Job Description

Company DescriptionL\'Association \xc3\x89tudiante de l\'Universit\xc3\xa9 de McGill est pr\xc3\xa9sentement en p\xc3\xa9riode d\'embauches. Avec plus de 20,000 membres, l\'A\xc3\x89UM a pour r\xc3\xb4le de repr\xc3\xa9senter les \xc3\xa9tudiants et de leur offrir des services depuis 1908.The Student\'s Society of McGill University (SSMU) is currently hiring. With over 20,000 members, SSMU\'s role is to represent students and to offer services since 1908.Position SummaryThe External Affairs Commissioner is primarily responsible to assist the Vice-President (External Affairs) in their mandates, to support the VP External Affairs in ensuring the financial sustainability of the External Affairs portfolio and to assist the External Affairs Coordinator in their tasks. The Commissioner also is tasked with increasing accessibility of the External Affairs office, assisting with the restructuring of the External Affairs office, and facilitating external advocacy and coalition-building.ResponsibilitiesSupport in matters that relate to SSMU\xe2\x80\x99s affiliations with Provincial, Federal, or International student associations;To undertake other duties and responsibilities as may be assigned by the Vice-President (External Affairs).Develop institutional knowledge and infrastructure on SSMU\xe2\x80\x99s External Affairs, in order to centralize and streamline the portfolio towards a long-term vision to enhance the accessibility of the External Affairs office to the SSMU membership;Review relevant materials and archives at the SSMU and other student unions in order to make recommendations for restructuring the External Affairs office;Do research in order to fulfill mandates of the External Affairs Office;Support the Vice-President (External Affairs) in advocacy-related meetings, attending meetings on their behalf, as needed;Engage in preliminary research in order to inform the Vice-President (External Affairs) of emerging advocacy priorities for the Society\xe2\x80\x99s external affairs;Strategize with the Vice-President (External Affairs) and External Affairs Coordinator about priority-setting for external affairs;Assist the VP External Affairs with monitoring the following budget: 4037 (VP External Admin), 4039 (Campaigns), and 4085 (Community relations);Assist the External Affairs Coordinator with the execution of administrative, clerical, and other tasks if needed;Assist the External Affairs Coordinator in the update and maintenance of SSMU External Affairs\xe2\x80\x99 digital infrastructure;Support other staff members under the portfolio including the Campaigns Office, and the Policy & Mobilization Researcher position, as well as other relevant staff assigned by the Vice-President (External Affairs) on a need basis;Coordinate and collaborate with other SSMU staff, such as the Black Affairs Commissioner, Francophone Affairs Commissioner and Indigenous Affairs Commissioner, to advance the Society\xe2\x80\x99s external affairs, and work towards fulfilling the portfolio\xe2\x80\x99s various mandates;Engage in regular, detailed status updates with the Vice-President (External Affairs);Prepare an exit report which indicates lessons learned, important contacts, and any salient information for the incoming External Affairs Coordinator & Commissioner.--R\xc3\xa9sum\xc3\xa9 du poste:Le commissaire aux affaires ext\xc3\xa9rieures est principalement charg\xc3\xa9 d\'assister le vice-pr\xc3\xa9sident charg\xc3\xa9 des affaires ext\xc3\xa9rieures dans l\'accomplissement de son mandat, de soutenir le vice-pr\xc3\xa9sident charg\xc3\xa9 des affaires ext\xc3\xa9rieures pour garantir la viabilit\xc3\xa9 financi\xc3\xa8re du portefeuille des affaires ext\xc3\xa9rieures et d\'assister le coordinateur des affaires ext\xc3\xa9rieures dans ses t\xc3\xa2ches. Le commissaire est \xc3\xa9galement charg\xc3\xa9 d\'am\xc3\xa9liorer l\'accessibilit\xc3\xa9 du bureau des affaires ext\xc3\xa9rieures, de contribuer \xc3\xa0 la restructuration du bureau des affaires ext\xc3\xa9rieures et de faciliter la d\xc3\xa9fense des int\xc3\xa9r\xc3\xaats ext\xc3\xa9rieurs et la constitution de coalitions.Responsabilit\xc3\xa9s: * Soutenir les questions relatives aux affiliations du SSMU avec des associations \xc3\xa9tudiantes provinciales, f\xc3\xa9d\xc3\xa9rales ou internationales ;

• Assumer d\'autres t\xc3\xa2ches et responsabilit\xc3\xa9s qui peuvent lui \xc3\xaatre confi\xc3\xa9es par le vice-pr\xc3\xa9sident (affaires ext\xc3\xa9rieures).
• D\xc3\xa9velopper les connaissances institutionnelles et l\'infrastructure des affaires ext\xc3\xa9rieures du SSMU, afin de centraliser et de rationaliser le portefeuille dans le cadre d\'une vision \xc3\xa0 long terme visant \xc3\xa0 am\xc3\xa9liorer l\'accessibilit\xc3\xa9 du bureau des affaires ext\xc3\xa9rieures pour les membres du SSMU ;
• Examiner les documents et les archives pertinents du SSMU et d\'autres associations \xc3\xa9tudiantes afin de formuler des recommandations pour la restructuration du bureau des affaires ext\xc3\xa9rieures ;
• Effectuer des recherches afin de remplir les mandats du Bureau des affaires ext\xc3\xa9rnes ;
• Soutenir le vice-pr\xc3\xa9sident (affaires ext\xc3\xa9rieures) dans les r\xc3\xa9unions li\xc3\xa9es \xc3\xa0 la d\xc3\xa9fense des int\xc3\xa9r\xc3\xaats, en assistant \xc3\xa0 des r\xc3\xa9unions en son nom, si n\xc3\xa9cessaire ;
• Effectuer des recherches pr\xc3\xa9liminaires afin d\'informer le vice-pr\xc3\xa9sident (affaires ext\xc3\xa9rieures) de l\'\xc3\xa9volution de la situation.

\xc3\x89laborer des strat\xc3\xa9gies avec le vice-pr\xc3\xa9sident (affaires ext\xc3\xa9rieures) et le coordinateur des affaires ext\xc3\xa9rieures en ce qui concerne la d\xc3\xa9finition des priorit\xc3\xa9s en mati\xc3\xa8re d\'affaires ext\xc3\xa9rieures ;Assister le vice-pr\xc3\xa9sident charg\xc3\xa9 des affaires ext\xc3\xa9rieures dans le suivi du budget suivant : 4037 (vice-pr\xc3\xa9sident charg\xc3\xa9 des affaires ext\xc3\xa9rieures), 4039 (campagnes) et 4085 (relations avec la communaut\xc3\xa9) ;Assister le coordinateur des affaires ext\xc3\xa9rieures dans l\'ex\xc3\xa9cution de t\xc3\xa2ches administratives, de bureau et autres si n\xc3\xa9cessaire ;Assister le coordinateur des affaires ext\xc3\xa9rieures dans la mise \xc3\xa0 jour et la maintenance de l\'infrastructure num\xc3\xa9rique des affaires ext\xc3\xa9rieures du SSMU ;Soutenir d\'autres membres du personnel dans le cadre du portefeuille, y compris le bureau des campagnes et le poste de chercheur en politique et mobilisation, ainsi que d\'autres membres du personnel concern\xc3\xa9s d\xc3\xa9sign\xc3\xa9s par le vice-pr\xc3\xa9sident (affaires ext\xc3\xa9rieures) en fonction des besoins ;Coordonner et collaborer avec d\'autres membres du personnel du SSMU, tels que le commissaire aux affaires noires, le commissaire aux affaires francophones et le commissaire aux affaires autochtones, afin de faire progresser les affaires externes de la Soci\xc3\xa9t\xc3\xa9 et de s\'efforcer de remplir les divers mandats du portefeuille ;Faire des mises \xc3\xa0 jour r\xc3\xa9guli\xc3\xa8res et d\xc3\xa9taill\xc3\xa9es avec le vice-pr\xc3\xa9sident (affaires ext\xc3\xa9rieures) ;Pr\xc3\xa9parer un rapport de sortie indiquant les le\xc3\xa7ons apprises, les contacts importants et toute information pertinente pour le nouveau coordonnateur et commissaire aux affaires ext\xc3\xa9rieures.QualificationsExcellent written communication skills in English and French;Ability to take initiative.Ability to execute tasks in a timely manner;Ability to communicate complex information in an accessible format;Strong planning, interpersonal, and organizational skills;Strong research and report-writing experience is an asset;Strong knowledge of or interest in SSMU governance is an asset;Strong knowledge of or interest in political affairs at municipal, provincial, and federal levels is an asset;Strong knowledge of or interest in the Quebec student movement is an asset;Strong knowledge of or interest in local grassroots organizing is an asset;--Qualifications requises:Excellentes aptitudes \xc3\xa0 la communication \xc3\xa9crite en anglais et en fran\xc3\xa7ais ;Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 prendre des initiatives.Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 ex\xc3\xa9cuter des t\xc3\xa2ches dans les d\xc3\xa9lais impartis ;Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 communiquer des informations complexes dans un format accessible ;Solides comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re de planification, de relations interpersonnelles et d\'organisation ;Une solide exp\xc3\xa9rience de la recherche et de la r\xc3\xa9daction de rapports est un atout ;Une connaissance approfondie de la gouvernance du SSMU ou un int\xc3\xa9r\xc3\xaat pour celle-ci est un atout ;Une connaissance approfondie des affaires politiques aux niveaux municipal, provincial et f\xc3\xa9d\xc3\xa9ral, ou un int\xc3\xa9r\xc3\xaat pour celles-ci, est un atout ;Une connaissance approfondie du mouvement \xc3\xa9tudiant qu\xc3\xa9b\xc3\xa9cois ou un int\xc3\xa9r\xc3\xaat pour celui-ci est un atout ;Une connaissance approfondie ou un int\xc3\xa9r\xc3\xaat pour l\'organisation locale de la base est un atout.Additional InformationKEY DETAILS:Paid position: $18.25 per hourHours: On average 10 hours per weekContract: Mid-June 2024 through May 31st, 2025Work performed across McGill\xe2\x80\x99s campus, remotely, and in the SSMU office;Confidentiality:It is understood and agreed that all matters to the SSMU and those clubs association or groups forming part of the SSMU are to be kept in the strictest of confidence, and nothing regarding the operations, policies and general activities of the SSMU or its constituent groups shall be divulged to any third party without the express consent of the General Manager and/or the Executive Committee of the SSMU.Inclusivity:At the SSMU, we are committed to fostering an inclusive, accessible environment, where everyone feels valued, respected and supported. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of our community. If you require accommodation(s) for the recruitment/interview process, please let us know and we will work with you to meet your needs.--D\xc3\x89TAILS PRINCIPAUX :

• Poste r\xc3\xa9mun\xc3\xa9r\xc3\xa9 : 18,25 $ de l\'heure
• Heures de travail : environ 10 heures/semaine
• Contrat : de la mi-juin 2024 au 31 mai 2025
• Travail effectu\xc3\xa9 sur le campus de McGill, \xc3\xa0 distance et au bureau du SSMU;

Confidentialit\xc3\xa9 :Il est entendu et convenu que toutes les questions relatives au SSMU et aux clubs, associations ou groupes faisant partie du SSMU doivent \xc3\xaatre gard\xc3\xa9es dans la plus stricte confidentialit\xc3\xa9, et que rien concernant les op\xc3\xa9rations, les politiques et les activit\xc3\xa9s g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales du SSMU ou de ses groupes constitutifs ne doit \xc3\xaatre divulgu\xc3\xa9 \xc3\xa0 une tierce partie sans le consentement expr\xc3\xa8s du directeur g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral et/ou du comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif du SSMU.Inclusivit\xc3\xa9:A l\xe2\x80\x99A\xc3\x89UM, nous sommes engag\xc3\xa9s \xc3\xa0 promouvoir un environnement inclusif et accessible o\xc3\xb9 tout le monde se sent estim\xc3\xa9, respect\xc3\xa9 et support\xc3\xa9. Nous sommes attach\xc3\xa9s \xc3\xa0 construire une \xc3\xa9quipe dont les effectifs t\xc3\xa9moignent de la diversit\xc3\xa9 de notre communaut\xc3\xa9. Si vous avez besoin d\xe2\x80\x99am\xc3\xa9nagements au cours du processus de recrutement ou d\xe2\x80\x99entrevue, s\xe2\x80\x99il vous plait, faites-le nous savoir et nous travaillerons avec vous afin de r\xc3\xa9pondre \xc3\xa0 vos besoins.

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