivants serait un atout : genie civil, construction, energies renouvelables, petrole et gaz, offshore, ports et mines. 2 a 4 ans d'experience professionnelle pertinente. Formation professionnelle intermediaire dans une discipline administrative.

-Previous experience in similar role Able to work fully independently on all result areas under supervision and guidance according to instructions and procedures. Emphasis on collecting, processing and checking data and archiving data, basic knowledge of business process and relevant sub-systems. Accuracy and attention to details is an essential. Adaptable and able to multitask in a fast-paced environment. Professional level experience in departmental and administrative systems, and MS Office suite English and French, fluent proficiency verbal and written Relevant experience in any of the following sectors would be an advantage: civil engineering, construction, renewables, oil and gas, offshore, ports and mining 2-4 years years of relevant work experience Intermediate vocational education in an administrative discipline

WHAT YOU'LL GET:
Assurance maladie et dentaire*
Contribution equivalente a celle de GRSP*
Programme d'aide aux employes (PAE)*
Programme et initiatives de bien-etre parraines par l'entreprise*
Remboursement des frais de scolarite*
Tenue decontractee*
Evenements sociaux parraines par l'entreprise*

- Health and Dental Benefits*
GRSP match*
Employee Assistance Program (EAP)*
Company sponsored wellness program and initiatives*
Educational Reimbursements*
Casual dress*
Company sponsored social events*


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