Job Description

Job Title Office Coordinator

Summary Energetic and efficient front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area. The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives. Opportunity to work in both the downtown and Saint-Laurent locations.

Personne \xc3\xa9nergique et efficace \xc3\xa0 la r\xc3\xa9ception et au bureau pour travailler aux op\xc3\xa9rations d\'une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la r\xc3\xa9gion de Montr\xc3\xa9al. Le candidat travaillera en \xc3\xa9troite collaboration avec la directrice des op\xc3\xa9rations, le directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et les courtiers au sein du march\xc3\xa9 afin de fournir un soutien et de mettre en \xc5\x93uvre des initiatives strat\xc3\xa9giques. Possibilit\xc3\xa9 de travailler \xc3\xa0 la fois au centre-ville et \xc3\xa0 Saint-Laurent.



Principales responsabilit\xc3\xa9s

Op\xc3\xa9rations du Bureau

• Assurer des t\xc3\xa2ches de soutien administratif pour le directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et / ou responsables de service

• Entrer les notes de frais
• Compl\xc3\xa9ter la routine / correspondance, saisir des donn\xc3\xa9es, imprimer des lettres, imprimer des \xc3\xa9tiquettes, cr\xc3\xa9er des lettres types, formater des documents et saisir des donn\xc3\xa9es, traduire de courts documents
• Soutenir les op\xc3\xa9rations de la salle du courrier (c.-\xc3\xa0-d. tri du courrier, machine \xc3\xa0 affranchir, t\xc3\xa9l\xc3\xa9copieurs et photocopieurs)
• Aider \xc3\xa0 la planification et \xc3\xa0 la coordination des pr\xc3\xa9paratifs de voyage de base
• Organiser et assister aux r\xc3\xa9unions et \xc3\xa9v\xc3\xa9nements internes au besoin
• Coordonner la restauration, l\'espace de la salle de conf\xc3\xa9rence, les invitations et autres activit\xc3\xa9s de planification d\'\xc3\xa9v\xc3\xa9nements au besoin
• S\'assurer que les politiques de l\'entreprise sont suivies

Accueillir / diriger les visiteurs

• G\xc3\xa9rer la r\xc3\xa9ception en fournissant un acc\xc3\xa8s au b\xc3\xa2timent (si n\xc3\xa9cessaire) et en avisant les employ\xc3\xa9s que le client, le fournisseur ou le candidat \xc3\xa0 l\'emploi est arriv\xc3\xa9
• Communiquer avec le personnel des op\xc3\xa9rations, les courtiers et le directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral concernant leur disponibilit\xc3\xa9
• Fournir une carte de stationnement / validation au besoin

Gestion / Administration des fournisseurs

• G\xc3\xa9rer les achats et l\'entretien des fournitures de bureau et de l\'\xc3\xa9quipement de bureau (c.-\xc3\xa0-d. mobilier, \xc3\xa9quipement informatique, t\xc3\xa9l\xc3\xa9phones, services de collations, etc.) en passant commande via Workday, les achats ou un fournisseur externe
• Entrer tous les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les donn\xc3\xa9es, si n\xc3\xa9cessaire

Gestion des appels

• R\xc3\xa9pondre et filtrer tous les appels entrants et transmettre les messages pour deux bureaux.
• Communiquer des informations g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales sur l\'entreprise
• Communiquer avec le personnel des op\xc3\xa9rations, les salari\xc3\xa9s et le directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral
• Traiter les appels avec discr\xc3\xa9tion \xc3\xa0 la demande du personnel des op\xc3\xa9rations, des salari\xc3\xa9s et du directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral

Autres t\xc3\xa2ches administratives

• Travailler avec le directeur des op\xc3\xa9rations sur les questions de continuit\xc3\xa9 des affaires
• Aide \xc3\xa0 l\'int\xc3\xa9gration des nouveaux employ\xc3\xa9s
• Cartes d\xe2\x80\x99affaires
• Pr\xc3\xa9paration documents (r\xc3\xa9vision, impressions, reliure)
• Autres t\xc3\xa2ches assign\xc3\xa9es

Relations

Le poste reportera \xc3\xa0 la Directrice des op\xc3\xa9rations

Aptitudes :

• Gestion des co\xc3\xbbts par rapport au budget, en gardant les \xc3\xa9carts au minimum
• Attitude positive
• Professionnalisme
• Efficacit\xc3\xa9 et fiabilit\xc3\xa9
• Organisation
• Service client et comp\xc3\xa9tences relationnelles
• Rapidit\xc3\xa9 et r\xc3\xa9activit\xc3\xa9 aux demandes et r\xc3\xa9solution des conflits

Exp\xc3\xa9rience

L\'exp\xc3\xa9rience requise devrait inclure:

• Dipl\xc3\xb4me coll\xc3\xa9gial de pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rence
• Un minimum de 2 \xc3\xa0 4 ans d\'exp\xc3\xa9rience en mati\xc3\xa8re de soutien administratif
• Exp\xc3\xa9rience \xc3\xa0 la r\xc3\xa9ception est un atout

Comp\xc3\xa9tences

• Bilingue fran\xc3\xa7ais/anglais, comp\xc3\xa9tence de base en traduction anglais-fran\xc3\xa7ais est un atout
• Tr\xc3\xa8s bonne communication orale et \xc3\xa9crite dans les deux langues
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 suivre les instructions et les proc\xc3\xa9dures
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 traiter et \xc3\xa0 communiquer efficacement avec tous les niveaux de personnel et de direction
• Solides comp\xc3\xa9tences de la suite Microsoft Office, la connaissance de Workday est un atout
• Connaissance des t\xc3\xa2ches administratives du bureau
• Bon jugement, tact et discr\xc3\xa9tion

Key responsibilities

Office Operations

• Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders

• Enter expense reports
• Complete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input data
• Support mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)
• Assist in planning and coordination of basic travel arrangements
• Organize and assist internal meetings and events as required
• Coordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as needed
• Ensure company policies are followed

Greet / Direct All Visitors

• Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrived
• Communicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availability
• Provide parking pass/validation per request

Vendor Management / Administration

• Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendor
• Enter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones

• Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 offices
• Communicate general company information
• Communicate with operations staff, fee-earners, and Market Leader
• Handle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal

Other Administrative Duties

• Work with Operations Manager on business continuity issues
• Assistance with onboarding new employees
• Order business cards
• Document preparation (review, print, bind)
• Other duties as assigned

Reporting relationship

Role will report to the following:

• Operations Manager

Metrics

Role will be evaluated on the following:

• Management of costs to budget, keeping variances to a minimum
• Positive attitude
• Professionalism
• Efficiency and dependability
• Organization
• Customer service and people skills
• Timeliness and responsiveness to requests and conflict resolution

BACKGROUND AND EXPERIENCE

Demonstrated experience should include:

• College degree preferred
• Bilingual French/English, basic English-French translation skills an asset
• Very good written and oral communication skills in both languages
• A minimum of 2-4 years of administrative support experience
• Front desk experience a plus

Competencies

• Ability to follow instructions and procedures
• Ability to deal and communicate effectively with all levels of staff and management
• Strong written and oral skills
• Strong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an asset
• Knowledge of office administrative duties
• Good judgment, tact and discretion

Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to . Please refer to the job title and job location when you contact us.

Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to canadarecruitment@cushwake.com. Please refer to the job title and job location when you contact us.Cushman & Wakefield s\xe2\x80\x99engage \xc3\xa0 respecter l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quit\xc3\xa9 en mati\xc3\xa8re d\xe2\x80\x99emploi. Notre objectif est d\xe2\x80\x99offrir un milieu de travail diversifi\xc3\xa9, inclusif et exempt d\xe2\x80\x99obstacles. Si vous \xc3\xaates une personne handicap\xc3\xa9e et que vous avez besoin de recevoir l\xe2\x80\x99offre d\xe2\x80\x99emploi dans un autre format ou d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa9der \xc3\xa0 toute autre mesure d\xe2\x80\x99adaptation au cours du processus d\xe2\x80\x99embauche, veuillez soumettre votre demande par courriel \xc3\xa0 canadarecruitment@cushwake.com. Veuillez mentionner le titre de poste et le lieu de travail au moment de communiquer avec nous.

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