Job Description

UNIFORM LAW CONFERENCE OF CANADA / CONF\xc3\x89RENCE POUR L\xe2\x80\x99HARMONISATION DES LOIS AU CANADA (Le fran\xc3\xa7ais suit.) Executive Director and Administrator
(Part-time Two-year Contract Position) The Uniform Law Conference of Canada (ULCC), an unincorporated non-profit association, promotes the harmonization and improvements to law throughout Canada. It was created in 1918 and includes representatives from across the country. The ULCC is seeking a person to provide management and administrative services to fulfil the functions of an Executive Director and Administrator. The successful contractor will report to the ULCC Executive
Committee and provide services to the ULCC including but not limited to: General Organizational Administration

• Manage the day-to-day affairs of the ULCC.
• Conduct official correspondence on behalf of the President and Executive Committee.
• Communicate with stakeholders to keep them informed of the work of the organization.
• Coordinate, publish and distribute ULCC publications.
• Maintain and update lists of organizational contacts, including jurisdictional representatives, committee members, working group members, and stakeholders.
• Ensure that new jurisdictional representatives and committee members receive relevant guidance materials.
• Prepare meeting agendas, supporting materials, and minutes of permanent committees for approval.
• Log and track action items and decisions for the Executive Committee and the Budget and Finance Committee.
• Provide support to special committees from time to time as may be required, at the request of the President.

Finance and Budget

• Prepare the annual budget for approval by the Budget and Finance Committee and the Executive Committee; participate in budget discussions; and distribute the proposed budget to the jurisdictional representatives for review and comment.
• Manage the jurisdiction annual contribution process, including but not limited to:
• Request annual contributions from the federal, provincial, and territorial governments.
• Record receipts and follow up as required.
• Report status to Budget and Finance Committee and Executive Committee.
• Manage timely payment of operating and annual meeting expenses within annual budget.
• Manage and monitor cash, cashflow, and investments in accordance with Budget and Finance Committee and Executive Committee directions.
• Ensure adequate financial controls are in place and maintained.
• Prepare and deliver records to bookkeeper for monthly bookkeeping and ensure Budget and Finance Committee review and approval of monthly reconciliation reports.
• Work with bookkeeper to finalize financial reports to Budget and Finance Committee, and to the Executive Committee as needed.
• Manage annual audit process, with assistance of bookkeeper as required, including:
• Confirm audit plan and fees.
• Prepare and provide files required by auditors.
• Respond to auditor queries.
• Review draft audited statements and ensure corrections and edits are addressed before the statements are presented to the Budget and Finance Committee and Executive Committee.
• Ensure annual CRA returns are reviewed and filed.

Event Management

• Prepare annual meeting budget for approval. (normally held in August)
• For \xe2\x80\x9cin person\xe2\x80\x9d annual meetings, responsibilities include but are not limited to:
• Advise host jurisdiction of meeting requirements and provide support as required.
• Work with the host jurisdiction to ensure that the required venue and meeting spaces are booked and social events organized.
• Coordinate working lunches.
• Attend the ULCC annual meeting and provide onsite services for the events and activities.
• For \xe2\x80\x9cvirtual\xe2\x80\x9d annual meetings, including but not limited to:
• Manage meeting logistics.
• Support Executive Committee and Section Chairs as required.
• Ensure recordings, chats and surveys are collected and shared with Section Chairs and secretaries.
• Attend the ULCC annual meeting plenary sessions.
• Assist with Civil and Criminal Section meetings as required.
• Coordinate opening and closing plenaries, including:
• Prepare agendas and draft resolutions for approval.
• Provide administrative support.
• Prepare minutes for approval by the President.
• Work with Civil and Criminal Section Chairs to coordinate meeting agendas.
• Retain interpretation and audio-visual services to meet the needs of the plenary and Section meetings.
• Arrange for translation of ULCC documents as required.
• Manage delegate registration, including:
• Prepare and distribute registration form and send registration reminders.
• Maintain and finalize delegate list.
• Manage annual meeting documents, including:
• Distribute and/or facilitate distribution of documents and reports for the annual meeting to the ULCC\xe2\x80\x99s jurisdictional representatives within required timelines.
• Distribute general annual meeting materials, final agenda, and delegate list.
• Communicate annual meeting logistical information to delegates, special guests, presenters, and other participants.
• Coordinate preparation and distribution of press release.
• Assist with distribution of the annual diversity and inclusion survey.

Records Management

• Maintain a records management system to ensure files and financial records are securely stored and tracked (ULCC utilizes SharePoint).
• Ensure all submissions, reports and records are prepared in accordance with ULCC guidelines, policies, and practices.
• Update and maintain ULCC operating and policy manuals.

Website and Communications

• Ensure that annual meeting documentation is published on the ULCC website following each annual meeting.
• Ensure that committee and jurisdictional representative listings are updated following the annual meeting and as needed throughout the year.
• Work with the Communications Committee, web host, and web support contractor on website maintenance and enhancement activities and initiatives, and to address current and emerging needs.
• Communicate updates on ULCC activities as guided by Communication Committee policies.

Other

• Such other duties as requested by the Executive Committee.

APPLICATIONS: Application deadline: Monday, December 11, 2023 Email application to: info@ulcc-chlc.ca Applications should include a cover letter and resume, and provide a general description of the applicant\xe2\x80\x99s services and experience, including details of demonstrated experience and strengths with respect to the following:

• Office management
• Use of office technology (including Microsoft 365 Business programs)
• Use of software and applications to address organizational needs (including survey platforms, virtual meeting platforms, and social media)
• Ability to communicate verbally and in writing in both official languages
• Organizational skills and ability to manage multiple priorities
• Financial literacy

NOTE: Interviews will be conducted in both official languages and applicants may be asked to participate in a language reading, writing and comprehension exercise. Interviews may begin before the application closing date. Start date: Negotiable. Location: Remote. Contractor is responsible for own office and equipment. Compensation: The value of this two-year contract is negotiable and will range between
$50,000 and $55,000 per annum. There is a possibility of renewal. Time commitment: While time commitments will fluctuate during the year, the position generally requires 20-24 hours per week. Hours increase for activities related to the annual meeting. For more information about the position and the Uniform Law Conference of Canada: contact info@ulcc-chlc.ca and see https://www.ulcc-chlc.ca/. _________________________ Directeur et administrateur ex\xc3\xa9cutif ou Directrice et administratrice ex\xc3\xa9cutive (poste contractuel \xc3\xa0 temps partiel d\xe2\x80\x99une dur\xc3\xa9e de deux ans) La Conf\xc3\xa9rence pour l\xe2\x80\x99harmonisation des lois au Canada (CHLC), une association sans but lucratif non constitu\xc3\xa9e en personne morale, favorise l\xe2\x80\x99harmonisation et l\xe2\x80\x99am\xc3\xa9lioration des lois partout au Canada. Elle a \xc3\xa9t\xc3\xa9 fond\xc3\xa9e en 1918 et compte des repr\xc3\xa9sentant(e)s de partout au pays. La CHLC est \xc3\xa0 la recherche d\xe2\x80\x99une personne pour exercer les fonctions de directeur et administrateur ex\xc3\xa9cutif, y compris la prestation de services de gestion et d\xe2\x80\x99administration. L\xe2\x80\x99entrepreneur(e) retenu(e) rel\xc3\xa8vera du Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif de la CHLC et fournira des services \xc3\xa0 la CHLC, y compris mais sans s\xe2\x80\x99y limiter : Administration g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale de l\xe2\x80\x99organisation

• G\xc3\xa9rer les affaires quotidiennes de la CHLC.
• S\xe2\x80\x99occuper de la correspondance officielle au nom de la pr\xc3\xa9sidence et du Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif.
• Communiquer avec les parties prenantes pour les tenir inform\xc3\xa9es du travail de l\'organisation.
• Assurer la coordination, la publication et la distribution des publications de la CHLC.
• Tenir \xc3\xa0 jour les listes de contacts de l\xe2\x80\x99organisation, y compris des repr\xc3\xa9sentant(e)s des administrations, des membres des comit\xc3\xa9s et des groupes de travail et les parties prenantes.
• Veiller \xc3\xa0 ce que les repr\xc3\xa9sentant(e)s des administrations et les membres des comit\xc3\xa9s re\xc3\xa7oivent les documents d\xe2\x80\x99orientation pertinents.
• Pr\xc3\xa9parer et soumettre \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99approbation les ordres du jour, les documents \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99appui et les proc\xc3\xa8s- verbaux des r\xc3\xa9unions des comit\xc3\xa9s permanents.
• Enregistrer et suivre les actions et les d\xc3\xa9cisions du Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif et du Comit\xc3\xa9 du budget et des finances.
• Apporter son soutien aux comit\xc3\xa9s sp\xc3\xa9ciaux de temps \xc3\xa0 autre, selon les besoins et \xc3\xa0 la demande de la pr\xc3\xa9sidence.

Finances et budget

• Pr\xc3\xa9parer le budget annuel et le soumettre \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99approbation du Comit\xc3\xa9 du budget et des finances et du Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif; participer aux discussions sur le budget; et distribuer le budget propos\xc3\xa9 aux repr\xc3\xa9sentant(e)s des administrations pour leur examen et leurs commentaires.
• G\xc3\xa9rer le processus annuel de contribution des administrations, y compris mais sans s\xe2\x80\x99y limiter :
• demander les contributions annuelles aux gouvernements f\xc3\xa9d\xc3\xa9ral, provinciaux et territoriaux;
• enregistrer les sommes re\xc3\xa7ues et faire un suivi au besoin;
• pr\xc3\xa9senter des mises \xc3\xa0 jour au Comit\xc3\xa9 du budget et des finances et au Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif.
• G\xc3\xa9rer le paiement en temps voulu des d\xc3\xa9penses de fonctionnement et de la r\xc3\xa9union annuelle tout en respectant le budget annuel.
• G\xc3\xa9rer et contr\xc3\xb4ler la tr\xc3\xa9sorerie, les flux de tr\xc3\xa9sorerie et les investissements conform\xc3\xa9ment aux directives du Comit\xc3\xa9 du budget et des finances et du Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif.
• Veiller \xc3\xa0 ce que des contr\xc3\xb4les financiers ad\xc3\xa9quats soient mis en place et maintenus.
• Pr\xc3\xa9parer et remettre les documents au service comptable pour la tenue de la comptabilit\xc3\xa9 mensuelle et veiller \xc3\xa0 ce que le Comit\xc3\xa9 du budget et des finances examine et approuve les rapports de r\xc3\xa9conciliation mensuels.
• Travailler en collaboration avec le service comptable afin de mettre au point les rapports financiers destin\xc3\xa9s au Comit\xc3\xa9 du budget et des finances et au Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif au besoin.
• G\xc3\xa9rer le processus d\xe2\x80\x99audit annuel, avec l\xe2\x80\x99aide du service comptable au besoin, y compris :
• confirmer le plan et les frais d\xe2\x80\x99audit;
• pr\xc3\xa9parer et fournir les dossiers exig\xc3\xa9s par les auditeurs;
• r\xc3\xa9pondre aux demandes des auditeurs;
• examiner la version pr\xc3\xa9liminaire des \xc3\xa9tats audit\xc3\xa9s et veiller \xc3\xa0 ce que les corrections et les modifications soient apport\xc3\xa9es avant la pr\xc3\xa9sentation des \xc3\xa9tats au Comit\xc3\xa9 du budget et des finances et au Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif;
• veiller \xc3\xa0 ce que les d\xc3\xa9clarations de revenus soient examin\xc3\xa9es et transmises \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99Agence du revenu du Canada.

Gestion d\xe2\x80\x99\xc3\xa9v\xc3\xa9nements

• Pr\xc3\xa9parer le budget pour la r\xc3\xa9union annuelle aux fins d\xe2\x80\x99approbation. (Elle a g\xc3\xa9n\xc3\xa9ralement lieu en ao\xc3\xbbt.)
• Pour les r\xc3\xa9unions annuelles \xc2\xab en personne \xc2\xbb, les responsabilit\xc3\xa9s comprennent mais ne sont pas limit\xc3\xa9es \xc3\xa0 :
• informer l\xe2\x80\x99administration h\xc3\xb4te des exigences de la r\xc3\xa9union et apporter le soutien n\xc3\xa9cessaire;
• travailler avec l\xe2\x80\x99administration h\xc3\xb4te pour s\xe2\x80\x99assurer que les lieux et les espaces de r\xc3\xa9union n\xc3\xa9cessaires sont r\xc3\xa9serv\xc3\xa9s et que le \xc3\xa9v\xc3\xa9nements sociaux sont organis\xc3\xa9s;
• coordonner les d\xc3\xaeners de travail;
• assister \xc3\xa0 la r\xc3\xa9union annuelle de la CHLC et fournir des services sur place au cours des \xc3\xa9v\xc3\xa9nements et des activit\xc3\xa9s.
• Pour les r\xc3\xa9unions annuelles \xc2\xab virtuelles \xc2\xbb, y compris mais sans s\xe2\x80\x99y limiter :
• g\xc3\xa9rer la logistique de la r\xc3\xa9union;
• venir en aide au Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif et \xc3\xa0 la pr\xc3\xa9sidence des Sections au besoin;
• assurer la conservation des enregistrements, des s\xc3\xa9ances de clavardage et des sondages, et les transmettre aux secr\xc3\xa9taires et \xc3\xa0 la pr\xc3\xa9sidence des Sections;
• assister aux s\xc3\xa9ances pl\xc3\xa9ni\xc3\xa8res de la r\xc3\xa9union annuelle de la CHLC;
• venir en aide aux r\xc3\xa9unions des Sections civile et p\xc3\xa9nale au besoin.
• Coordonner les s\xc3\xa9ances pl\xc3\xa9ni\xc3\xa8res d\xe2\x80\x99ouverture et de cl\xc3\xb4ture, y compris :
• pr\xc3\xa9parer les ordres du jour et les r\xc3\xa9solutions aux fins d\xe2\x80\x99approbation;
• offrir un soutien administratif;
• pr\xc3\xa9parer les proc\xc3\xa8s-verbaux, qui seront soumis \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99approbation de la pr\xc3\xa9sidence.
• Travailler avec la pr\xc3\xa9sidence des Sections p\xc3\xa9nale et civile afin de coordonner les ordres du jour des r\xc3\xa9unions.
• Retenir des services d\xe2\x80\x99interpr\xc3\xa9tation et des services audiovisuels pour r\xc3\xa9pondre aux besoins des s\xc3\xa9ances pl\xc3\xa9ni\xc3\xa8res et des r\xc3\xa9unions des Sections.
• Faire traduire les documents de la CHLC au besoin.
• G\xc3\xa9rer l\xe2\x80\x99inscription des d\xc3\xa9l\xc3\xa9gu\xc3\xa9(e)s, y compris :
• pr\xc3\xa9parer et distribuer le formulaires d\'inscription et envoyer des rappels d\'inscription;
• tenir \xc3\xa0 jour et finaliser la liste des d\xc3\xa9l\xc3\xa9gu\xc3\xa9(e)s.
• G\xc3\xa9rer les documents de la r\xc3\xa9union annuelle, y compris :
• transmettre et/ou faciliter la transmission des documents et des rapports pr\xc3\xa9par\xc3\xa9s en pr\xc3\xa9vision de la r\xc3\xa9union annuelle aux repr\xc3\xa9sentant(e)s des administrations de la CHLC dans les d\xc3\xa9lais prescrits;
• transmettre les autres documents de la r\xc3\xa9union annuelle, la version d\xc3\xa9finitive de l\xe2\x80\x99ordre du jour et la liste des d\xc3\xa9l\xc3\xa9gu\xc3\xa9(e)s.
• Faire parvenir les renseignements logistiques concernant la r\xc3\xa9union annuelle aux d\xc3\xa9l\xc3\xa9gu\xc3\xa9(e)s, aux invit\xc3\xa9(e)s, aux pr\xc3\xa9sentateurs(trices) et aux autres participant(e)s.
• Coordonner la pr\xc3\xa9paration et la distribution du communiqu\xc3\xa9 de presse.
• Aider \xc3\xa0 la distribution du sondage annuel sur la diversit\xc3\xa9 et l\xe2\x80\x99inclusion.

Gestion de dossiers

• Utiliser un syst\xc3\xa8me de gestion de dossiers pour veiller \xc3\xa0 ce que les fichiers et les documents financiers soient conserv\xc3\xa9s en toute s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 et fassent l\xe2\x80\x99objet d\xe2\x80\x99un suivi. (La CHLC utilise SharePoint.)
• Veiller \xc3\xa0 ce que toutes les soumissions, tous les rapports et tous les dossiers soient pr\xc3\xa9par\xc3\xa9s conform\xc3\xa9ment aux lignes directrices, aux politiques et aux pratiques de la CHLC.
• Mettre \xc3\xa0 jour et maintenir les manuels d\'exploitation et de politique de la CHLC.

Site Web et communications

• Veiller \xc3\xa0 ce que la documentation relative \xc3\xa0 la r\xc3\xa9union annuelle soit publi\xc3\xa9e sur le site Web de la CHLC apr\xc3\xa8s chaque r\xc3\xa9union annuelle.
• Veiller \xc3\xa0 ce que les listes des repr\xc3\xa9sentant(e)s des comit\xc3\xa9s et des administrations soient mises \xc3\xa0 jour apr\xc3\xa8s la r\xc3\xa9union annuelle et tout au long de l\'ann\xc3\xa9e, au besoin.
• Collaborer avec le Comit\xc3\xa9 des communications, l\'h\xc3\xa9bergeur web et la personne charg\xc3\xa9e de l\'entretien du site Web pour les activit\xc3\xa9s et les initiatives de maintenance et d\'am\xc3\xa9lioration du site Web et pour r\xc3\xa9pondre aux besoins actuels et \xc3\xa9mergents.
• Communiquer des mises \xc3\xa0 jour sur les activit\xc3\xa9s de la CHLC, conform\xc3\xa9ment aux politiques du Comit\xc3\xa9 des communications.

Autre

• Toute autre t\xc3\xa2che demand\xc3\xa9e par le Comit\xc3\xa9 ex\xc3\xa9cutif.

CANDIDATURES D\xc3\xa9lai de pr\xc3\xa9sentation des candidatures : le lundi 11 d\xc3\xa9cembre 2023 Adresse pour la transmission des candidatures : info@ulcc-chlc.ca Les candidatures devraient comprendre une lettre de pr\xc3\xa9sentation et un curriculum vitae, et fournir une description g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale des fonctions et de l\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience du(de la) candidat(e), y compris des d\xc3\xa9tails sur son exp\xc3\xa9rience attest\xc3\xa9e et ses forces dans les domaines suivants :

• gestion de bureau;
• utilisation de la bureautique (y compris les programmes de Microsoft 365 Business);
• utilisation de logiciels et d\xe2\x80\x99applications pour r\xc3\xa9pondre aux besoins de l\xe2\x80\x99organisation (y compris des plateformes de sondage, des plateformes de r\xc3\xa9union virtuelle et les m\xc3\xa9dias sociaux);
• capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 communiquer oralement et par \xc3\xa9crit dans les deux langues officielles;
• sens de l\xe2\x80\x99organisation et capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer des priorit\xc3\xa9s multiples;
• connaissances financi\xc3\xa8res.

REMARQUE : Les entrevues seront r\xc3\xa9alis\xc3\xa9es dans les deux langues officielles, et les candidat(e)s pourraient \xc3\xaatre invit\xc3\xa9(e)s \xc3\xa0 participer \xc3\xa0 un exercice de lecture, d\xe2\x80\x99\xc3\xa9criture et de compr\xc3\xa9hension. Les entrevues pourraient commencer avant la date de cl\xc3\xb4ture des candidatures. Date de d\xc3\xa9but : N\xc3\xa9gociable Emplacement : Travail \xc3\xa0 distance; l\xe2\x80\x99entrepreneur(e) est responsable de son propre bureau et \xc3\xa9quipement. R\xc3\xa9mun\xc3\xa9ration : La valeur de ce contrat de deux ans est n\xc3\xa9gociable et se situera entre 50\xe2\x80\x89000 $ et 55\xe2\x80\x89000 $ par ann\xc3\xa9e. Le contrat est assorti d\xe2\x80\x99une possibilit\xc3\xa9 de renouvellement. Nombre d\'heures : Bien que le nombre d\xe2\x80\x99heures varie au cours de l\xe2\x80\x99ann\xc3\xa9e, ce poste n\xc3\xa9cessite g\xc3\xa9n\xc3\xa9ralement de 20 \xc3\xa0 24 heures de travail par semaine. Le nombre d\xe2\x80\x99heures augmente pour les activit\xc3\xa9s se rapportant \xc3\xa0 la r\xc3\xa9union annuelle. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce poste et sur la Conf\xc3\xa9rence pour l\xe2\x80\x99harmonisation des lois au Canada, veuillez envoyer un courriel \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99adresse info@ulcc-chlc.ca, et consulter https://www.ulcc- chlc.ca/. ____________________________ Job Types: Part-time, Fixed term contract
Part-time hours: 20-24 per week Salary: $50,000.00-$55,000.00 per year Benefits:

• Casual dress
• Flexible schedule
• Work from home

Schedule:

• Day shift

Application question(s):

• Can you read and write in English and French?
• Do you have experience with Microsoft 365 Business programs (e.g., Word, Excel, Teams)?

Education:

• Bachelor\'s Degree (preferred)

Experience:

• Administrative: 5 years (required)

Language:

• English and French (required)

Work Location: Remote Application deadline: 2023-12-11