Job Description

Department: Educational Services

Job percentage: 100%

Nature of the work

In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing, in a relatively autonomous manner, secretarial duties of a complex nature for one or more persons.

Characteristic function

Respond to information requests concerning the followup of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, issue reminders; forward the pertinent documentation; handle the mail as well as find, gather and compile pertinent information; within the limits of their duties, prepare a draft response, forward it to the person concerned and ensure the follow-up; prepare a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned. Greet visitors to their administrative unit, provide any information within their competence or refers them to the persons concerned; as instructed, keep the agenda of the person or persons for whom they work. Organize meetings, convene participants and prepares the necessary files; as instructed, draft a proposed agenda of the subjects received and, if necessary, attend meetings and prepare a draft of the minutes. Draft memorandums or bulletins from brief notes and works with others to set up a filing system; archives the documents in their sector according to the policy in effect. Use a computer and the various software required to perform their duties related to word processing, database entry, presentation software, spreadsheets and in-house programs; carries out research on the Internet and follows up on e-mail messages. May be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. May be required to train new executive secretaries and to coordinate the work of support staff. If need be, perform any other related duty.

Social Advantages

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Sick leave Insurance Paid holidays Life insurance Dental insurance Employee Assistance Program (EAP) Pension scheme Telework Holidays Free parking Continuing Education Recognition of years of service Social activities organized by the company Reimbursement of mileage


The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

- Departement: Services Educatifs

Pourcentage de la tache: 100%

Nature du travail

En plus des taches definies a la classe d'emplois de secretaire, le role principal et habituel de la personne salariee de cette classe d'emplois consiste a travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exercant, de facon relativement autonome, des taches de secretariat de nature complexe.

Attributions caracteristiques

Repondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des reunions, les politiques, la reglementation ou autres sujets relies aux taches effectuees et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et organiser les renseignements pertinents; dans les limites de la fonction, preparer un projet de reponse, l'acheminer a la personne concernee et en assurer le suivi; preparer la synthese des problemes et questions complexes avant de les transmettre a la personne concernee. Recevoir les personnes qui se presentent a l'unite administrative, fournir l'information relevant de la competence ou les referer a la personne concernee; gerer, selon les instructions recues, l'agenda de la ou des personnes pour qui le travail est effectue. Voir a l'organisation materielle des reunions, convoquer les participants, preparer les dossiers necessaires, rediger, selon les instructions recues, un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister a ces reunions et rediger un projet de compte rendu ou de proces-verbal. Rediger, a partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiques; participer a l'elaboration du systeme de classement; archiver les documents du secteur selon la politique en vigueur. Utiliser un ordinateur et les divers logiciels necessaires a l'execution des travaux tels que traitement de texte, bases de donnees, logiciel de presentation, tableurs et programmes maison; effectuer des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier electronique. Peut etre appele a apporter une aide ponctuelle a des collegues pour l'utilisation de logiciels et programmes lies au travail commun. Peut etre appele a initier au travail les nouvelles personnes occupant un poste de secretaire de gestion ainsi qu'a coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, accomplir toute autre tache connexe.

Avantages sociaux

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Conges de maladie Assurance Conges payes Assurance-vie Assurance dentaire Programme d'aide aux employes (PAE) Regime de retraite Teletravail Vacances Stationnement gratuit Formation continue Reconnaissance des annees de service Activites sociales organisees par l'entreprise Remboursement du kilometrage


L'utilisation du genre masculin a ete adoptee dans le but d'alleger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.