Job Description

Title:

Manager, People Operations & Systems

Level:

Manager

Reports to:

Senior Manager, People Team Lead

Salary Range:

$75,000 - $90,000 per annum

Preferred Location(s):

Remote, Canada

Language Requirements:

English required; French is an asset.

Summary

As Castlemain continues to grow across programs and regions, we're evolving how we support our people. The Manager, People Operations & Systems plays a pivotal role in strengthening our systems, data, and processes, helping ensure the People Team operates efficiently, accurately, and strategically.



This role is responsible for the end-to-end ownership of People systems, data, and employee lifecycle processes, including onboarding, offboarding, and status changes. You will lead the optimization of tools such as UKG and Kantata, develop reliable reporting and dashboards, and build streamlined, user-friendly processes that enable the People Team and leaders to operate with confidence.



This is a hands-on role with meaningful influence, ideal for someone who thrives at the intersection of systems, process, and people.

About Castlemain

Castlemain is a communications and engagement firm that specializes in Indigenous settlements. We partner with clients committed to righting the wrongs of the past and investing in better pathways forward. Our team is dedicated to providing trauma-informed, culturally safe communications and community support programs.



The First Nations Child and Family Services and Jordan's Principle Settlement is aimed at compensating those harmed by discriminatory underfunding of the First Nations Child and Family Services Program, as well as those impacted by the federal government's narrow interpretation of Jordan's Principle. The Settlement Agreement was approved by the Federal Court on October 23, 2023.

Key Responsibilities

Systems & Process Optimization

Own and manage Castlemain's HRIS (UKG) and related systems (e.g., Kantata, reporting tools). Lead system configuration, optimization, testing, and documentation. Ensure data accuracy, integrity, and alignment across systems. Partner with IT, vendors, and internal stakeholders on integrations, enhancements, and issue resolution.

Reporting & Analytics

Design and deliver recurring People reports and dashboards (e.g., headcount, turnover, PTO, lifecycle metrics). Translate People data into clear, actionable insights for leaders. Conduct regular audits to ensure data accuracy, compliance, and consistency. Support ad hoc data requests and organizational planning initiatives.

Operational Excellence

Own end-to-end onboarding, offboarding, and status change processes, ensuring each step is timely, compliant, and well-documented. Standardize and improve People Team workflows and templates. Support implementation of new People programs, policies, and initiatives. Identify opportunities to reduce manual work, rework, and operational risk.

Training & Support

Act as the primary point of contact for People systems questions and support. Develop and deliver training, guides, and documentation Support change management related to systems or process updates. Enable consistent and confident use of People systems across the organization.

Qualifications:

Required:


5-7 years of experience in People Operations, HRIS, or People Systems roles. Successful background check.

What You Bring

Experience with UKG (UltiPro); Kantata experience an asset. Strong technical and analytical capability (Excel required; Power BI or similar tools an asset). Proven experience owning systems, processes, and data end to end. Highly detail-oriented with a strong commitment to accuracy and follow-through. Collaborative, proactive, and comfortable working across teams and priorities. Passion for process improvement and building sustainable operations. Self-identifying as Indigenous and/or having lived or worked experience with Indigenous communities is considered an asset.




More generally, we are looking for someone who:


Shares a passion for partnering with Indigenous communities to support their plans and goals. Demonstrates a passion for learning, both to improve your skill set as well as develop a better understanding of our clients and our company.

Work conditions

Tight deadlines We encourage a hybrid work model (where possible) and encourage individuals attend their closest office if they are within a 45 km radius 3 days per week. If outside of this radius we encourage individuals to attend functions when possible, to help drive connection to local colleagues and support a strong company culture.

Application Deadline: Open until filled

An Equitable Employer:

Castlemain is committed to advancing equity, diversity, and inclusion in all its forms, a commitment that enriches our company culture, the ideas that we generate, and the quality of service that we provide our clients.



We encourage applications from Indigenous communities, racialized communities, women, persons with disabilities, LGBTQ2S+ people, and people from other historically marginalized communities.



Castlemain is committed to providing employment accommodation under the Human Rights Code and the Accessibility Disabilities Act. If you require accommodation during the recruitment process, please let us know, and we will work with you to meet your needs.

Description de poste

-- Gestionnaire, op

erations et syst

emes des ressources humaines (People)

Breve description

Ce poste axe sur l'essai pratique de systemes consiste a assumer la responsabilite globale des systemes des ressources humaines (People), des donnees et des processus lies au cycle de vie des membres du personnel, y compris l'integration de nouveaux membres, les departs et les changements de statut. Vous dirigerez l'optimisation d'outils, tels que UKG et Kantata, elaborerez des rapports et des tableaux de bord fiables et mettrez en place des processus simplifies et conviviaux qui permettront a l'equipe et aux dirigeants des ressources humaines (People) de travailler en toute confiance.

Titre

Gestionnaire, operations et systemes des ressources humaines (People)

Niveau

Gestionnaire

Poste relevant de

Gestionnaire principale, responsable de l'equipe des ressources humaines (People)



Fourchette salariale : 75,000 - $ 90,000 par annee



Lieu(x) de predilection : a distance, au Canada

Exigences linguistiques

L'anglais est requis; le francais est un atout.

Resume

Alors que Castlemain continue a prendre de l'expansion dans l'ensemble de ses programmes et des regions, nous progressons quant a la maniere dont nous soutenons nos gens. La ou le responsable des operations et des systemes des ressources humaines (People) joue un role essentiel lorsqu'il s'agit de renforcer nos systemes, nos donnees et nos processus, en contribuant a s'assurer que l'equipe des ressources humaines (People) fonctionne efficacement, strategiquement et avec precision.



Ce poste implique d'assumer la responsabilite globale des systemes, des donnees et des processus lies au cycle de vie des membres du personnel, y compris l'integration de nouveaux membres, les departs et les changements de statut. Vous dirigerez l'optimisation d'outils, tels que UKG et Kantata, elaborerez des rapports et des tableaux de bord fiables et mettrez en place des processus simplifies et conviviaux qui permettront a l'equipe des ressources humaines et aux dirigeants de travailler en toute confiance.



Il s'agit d'un poste axe sur l'essai pratique de systemes et exercant une influence significative, ideal pour une personne pour qui le croisement entre les systemes, les processus et des ressources humaines est stimulant.

A propos de Castlemain

Castlemain est une entreprise de communication et d'engagement specialisee dans les reglements concernant les Autochtones. Nous travaillons en partenariat avec des clients qui s'engagent a reparer les torts du passe et a investir dans de meilleures perspectives. Notre equipe se consacre a fournir des programmes de communication et de soutien communautaire adaptes aux traumatismes et respectueux des cultures.



Le reglement relatif aux services a l'enfance et a la famille des Premieres Nations et au principe de Jordan vise a indemniser les personnes lesees par le sous-financement discriminatoire du programme des services a l'enfance et a la famille des Premieres Nations, ainsi que celles touchees par l'interpretation restrictive du principe de Jordan par le gouvernement federal. La Cour federale a approuve l'entente de reglement le 23 octobre 2023.

Responsabilites principales

Optimisation des systemes et des processus

Assumer la responsabilite du Systeme d'information sur les ressources humaines (SIRH) (dans UKG) de Castlemain et des systemes connexes (par exemple, Kantata, outils d'etablissement de rapports) et les gerer. Diriger la configuration, l'optimisation, les mises a l'essai et la documentation des systemes. Assurer l'exactitude, l'integrite et l'harmonisation des donnees entre les systemes. Collaborer avec l'equipe des technologies de l'information (TI), les fournisseurs et les parties prenantes internes aux fins d'integrations, d'ameliorations et de resolution des problemes.

Rapports et analyses

Concevoir et fournir des rapports et des tableaux de bord recurrents sur les ressources humaines (People) (par exemple, effectifs, rotation du personnel, conges payes, indicateurs du cycle de vie). Traduire les donnees sur les ressources humaines en informations claires et exploitables pour les dirigeants.
Effectuer regulierement des verifications afin d'assurer l'exactitude, la conformite et la coherence des donnees. Soutenir les demandes de donnees ad hoc et les initiatives de planification organisationnelle.

Excellence operationnelle

Assumer de bout en bout la responsabilite des processus d'integration, de depart et de changement de statut, en veillant a ce que chaque etape soit effectuee en temps opportun, conforme et bien documentee. Normaliser et ameliorer les flux de travail et les modeles de l'equipe des ressources humaines (People). Soutenir la mise en oeuvre de nouveaux programmes, politiques et initiatives en matiere de ressources humaines (People). Cerner les possibilites de reduire le travail manuel, les remaniements et les risques operationnels.

Formation et soutien

Agir comme point de contact principal pour les questions et les demandes de soutien relatives aux systemes des ressources humaines (People). Elaborer des cours de formation et tenir des seances de formation; elaborer des guides et de la documentation et les distribuer. Favoriser la gestion du changement liee aux mises a jour des systemes ou des processus. Permettre une utilisation coherente et sure des systemes des ressources humaines (People) dans l'ensemble de l'organisation.

Qualites

Essentielles :


De cinq (5) a sept (7) ans d'experience dans des fonctions liees aux operations ou aux systemes des ressources humaines ou au SIRH. Verification reussie des antecedents.

Ce que vous apportez a l'equipe

Experience avec le systeme UKG (UltiPro); une experience avec le systeme Kantata est consideree comme un atout. Solides competences techniques et analytiques (une connaissance d'Excel est requise; une connaissance de Power BI ou d'outils similaires est consideree comme un atout). Experience averee en gestion de systemes, de processus et de donnees de bout en bout. Grand souci du detail et rigueur en matiere de precision et de suivi. Esprit de collaboration, proactif(-ve) et a l'aise de travailler avec differentes equipes et priorites. Grand interet lorsqu'il s'agit d'ameliorer des processus et de mettre en place des operations durables. L'auto-identification comme Autochtone et/ou une experience de vie ou de travail au sein de communautes autochtones sont considerees comme un atout.




De maniere plus generale, nous recherchons une personne qui :


Partage une passion pour le partenariat avec les communautes autochtones afin de soutenir leurs projets et leurs objectifs; Demontre un fort interet pour l'apprentissage, tant pour perfectionner ses competences que pour mieux comprendre nos clients et notre entreprise.

Conditions de travail

Echeanciers serres Nous favorisons un modele de travail hybride et nous encourageons les membres du personnel a se rendre au bureau le plus proche s'ils se trouvent dans un rayon de 45 km, trois (3) jours par semaine. En dehors de ce rayon, nous encourageons les membres du personnel a se rendre au bureau dans la mesure du possible, afin de favoriser les liens avec leurs collegues locaux et de favoriser une forte culture d'entreprise.

Date limite pour poser sa candidature

jusqu

'a ce que le poste soit pourvu

Un employeur equitable

Castlemain s'engage a promouvoir l'equite, la diversite et l'inclusion sous toutes leurs formes. Cet engagement enrichit notre culture d'entreprise, les idees que nous generons et la qualite des services que nous offrons a nos clients.



Nous encourageons les candidatures des communautes autochtones, des communautes racialisees, des femmes, des personnes en situation de handicap, des personnes de la communaute LGBT?2S+ et des personnes issues d'autres communautes historiquement marginalisees.



Castlemain s'engage a fournir des mesures d'adaptation a l'emploi en vertu du Code des droits de la personne et de la Loi provinciale sur l'accessibilite pour les personnes handicapees. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation au cours du processus de recrutement, veuillez nous en informer et nous collaborerons avec vous afin de repondre a vos besoins.