Job Description

The Pay Administrator is responsible for ensuring payroll accuracy, compliance, and efficiency through comprehensive timekeeping administration, inquiry management, and payroll input support. This role serves as a subject-matter expert in payroll processes, guiding employees and people leaders to appropriate channels, promoting self-service adoption, and contributing to optimization and continuous improvement initiatives. The Pay Administrator partners closely with HR, Finance, and business leaders to deliver high-quality payroll operations while driving process standardization and efficiency.

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Pay and Timekeeping Administration

Manage Tier 2 timekeeping inquiries and resolve complex payroll issues. Prepare and submit timekeeping files for payroll processing. Serve as functional owner of time and attendance (T&A) systems, including reporting and system testing where applicable. Support payroll inputs including pay corrections, one-time payments, awards, and reimbursements. Ensure collective agreement pay changes (e.g., wage adjustments, COLA updates) are accurately executed. Manage payroll input for on-cycle and off-cycle runs ensuring compliance and accuracy

Tiered Support Model & Self-Service Adoption

Educate employees and leaders on proper pay and timekeeping practices and the use of self-service tools. Act as gatekeeper for off-cycle, special, and one-time pay requests, ensuring adherence to policies and standards. Reinforce payroll policies and support escalation exceptions, as necessary. Provide onsite support (where required) through scheduled office hours and walk-in requests, while guiding employees through appropriate self-service channels. Deliver real-time feedback to People Operations and HR teams on gaps in content, policy, or processes.

Optimization & Continuous Improvement

Partner on pay and time-related projects including self-service enablement and adoption, T&A updates, site-driven pay impacts, and pay-impact testing. Drive process standardization and self-service adoption & enablement and reinforce People Leader and Employee-defined accountabilities. Apply Lean principles to streamline workflows and improve operational efficiency.

Desired Characteristics

Bachelor's degree in human resources, Business Administration, Accounting, or related field (or high school diploma/GED with at least 2 years of directly relevant experience). Minimum 2 years of experience in payroll, timekeeping, HR operations, or employee lifecycle administration. Strong knowledge of payroll processes, pay compliance requirements, and timekeeping systems. Demonstrated achievement in payroll and timekeeping administration, ideally in a large operations/service-oriented environment. Excellent communication and customer service skills with the ability to handle sensitive information with discretion. Strong analytical, organizational, and problem-solving skills with the ability to interpret and analyze complex data. Proficiency with payroll/HRIS systems and reporting tools; Workday and case management experience preferred. Familiarity with Lean or process optimization principles strongly preferred.

Gestion de la paie et de la tenue des temps

Gerer les demandes de niveau 2 liees a la tenue des temps et resoudre les problemes complexes de paie. Preparer et soumettre les fichiers de temps pour le traitement de la paie. Agir comme responsable fonctionnel(le) des systemes de temps et presence (T&A), y compris la production de rapports et les tests systemes, le cas echeant. Soutenir les entrees de paie, y compris les corrections de paie, les paiements ponctuels, les primes et les remboursements. Veiller a ce que les changements prevus aux conventions collectives (p. ex. ajustements salariaux, mises a jour du cout de la vie/COLA) soient appliques avec exactitude. Gerer les entrees de paie pour les cycles reguliers (on?cycle) et speciaux (off?cycle), en assurant la conformite et l'exactitude.

Modele de soutien par paliers et adoption du libre-service

Sensibiliser les employes et les gestionnaires aux bonnes pratiques de paie et de gestion du temps ainsi qu'a l'utilisation des outils en libre-service. Agir comme point de controle pour les demandes de paie hors cycle, speciales et uniques, en veillant au respect des politiques et des normes. Renforcer les politiques de paie et soutenir l'escalade des exceptions, au besoin. Offrir du soutien en personne (au besoin) pendant des plages horaires predeterminees et pour les demandes sans rendez-vous, tout en guidant les employes vers les canaux de libre-service appropries. Fournir une retroaction en temps reel aux equipes People Operations et RH sur les lacunes dans le contenu, les politiques ou les processus.

Optimisation et amelioration continue

Participer aux projets lies a la paie et au temps, notamment l'activation et l'adoption du libre-service, les mises a jour des systemes de temps et presence, les impacts lies aux sites sur la paie et les tests d'impact sur la paie. Promouvoir la standardisation des processus ainsi que l'activation et l'adoption du libre-service, et rappeler les responsabilites definies des gestionnaires et des employes. Appliquer les principes Lean pour simplifier les flux de travail et ameliorer l'efficacite operationnelle.

Profil recherche

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Baccalaureat en ressources humaines, administration des affaires, comptabilite ou dans un domaine connexe (ou diplome d'etudes secondaires/equivalent GED avec au moins 2 ans d'experience directement pertinente). Minimum de 2 ans d'experience en paie, gestion du temps, operations RH ou administration du cycle de vie des employes. Solide connaissance des processus de paie, des exigences de conformite en matiere de remuneration et des systemes de tenue des temps. Realisations demontrees en administration de la paie et de la tenue des temps, idealement dans un environnement de grande envergure axe sur les operations ou les services. Excellentes aptitudes en communication et en service a la clientele, avec la capacite de traiter de l'information sensible avec discretion. Solides competences analytiques, organisationnelles et en resolution de problemes, avec la capacite d'interpreter et d'analyser des donnees complexes. Maitrise des systemes de paie/SGRH (HRIS) et des outils de creation de rapports; experience avec Workday et la gestion des cas souhaitee. Familiarite avec les principes Lean ou d'optimisation des processus fortement souhaitee.

Additional Information

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Relocation Assistance Provided:

No