Job Description

Additional Information

Gestionnaire des evenements

Job Number

25113274

Job Category

Event Management

Location

Delta Hotels Quebec, 690 Boul Rene Levesque Est, Quebec City, QC, Canada, G1R 5A8

Schedule

Full Time

Located Remotely?

N

Position Type

Management

SOMMAIRE DU POSTE

Responsable de preparer tous les documents lies a l'evenement, s'occupe de la coordination avec les services des ventes et de l'etablissement et avec le client pour garantir un service constant de haut niveau tout au long des etapes d'avant, pendant et d'apres l'evenement. Ce poste veille principalement aux evenements de complexite moyenne. S'assure que leurs evenements obtiennent un transfert homogene des ventes au service et de retour aux ventes. Cerne les occasions de maximiser les revenus par des ameliorations liees a l'offre et a la vente de gamme superieure pour creer des evenements exceptionnels.

PROFIL DU CANDIDAT

Etudes et experience

Diplome d'etudes secondaire ou de formation generale; 1 a 2 ans d'experience dans la gestion d'evenements ou dans un domaine professionnel connexe. OU 2 annees universitaires d'une universite accreditee dans la gestion hoteliere et la restauration, l'hospitalite, l'administration des affaires ou un baccalaureat connexe; au moins 1 annee d'experience dans la gestion d'evenements ou dans un domaine professionnel connexe.

PRINCIPALES TACHES PROFESSIONNELLES

Gestion des activites et de la logistique d'evenement

S'assure que les evenements progressent de facon harmonieuse en suivant les procedures definies, en collaborant avec les employes et en garantissant l'exactitude des donnees. Accueille le client durant l'evenement et le refere a l'equipe des activites d'evenement pour l'execution des details. Respecte les normes, les politiques et les procedures. S'assure de l'exactitude des elements de facturation et effectue des examens de factures avec les clients avant de traiter la facture definitive. S'occupe des blocs de chambres de groupe et de l'espace pour les rassemblements pour des groupes attitres de taille moyenne a grande. Cerne les defis operationnels concernant son groupe et determine la meilleure facon de travailler avec le personnel de l'etablissement et le client afin de resoudre ces defis ou de creer des solutions de rechange.

o Exerce son jugement pour integrer les tendances actuelles dans la gestion et la conception d'evenements. o Agit comme intermediaire entre le representant commercial sur le terrain et le client tout au long du processus d'evenement (avant, pendant et apres).

Participe aux inspections du site avec le client et apporte son soutien au processus commercial, au besoin. Accomplit toute autre tache assignee pour repondre aux besoins commerciaux. Demande des commentaires des services de l'etablissement pour cerner les domaines d'amelioration afin de rehausser l'experience du planificateur d'evenement.

Garantit et fournit un service a la clientele exceptionnel

Fournit un excellent service a la clientele tout au long de l'experience client et invite les autres employes a faire de meme. Responsabilise les employes pour fournir un excellent service a la clientele. Constitue un exemple positif pour les relations avec les invites. Coordonne et communique verbalement et par ecrit les details de l'evenement avec le client et le service des activites de l'etablissement. Revele sa presence aupres du client en tout temps tout au long du processus. Supervise ses experiences client a partir du transfert du dossier jusqu'a l'etape d'apres l'evenement jusqu'au transfert a nouveau vers les ventes. Effectue un suivi par le biais d'une rencontre postevenement avec le client. S'occupe des problemes et des plaintes des invites. S'en remet a son jugement personnel et a son expertise pour rehausser l'experience client. Demeure disponible pour regler les problemes ou proposer des solutions de rechange aux ententes prealables. Deploie des efforts pour ameliorer constamment le service a la clientele en integrant les commentaires recus et le jugement personnel aux plans d'action. Met en relief la satisfaction de l'invite lors des reunions des services et se concentre sur une amelioration continue. Interagit avec les invites pour obtenir leurs commentaires sur la qualite du produit et les niveaux de service. S'assure que les employes remuneres a l'heure comprennent bien les attentes et les parametres des activites d'evenements.

Direction d'equipes de gestion d'evenements

Anime des reunions avant et apres l'evenement comme prescrit pour reviser/communiquer les besoins du groupe et pour obtenir des commentaires. Preside des reunions formelles avant et apres l'evenement pour les groupes assignes de taille moyenne a grande. Facilite les differentes reunions comme il/elle le juge necessaire (reunion de commande d'evenement de banquet, revision des blocs de chambres, etc.).

Realisation d'activites liees aux ressources humaines

Prend connaissance avec les employes des fiches de commentaires et des resultats de satisfaction des invites. Observe les comportements du service fourni par les employes et formule des commentaires aux personnes ou aux directeurs. Apporte son aide dans le developpement et la mise en place de plans de mesures correctives. Fait preuve d'initiative en utilisant son experience pour ameliorer le rendement du service en fonction de son evaluation du probleme et de sa resolution. Collabore avec le personnel de l'etablissement et les clients pour regler les defis operationnels concernant son groupe. Accomplit toute autre tache assignee pour repondre aux besoins commerciaux.

COMPETENCES DE GESTION

Leadership

Capacite d'adaptation -- Maintient un niveau de rendement sous pression ou lors de periodes de changement ou de defis en milieu de travail. Communication -- Partage l'information et les idees d'une maniere convaincante et stimulante en utilisant differentes methodes. Resolution de probleme et prise de decision -- Cerne et comprend les problemes, les enjeux et les occasions; obtient et compare les renseignements provenant de differentes sources afin de pouvoir tirer des conclusions, developpe et evalue les options et les solutions de rechange, regle les problemes et etablit une ligne de conduite. Comportement professionnel - Affiche des styles de comportements qui degagent la confiance et suscitent le respect; cree une bonne premiere impression et represente l'entreprise conformement a ses valeurs.

Gestion de la realisation

Consolidation et contribution a l'equipe -- Participe activement a titre de membre de l'equipe pour qu'elle puisse progresser vers l'atteinte des objectifs. Recherche de resultats -- Etablit des normes de rendement elevees pour soi et pour les autres; endosse la responsabilite pour les objectifs de travail; initie, met l'accent et surveille les efforts deployes par soi-meme et les autres a l'egard de la realisation des objectifs; est autonome et proactif a prendre les mesures necessaires et va au-dela de ce qui est necessaire. Planification et organisation -- Regroupe les renseignements et les ressources pour etablir un plan d'action pour soi-meme et les autres; etablit la priorite et les exigences de travail pour atteindre les objectifs et s'assurer de l'achevement du travail.

Etablissement de relations

Relation avec les collegues -- Interagit avec les autres de facon a etablir un climat d'ouverture et de confiance de maniere a atteindre les objectifs et a renforcer des relations durables. Relations avec les clients -- Developpe et consolide les relations fondees sur une comprehension des besoins du client et agit en conformite avec les normes de service de l'entreprise. Mentalite mondiale -- Apporte son soutien aux employes et aux partenaires commerciaux avec differents styles, capacites, motivations ou perspectives culturelles; tire profit des differences pour stimuler l'innovation, l'engagement et l'augmentation des resultats financiers; et veille a ce que les employes puissent contribuer a leur plein potentiel.

Production de talents et capacite organisationnelle

Capacite organisationnelle -- Evalue et adapte la structure de ses mandats et formule des ameliorations aux procedes de travail pour repondre aux besoins et soutenir les objectifs d'une unite organisationnelle. Gestion du talent -- Apporte son soutien et formule des commentaires pour aider les individus a perfectionner et a renforcer leurs competences et leurs aptitudes necessaires pour atteindre les objectifs professionnels.

Apprentissage et application de l'expertise

Apprentissage applique -- Cherche et tire profit des occasions d'apprentissage visant a ameliorer son propre rendement et celui des autres. Acuite commerciale -- Comprend bien et utilise l'information commerciale pour gerer les activites quotidiennes. Acuite technique -- Comprend bien et utilise les competences et les connaissances professionnelles dans un domaine fonctionnel precis.


o Planification d'evenement -- La capacite d'etablir un lien avec les clients, de detailler les evenements, de promouvoir les produits et services de gamme superieure, de s'occuper plusieurs clients a un moment donne, etre axe sur les details, comprendre et posseder les connaissances de fonctionnement des systemes de gestion d'evenement et de service de traiteur.


o Services de l'evenement -- Possede une bonne connaissance des normes et procedures pour l'amenagement adequat des salles de reunion et la disposition des tables, pour les differentes configurations des tables et des salles de reunion et l'amenagement du revetement du sol de la scene et du plancher de danse.


Competences de base -- Competences fondamentales pour s'acquitter des activites professionnelles de base.
o Connaissances informatiques de base -- Se sert de logiciel et de materiel informatique de base (p. ex. ordinateurs personnels, logiciel de traitement de texte, navigateurs Internet, etc.).


o Raisonnement mathematique -- Fait preuve d'habilete pour additionner, soustraire, multiplier ou diviser rapidement et correctement, et de facon a permettre a pouvoir resoudre les problemes lies au travail.


o Comprehension de l'oral -- Fait preuve d'habilete en ce qui a trait a l'ecoute et a la comprehension de l'information et des idees presentees par des mots et des phrases prononces.


o Comprehension de l'ecrit -- Demontre sa comprehension de phrases et de paragraphes ecrits dans les documents lies au travail. o Redaction -- Communique par ecrit de facon adequate pour les besoins particuliers des destinataires.



L'echelle salariale pour ce poste se situe entre $52,000 to $64,000 par annee.

Marriott International souscrit au principe de l'egalite d'acces a l'emploi. Nous sommes attaches a recruter un effectif diversifie et a soutenir une culture inclusive qui donne la priorite aux individus. Nous nous engageons a respecter des principes de non-discrimination envers tous les individus proteges, par exemple les personnes handicapees et les anciens combattants, et envers toute autre base couverte par la legislation applicable.

Avis aux candidats

: Delta Hotels Quebec prend au serieux sa responsabilite en vertu de la legislation provinciale applicable et elle assurera d'accommoder les candidats ayant besoin d'adaptation. Si vous avez besoin d'accommodement dans le cadre du present affichage de postes ou de votre demande en ligne, veuillez nous joindre au 905-366-5227 ou par courriel au CanadaApplicationAccommodation@marriott.com afin qu'un membre de notre equipe des ressources humaines puisse repondre a votre demande. Prenez note que ce numero de telephone et cette adresse de courriel ne sont destines qu'aux personnes necessitant des mesures d'accommodement pour postuler sur un emploi.


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