Job Description

At Skyline Group, we are a dynamic and rapidly growing organization, looking for talented individuals to join our team and drive our continued success.

Vision:

To become North America's trusted choice for safe elevated work areas.

Mission:

To create safe elevated work areas that protect people, companies, and brands.

Purpose:

Elevate those who surround us and see them thrive.

Position Overview

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support the Director of Engineering and Projects.

This role provides high-level administrative support, manages priorities and communications, and ensures smooth execution of projects and departmental initiatives. The Executive Assistant acts as a trusted partner, handling sensitive information with discretion while enabling the Director to focus on strategic responsibilities.

This is an in-office position based out of our office located in Pointe Claire, Montreal.

Key Responsibilities

Manage the Director's calendar, schedule meetings, and prioritize requests to optimize time and focus on critical matters.

Coordinate travel arrangements, expense reports, and logistics.

Screen, prioritize, and respond to emails, calls, and inquiries in a professional manner.

Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.

Ensure the Director is fully prepared for senior management and strategic planning meetings including assembling meeting materials and reports.

Track and gather data required for Director's KPIs and assist in preparing progress updates for CEO and leadership team.

Coordinate timely submission or reports, documents, and deliverables to the CEO and management team.

Assist in preparing dashboard summaries and documentation to support executive decision-making.

Identify opportunities to streamline administrative, reporting, and coordination processes.

Maintain awareness of corporate goals, deadlines, and priorities to help the Director align departmental outputs with organizational strategy.

Support resource planning, including gathering data on workloads, priorities, and timelines.

Serve as a critical point of contact between the Director, engineering team, project team, and cross functional departments.

Facilitate effective communication by drafting departmental communications, reports, data analysis, or conduct research as requested by the Director.

Track tasks, deadlines, and projects to ensure timely completion and alignment with departmental priorities.

Maintain organized systems for files, policies, and key documents.

Maintain the Engineering department's section of the Hub (corporate SharePoint site), ensuring accurate organization and updates of key documents.

Support special projects, departmental initiatives, and company-wide events as assigned.

Leverage AI tools to capture meeting notes, summarize discussions, and track action items for the Director.

Qualifications

Experience supporting senior leaders, ideally within an engineering, construction, or technical project environments.

Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Discretion, professionalism, and ability to handle confidential information.

Proficiency in MS Office and comfort with learning new systems quickly.

Strong business acumen and ability to exercise judgement, tact, and professionalism.

What Success in this Role Looks like

The Director is consistently prepared for executive and strategic meetings with complete, accurate, and timely materials.

Department KPIs are effectively tracked, reported, and supported through accurate data and reporting.

The engineering and project coordination teams benefit from improved organization and streamlined processes.

The EA acts as a trusted partner to the Director, ensuring alignment with organizational goals.

Why join us?

Growth & Development.

Be part of an expanding team with opportunities for personal and professional growth.

Impact.

Help drive our sales goals forward and build our reputation as a trusted partner in height safety.

Collaboration.

Join a culture that values teamwork, innovation, and where your contributions are recognized and supported by a dedicated team.

Company culture.

Be part of a driven, ambitious, and supportive team focused on achieving goals and delivering exceptional service.

Job Type:

Full-time

Salary:

$70,000 - $90,000 per annum

Benefits:

Dental care

Extended health care

RRSP match

Vision care

Wellness program

Schedule:

Monday to Friday

Work location:

In-office. This is not a hybrid position.

Additional Information

As part of our interview process, we use an AI tool (Fred.ai) to assist with notetaking. This helps us keep accurate records and stay focused on the conversation. A copy of the notes will be shared with candidates following their interview.

Chez Skyline Group, nous sommes une organisation dynamique et en pleine croissance, a la recherche de personnes talentueuses pour rejoindre notre equipe et contribuer a notre succes continu.

Vision :

Devenir le choix de confiance en Amerique du Nord pour les zones de travail en hauteur securitaires.

Mission :

Creer des zones de travail en hauteur securitaires qui protegent les personnes, les entreprises et les marques.

Objectif :

Elever ceux qui nous entourent et les voir prosperer.
Apercu du posteNous sommes a la recherche d'une Assistante de Direction hautement organisee et proactifve pour soutenir le Directeur de l'ingenierie et des projets.Ce role offre un soutien administratif de haut niveau, gere les priorites et les communications, et assure le bon deroulement des projets et des initiatives departementales. L'Assistante de Direction agit en tant que partenaire de confiance, traitant les informations sensibles avec discretion tout en permettant au Directeur de se concentrer sur ses responsabilites strategiques.Il s'agit d'un poste en presentiel base dans nos bureaux situes a Pointe-Claire, Montreal.

Responsabilites cles

Gerer l'agenda du Directeur, planifier des reunions et prioriser les demandes afin d'optimiser le temps et de se concentrer sur les enjeux critiques. Coordonner les arrangements de voyage, les rapports de depenses et la logistique. Examiner, prioriser et repondre aux courriels, appels et demandes de maniere professionnelle. Maintenir la confidentialite et gerer les informations sensibles avec discretion. S'assurer que le Directeur est pleinement prepare pour les reunions de la haute direction et de planification strategique, y compris la preparation des documents et des rapports de reunion. Suivre et recueillir les donnees requises pour les indicateurs de performance (KPIs) du Directeur et aider a preparer les mises a jour de progres pour le PDG et l'equipe de direction. Coordonner la soumission en temps opportun des rapports, documents et livrables au PDG et a l'equipe de direction. Aider a la preparation des resumes de tableau de bord et de la documentation pour soutenir la prise de decision executive. Identifier des opportunites pour simplifier les processus administratifs, de rapports et de coordination. Maintenir la conscience des objectifs, des echeances et des priorites de l'entreprise afin d'aider le Directeur a aligner les resultats du departement sur la strategie organisationnelle. Soutenir la planification des ressources, y compris la collecte de donnees sur les charges de travail, les priorites et les delais. Servir de point de contact cle entre le Directeur, l'equipe d'ingenierie, l'equipe de projet et les departements interfonctionnels. Faciliter une communication efficace en redigeant des communications departementales, des rapports, des analyses de donnees ou en menant des recherches selon les demandes du Directeur. Suivre les taches, les echeances et les projets pour assurer leur realisation en temps voulu et leur alignement avec les priorites du departement. Maintenir des systemes organises pour les dossiers, les politiques et les documents cles. Maintenir la section du departement d'ingenierie sur le Hub (site SharePoint de l'entreprise), en assurant une organisation precise et des mises a jour des documents cles. Soutenir les projets speciaux, les initiatives departementales et les evenements a l'echelle de l'entreprise selon les affectations. Tirer parti des outils d'IA pour prendre des notes de reunion, resumer les discussions et suivre les mesures a prendre pour le Directeur.

Qualifications

Experience dans le soutien aux hauts dirigeants, idealement dans des environnements de projets en ingenierie, construction ou techniques. Excellentes competences en organisation et en gestion du temps avec la capacite de gerer plusieurs priorites dans un environnement dynamique. Discretion, professionnalisme et capacite a traiter des informations confidentielles. Maitrise de MS Office et aisance a apprendre rapidement de nouveaux systemes. Solide sens des affaires et capacite a exercer jugement, tact et professionnalisme.

A quoi ressemble le succes dans ce role

Le Directeur est toujours prepare pour les reunions executives et strategiques avec des documents complets, precis et opportuns. Les indicateurs cles de performance (KPI) du departement sont efficacement suivis, rapportes et soutenus grace a des donnees et des rapports precis. Les equipes d'ingenierie et de coordination de projets beneficient d'une meilleure organisation et de processus simplifies. L'EA agit comme un partenaire de confiance pour le Directeur, assurant l'alignement avec les objectifs de l'organisation.

Pourquoi nous rejoindre ?

Croissance et developpement.

Faites partie d'une equipe en expansion avec des opportunites de croissance personnelle et professionnelle

Impact

. Contribuez a atteindre nos objectifs de vente et a renforcer notre reputation en tant que partenaire de confiance en securite en hauteur.

Collaboration

. Rejoignez une culture qui valorise le travail d'equipe, l'innovation, et ou vos contributions sont reconnues et soutenues par une equipe devouee

Culture d'entreprise.

Faites partie d'une equipe motivee, ambitieuse et solidaire, axee sur l'atteinte des objectifs et la prestation d'un service exceptionnel.

Type d'emploi :

Temps plein

Salaire :

70 000 $ - 90 000 $ par annee

Avantages :

Soins dentaires Assurance maladie complementaire Cotisation a un REER correspondante Soins de la vue Programme de mieux-etre

Horaire :

Du lundi au vendredi

Lieu de travail :

Au bureau.

Ce poste n'est pas hybride.Informations

Supplementaires:

Dans le cadre de notre processus d'entrevue, nous utilisons un outil d'IA (Fred.ai) pour aider a la prise de notes. Cela nous permet de garder des dossiers precis et de rester concentres sur la conversation. Une copie des notes sera partagee avec les candidats apres leur entrevue.

Job Type: Full-time

Pay: $70,000.00-$90,000.00 per year

Benefits:

Dental care Extended health care Paid time off RRSP match Vision care Wellness program
Experience:

Executive Assistant: 5 years (preferred)
Work Location: In person