Job Description

Le francais suit.

POSITION TYPE:

Full-time, permanent.

LOCATION:

CPAWS National Office, Ottawa, Ontario. Option of working one day/week from home.

LANGUAGE:

Bilingual - English/French

SALARY:

$45,000 - $50,000 per annum, based on experience

POSTING DATE:

September 12th, 2025

START DATE:

October 20th, 2025



About the Organization



Canadian Parks and Wilderness (www.cpaws.org) is a national charitable organization with 13 chapters across Canada, almost 100 staff, and hundreds of volunteers who have helped to protect over half a million square kilometers of Canada's public land and water, since 1963.



Our conservation vision is to protect at least half of Canada's public land and water in a framework of reconciliation - for the benefit of both wildlife and humans.

CPAWS is based on the unceded and unsurrendered lands of the Anishinabe Algonquin Nation and works in both unceded and treaty lands of First Nations, Metis and Inuit throughout the country known as Canada.

CPAWS is committed to operating in a way that upholds justice, equity, diversity, and inclusion (JEDI). We are also working to ensure our office is an inclusive and safe place for people from diverse backgrounds.



About the Role



CPAWS National Office is hiring a National Administrative Assistant to join our Operations team. Reporting to the National Operations Manager, the successful candidate will play a key role in supporting daily operations, working closely with all departments at the CPAWS National Office, the board of Trustees as well as our regional chapters.



This role offers an excellent opportunity for early-career administrative professionals to gain office management experience with one of Canada's leading environmental charities. If you are an enthusiastic collaborator who is detail-oriented, has administrative and strong organizational skills, and is passionate about nature conservation, we'd love to hear from you!



We value each employee's creativity and innovation and offer a collegial work environment, professional development opportunities, and a generous benefits package.



Responsibilities

i. Support the National Office Operations (85%):

Managing the general phone line and email address. Filing management (physical and online). Processing and prioritization of incoming mail. Processing tax receipts mailouts. Data entry and donor profile management support. In-office volunteers' coordination. Main liaison with office property management. General office maintenance (water plants, turning on the dishwasher, washing towels, organizing areas). Inventory management of IT assets and publications stored in the office. Updates of distribution lists and directories from chapters and staff across Canada twice a year. Coordinating shipments from the National Office to staff and partners. Managing stationery and office supplies for the National Office. Coordinating travel arrangements for National Office Staff.

ii. Support with logistics of Network meetings (National Board of Trustees and Chapters) (15%):

Support the coordination and meeting logistics for the Board of Trustees and its committees, including Zoom management, calendar invitations, venue quotations, rooming list coordination, travel arrangements, restaurant bookings, and document preparation support (e.g., agendas, minutes). Support the coordination of Chapters network meetings (Executive directors and staff) - virtual and in-person, including Zoom management, calendar invitations, venue quotations, rooming list coordination, travel arrangements, restaurant bookings, and document preparation support (e.g., agendas, minutes). Executive assistance provided to NED: agenda management and travel arrangements.




Accountability and Authority



The National Administrative Assistant will work from the CPAWS National Office in Ottawa, and report to the National Operations Manager. They will work closely with the other teams at our national office, such as Data team, while supporting CPAWS chapter staff and members of the National Board of Trustees across the country.


All staff are accountable through the staff structure to the National Executive Director for the planning and delivery of programs and services for which they are responsible. The National Executive Director is responsible for staff management and development, and the effectiveness of programs and services within the priorities and budgets approved by the Board.



The Human Resources Policy guides the National Executive Director in the day-to-day management of the organization. All CPAWS staff will ensure they have read, understand, and adhere to it.



Qualifications & Expectations

Essential Assets

Passionate about protecting nature in Canada and will have some knowledge of Canada's commitment to reconciliation with First Nations, Inuit, and Metis peoples in Canada. Bilingual (English-French) Minimum one year of administrative experience. Technical skills in MS Office 365 (Excel, Word, and Teams), Zoom and CRMs/Databases. Exceptionally organized with excellent attention to detail and high accuracy. Customer service oriented. Proactive, with the ability and willingness to adapt to changing priorities and deadlines. An inclusive, collegial, and collaborative work ethic with strong teamwork skills.

Nice to Have

Experience working or volunteering in the non-profit/ charitable sector. Secondary degree or diploma in Administration, Business, or a related field.

Application Submission and Hiring Process

CPAWS is committed to a workforce that reflects the diversity of the populations we serve. We encourage applications from all qualified individuals, including applicants from all cultures, racialized communities, abilities, diverse sexual and gender identities, and others who may contribute to equitable representation and diversity of perspectives and ideas. We are committed to a selection process and work environment that is inclusive and barrier-free. Please contact us if you should require additional support at any stage of the recruitment process at

info@cpaws.org

To apply, kindly submit your resume and cover letter through BambooHR by September 30th, 2025.

We thank all candidates for their interest in the position. Only candidates selected for an interview will be contacted. Applications will be accepted on a rolling basis. We expect to have one phone call interview and one in-person interview.



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Adjoint

e

administratif

ve national

e

TYPE DE POSTE :

Temps plein, permanent.

LIEU :

Bureau national de la SNAP, Ottawa, Ontario. Possibilite d'une journee de teletravail par semaine

LANGUE :

Bilingue - anglais/francais

SALAIRE :

45 000 $ a 50 000 $ dollars par annee, selon l'experience.

DATE D'AFFICHAGE :

12 septembre, 2025

DATE D'ENTREE EN FONCTION : 20 octobre, 2025

A propos de l'organisation



La Societe pour la nature et les parcs du Canada est un organisme de bienfaisance national qui compte 13 sections au Canada, pres de 100 employes et des centaines de benevoles qui ont contribue a proteger plus d'un demi-million de kilometres carres de terres et d'eaux publiques du Canada, depuis 1963.



Notre vision de la conservation est de proteger au moins la moitie des terres et des eaux publiques du Canada dans un cadre de reconciliation, au profit de la vie sauvage et des humains.

La SNAP Canada est situee sur les terres non cedees de la Nation algonquine anichinabee et travaille sur les terres

visees par des traites

des Premieres Nations, des Metis et des Inuits dans l'ensemble du pays connu sous le nom de Canada.

La SNAP Canada s'engage a mener ses activites en suivant les principes de justice, d'equite, de diversite et d'inclusion (JEDI).

Notre objectif est de creer un lieu inclusif pour les personnes de divers horizons.



Apropos du role


Le bureau national de la SNAP cherche a recruter un(e) adjoint(e) administratif(ve) national(e) pour rejoindre son equipe des operations. Sous la responsabilite de la gestionnaire des operations nationales, la personne retenue jouera un role cle dans le soutien aux operations quotidiennes, en travaillant en etroite collaboration avec tous les departements du bureau national de la SNAP, le conseil d'administration ainsi que les sections regionales.


Ce poste offre une excellente occasion aux professionnels de l'administration en debut de carriere d'acquerir de l'experience en gestion de bureau au sein de l'un des principaux organismes de bienfaisance canadiens voues a la protection de l'environnement. Si vous etes une personne qui a a coeur la collaboration, qui a le souci du detail, qui possede des competences administratives et organisationnelles solides et qui est passionnee par la conservation de la nature, vous etes probablement notre perle rare!



Nous valorisons la creativite et l'innovation de chaque employee et offrons un environnement de travail collegial, des opportunites de developpement professionnel et un ensemble d'avantages competitifs.



Responsabilites



i.

Soutien aux operations du bureau national

(85%):

Gerer la ligne telephonique generale ainsi qu'une adresse electronique generale. Gerer des dossiers (physiques et en ligne). Traitement et priorisation du courrier entrant. Preparer des recus fiscaux et d'autres documents relatifs a la collecte de fonds et en faire l'envoi aux donateursrices. Effectuer la saisie des donnees et la gestion du profil des donateurs dans la base de donnees. Coordination des benevoles au bureau. Principal interlocuteur avec la gestion immobiliere des bureaux. Soutenir la gestionnaire des operations en ce qui concerne l'entretien general du bureau et les fournitures. Gestion des stocks des equipements informatiques et des publications conserves dans les bureaux. Mettre a jour la liste de distribution et les annuaires des sections et du personnel a travers le Canada au moins deux fois par an. Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires. Gestion des fournitures de bureau et de papeterie pour le bureau national. Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires. Coordonner les preparatifs de voyage du personnel du bureau national.




ii.

Soutien logistique pour les reunions du reseau (conseil d'administration national et sections regionales de la SNAP Canada (15%):

Assurer la coordination et la logistique des reunions du conseil d'administration et de ses comites : gestion de Zoom, invitations via le calendrier, devis pour les lieux de reunion, coordination des listes d'hebergement, organisation des deplacements, reservations de restaurants, ainsi que l'aide a la preparation des documents : ordres du jour, redaction des proces-verbaux, etc. Soutenir la coordination des reunions du reseau des sections regionales (direction et personnel) - virtuelles et en personne : gestion de Zoom, invitations via le calendrier, devis pour les lieux de reunion, coordination des listes d'hebergement, organisation des deplacements, reservations de restaurants, ainsi que l'aide a la preparation des documents : ordres du jour, redaction des proces-verbaux, etc. Fournir une assistance a la directrice generale nationale : gestion de l'agenda et organisation des reunions et voyages.




Responsabilite et autorite



L'adjointe administratifve nationale travaillera a partir du bureau national de la SNAP Canada, a Ottawa, et relevera de la gestionnaire des operations nationales. Le ou la titulaire du poste collaborera etroitement avec les autres equipes de notre bureau national, tout en soutenant le personnel des sections de la SNAP et les membres du conseil d'administration national a travers le pays.


Tous les membres du personnel se rapportent a la direction generale nationale, par l'intermediaire de la structure du personnel, en ce qui concerne la planification et la mise en oeuvre des programmes et des services dont ils sont responsables. La direction generale nationale est responsable de la gestion et du developpement du personnel, ainsi que de l'efficacite des programmes et des services dans le cadre des priorites et des budgets approuves par le conseil d'administration.



La politique des ressources humaines guide la direction generale nationale dans la gestion quotidienne de l'organisation. Tous les membres du personnel de la SNAP Canada doivent s'assurer de l'avoir lu et compris.



Qualifications et attentes

Competences essentielles

Avoir a coeur la protection de la nature au Canada et posseder une certaine connaissance de l'engagement du Canada en faveur de la reconciliation avec les Premieres Nations, les Inuits et les Metis du pays. Maitriser l'anglais et le francais. Posseder au moins une annee d'experience administrative. Posseder des competences techniques dans l'utilisation de MS Office 365 (Excel, Word et Teams), Zoom et bases de donnees ou des systemes de gestion de relations avec les clients. Avoir un sens de l'organisation exceptionnel, un grand souci du detail et beaucoup de rigueur. Avoir le souci du service a la clientele. Proactifve, capable et disposee a s'adapter a l'evolution des priorites et des delais. Faire preuve d'une ethique de travail inclusive, collegiale et collaborative, d'une solide capacite a travailler en equipe.

Qualifications constituant un atout

Experience de travail ou de benevolat dans le secteur a but non lucratif ou caritatif. Diplome d'etudes secondaires en administration, commerce ou dans un domaine connexe.

Soumission des candidatures et processus d'embauche

La SNAP Canada s'engage a ce que son personnel reflete la diversite des populations qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qualifiees a poser leur candidature, independamment de leur origine culturelle, de leur appartenance a une communaute racialisee, de leurs aptitudes, de leur identites sexuelles et de genre, et de tout' autre personne susceptible de contribuer a une representation equitable et a la diversite des perspectives et des idees. Nous nous engageons a ce que le processus de selection et l'environnement de travail soient inclusifs et exempts d'obstacles. N'hesitez pas a nous contacter si vous avez besoin d'une aide supplementaire a n'importe quel stade du processus de recrutement a l'adresse suivante :

info@cpaws.org

Pour postuler, veuillez postuler via BambooHR avec votre CV et une lettre de motivation, au plus tard le 30 septembre 2025.

Nous remercions toutes les personnes qui auront soumis une candidature. Seules les personnes selectionnees pour une entrevue seront contactees. Les candidatures seront acceptees au fur et a mesure. Nous prevoyons un entretien telephonique et un entretien en personne a notre bureau national.