Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
Si vous etes un employe actif de McGill (c.-a-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif a l'Universite McGill), ne postulez pas via ce site de carriere. Connectez-vous a votre compte McGill Workday et postulez a cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Unite d'embauche : Departement de medecine
Resume du poste :
Agir en tant que liaison et representante du/de la titulaire de la chaire et des membres de l'equipe de direction du departement (vice-presidents associes et directeurs de division de McGill) pour toutes les questions liees a la planification, a l'organisation et aux engagements importants. Effectue et/ou organise des activites en soutien aux operations quotidiennes, en veillant a ce que les services administratifs soient realises conformement aux objectifs etablis.
Responsabilites principales :Fournir un soutien administratif et agir comme personne-ressource principale pour toutes les questions liees a la planification, a l'organisation et aux engagements importants du/de la titulaire de la chaire et des membres de l'equipe de direction du departement. Planifier, gerer et livrer des programmes, evenements et concours relevant du portefeuille des vice-presidents associes. Gerer un agenda complexe pour diverses reunions departementales presidees par le/la titulaire de la chaire et les membres de l'equipe de direction. Veiller a ce que les reunions soient planifiees en temps opportun, selon les priorites. Offrir un service a la clientele de haut niveau en repondant rapidement a toutes les demandes, peu importe leur urgence percue. Assurer un suivi complet et veiller a ce qu'aucune demande ne reste sans reponse (correspondance, courriels, requetes). Anticiper les difficultes, identifier les problemes, proposer des solutions et en assurer la mise en oeuvre. Gerer les documents sensibles de maniere confidentielle et discrete. Participer a la planification d'evenements speciaux et d'activites departementales. Organiser et assister aux reunions, preparer, compiler et distribuer la documentation a l'avance, rediger les proces-verbaux et assurer un suivi complet et rapide des points souleves. Coordonner avec les autres membres de l'equipe de soutien administratif. Traiter les rapports de depenses lies aux evenements organises par le/la titulaire de la chaire, les vice-presidents associes et les directeurs de division. Effectuer diverses autres taches liees au fonctionnement administratif du bureau de la chaire et des portefeuilles de l'equipe de direction.

Competences et/ou aptitudes supplementaires requises :
Experience dans le traitement des rapports de depenses, l'utilisation de Minerva et de McGill Market Place. Experience en gestion des medias sociaux. Capacite a travailler de maniere autonome et en equipe. Competences organisationnelles demontrees et capacite a gerer plusieurs taches simultanement. Excellente attention aux details. Jugement, tact et discretion exemplaires. Experience de travail avec des cadres superieurs dans un milieu universitaire. Capacite demontree a communiquer clairement, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Doit etre axe(e) sur le service a la clientele et capable de communiquer efficacement avec tous les niveaux de clients (internes et externes).
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise(e) a travailler au Canada et dispose(e) a travailler dans la province de Quebec, sur le campus ou le poste est situe.
Connaissance de l'anglais :

L'Universite McGill est une universite anglophone ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication en anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete evalue a niveau 4 sur une echelle de 0 a 4.

Formation et experience minimales requises :
Diplome d'etudes secondaires 2 Ans Experience pertinente
Salaire horaire :
(SEOUM C) $16.66
Nombre estime d'heures de travail par

semaine :
20 (Temps partiel)
Date de debut de l'emploi :
2025-11-03
Date de fin de l'emploi :
2026-05-02
Date limite pour postuler :
2025-11-10
Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d'AMUSE.L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.