Job Description

Job description:

An Executive Assistant at Teneo plays a critical role in supporting senior business leaders, and their Executive Assistants, ensuring seamless operations, and providing best-in-class service to support both the teams and individuals that they work with. With an initiative-taking mindset and strong organizational skills, the ideal candidate will thrive in a fast-paced environment, effectively managing multiple tasks and priorities with professionalism and discretion. They are responsible for providing a seamless foundation of administration that allows teams to function, as well as work closely with Executives and their Assistants to proactively support and anticipate their needs and understand their priorities.


The Executive Assistant will oversee assigned projects or activities, coordinate daily schedules/calendars, prepare for meetings, and manage travel. The ideal candidate will function under tight deadlines in a fast-paced, highly demanding work environment while exhibiting excellent customer service and professionalism in all interactions. They will pre-empt issues or problems before they arise, collaborating closely with the Executive(s) and as a point person for when their Executive(s) is unavailable. Administrative Assistants are also responsible for building relationships with counterparts at client organization and across the Teneo network.

Responsibilities:

Provide support to executives based in the United States within Teneo's Management Consulting business Proactively manage Executives' calendars, prioritizing correspondence, managing communications between them and executives, employees, and external contacts Coordinate internal and external meetings, including project meetings, and ensure necessary logistics are arranged, across time zones if necessary Provide direct support to senior executive(s), assisting with client interactions, team coordination, and administrative tasks to ensure timely project delivery Anticipate upcoming events and meetings, preparing executives with necessary materials and maintaining a long-term perspective on organization goals Serve as a point of contact for senior executives and the support team, handling communications and interactions with utmost professionalism and confidentiality Assist with travel arrangements, considering executives' priorities and managing complex itineraries efficiently Undertake additional administrative responsibilities such as filing, document management, maintaining records, and reconciling travel & expense reports, invoices, etc. Manage operational aspects of executives' roles, including project setup and proposal preparation Maintain confidentiality and business-sensitive information with discretion Embrace agile working practices and support team members during absences or busy periods Lead by example, fostering teamwork, collaboration, and a positive office environment Foster positive relationships with counterparts at client offices and build knowledge of key clients Manage miscellaneous personal requests Support executives beyond traditional working hours and during travel or international assignments

Qualifications:

2-3+ years' experience in a corporate environment providing support for senior-level executives Excellent written and oral English language skills are required for this position as the role involves regular communication with U.S.-based executives and clients Proficiency in Microsoft Office, including Word, Excel, and PowerPoint Ability to anticipate needs and proactively address potential issues with sound judgment and discretion Meticulous commitment to delivering high-quality, client ready work Ability to adapt to changing priorities and thrive in a fast-paced environment Commitment to learning and professional development Experience using Robin, Concur, MS Teams and NetSuite, a plus

What can we offer you?

New joiners are supported by an induction programme. As well as this we offer a whole host of benefits and reward including:

Ability to work remotely and from Teneo's Montreal office as needed Competitive salary (dependent on experience) Flexible working and time off policy Discretionary bonus Annual salary review 100% employer paid healthcare Pension (competitive company contribution) Extensive investment in personal development & learning Enhanced maternity and paternity leave (depending on length of service) Group income protection Life assurance $100 per month gym reimbursement

About Us:

Teneo is the global CEO advisory firm. We partner with our clients globally to do great things for a better future.


Drawing upon our global team and expansive network of senior advisors, we provide advisory services across our five business segments on a stand-alone or fully integrated basis to help our clients solve complex business challenges. Our clients include a significant number of the Fortune 100 and FTSE 100, as well as other corporations, financial institutions, and organizations.


Our full range of advisory services includes strategic communications, investor relations, financial transactions and restructuring, management consulting, physical and cyber risk, organizational design, board and executive search, geopolitics and government affairs, corporate governance, and ESG.


The firm has more than 1,700 employees located in 45+ offices around the world.

Description du poste:

L'adjoint(e) executif(ve) chez Teneo joue un role essentiel en soutenant les dirigeants et leurs assistants de direction, en garantissant la fluidite des operations et en offrant un service de premier ordre aux equipes et aux collaborateurs. Dote(e) d'un esprit d'initiative et d'un sens aigu de l'organisation, le/la candidat(e) ideal(e) s'epanouira dans un environnement dynamique, gerant efficacement de multiples taches et priorites avec professionnalisme et discretion. Il/Elle assurera une gestion administrative fluide et efficace pour le bon fonctionnement des equipes, et travaillera en etroite collaboration avec les dirigeants et leurs assistants afin de les accompagner et d'anticiper leurs besoins de maniere proactive et de comprendre leurs priorites.


L'adjoint(e) executif(ve) supervisera les projets ou activites qui lui sont confies, coordonnera les plannings quotidiens, preparera les reunions et gerera les deplacements. Le/La candidat(e) ideal(e) travaillera dans des delais serres, dans un environnement de travail dynamique et exigeant, tout en faisant preuve d'un excellent service client et d'un professionnalisme irreprochable dans toutes ses interactions. Il/Elle anticipera les problemes avant qu'ils ne surviennent, en collaborant etroitement avec les dirigeants et en etant l'interlocuteur privilegie en cas d'indisponibilite de ces derniers. Les assistants administratifs sont egalement charges d'etablir des relations avec leurs homologues au sein de l'organisation cliente et a travers le reseau Teneo.

Responsabilites:

Fournir un soutien aux cadres bases aux Etats-Unis au sein de la division de conseil en gestion de Teneo. Gerer proactivement les agendas des cadres, prioriser la correspondance et gerer les communications entre eux et les cadres, les employes et les contacts externes. Coordonner les reunions internes et externes, y compris les reunions de projet, et assurer la logistique necessaire, sur plusieurs fuseaux horaires si necessaire. Fournir un soutien direct aux cadres superieurs, en les aidant dans les interactions avec les clients, la coordination des equipes et les taches administratives afin de garantir la livraison des projets dans les delais. Anticiper les evenements et les reunions a venir, preparer les cadres avec les documents necessaires et maintenir une perspective a long terme sur les objectifs de l'organisation. Servir de point de contact pour les cadres superieurs et l'equipe de soutien, en gerant les communications et les interactions avec le plus grand professionnalisme et la plus grande confidentialite. Participer a l'organisation des voyages, en tenant compte des priorites des cadres et en gerant efficacement les itineraires complexes. Assumer des responsabilites administratives supplementaires telles que le classement, la gestion des documents, la tenue des dossiers et le rapprochement des notes de frais et des factures, etc. Gerer les aspects operationnels des fonctions des cadres, notamment la mise en place de projets et la preparation des propositions. Preserver la confidentialite et les informations sensibles de l'entreprise avec discretion. Adopter des pratiques de travail agiles et soutenir les membres de l'equipe en cas d'absence ou de forte activite. Montrer l'exemple en favorisant le travail d'equipe, la collaboration et un environnement de travail positif. Entretenir des relations positives avec les homologues des bureaux des clients et developper la connaissance des clients cles. Gerer diverses demandes personnelles. Soutenir les cadres en dehors des heures de travail traditionnelles et lors de deplacements ou de missions internationales.

Qualifications:

2 a 3+ ans d'experience en entreprise, en soutien aux cadres superieurs Excellentes competences en anglais ecrit et oral sont requises pour ce poste, car le role implique des communications regulieres avec des cadres et des clients bases aux Etats-Unis. Maitrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint Capacite a anticiper les besoins et a gerer proactivement les eventuels problemes avec discernement et discretion Engagement rigoureux envers la fourniture d'un travail de qualite, pret a l'emploi Capacite a s'adapter a l'evolution des priorites et a s'epanouir dans un environnement dynamique Engagement envers l'apprentissage et le developpement professionnel Experience avec Robin, Concur, MS Teams et NetSuite, un atout

Que pouvons-nous vous offrir?

Possibilite de teletravail et de travailler depuis le bureau de Teneo a Montreal selon les besoins Les nouveaux arrivants beneficient d'un programme d'integration. Nous offrons egalement de nombreux avantages et recompenses, notamment : Salaire competitif (selon l'experience) Flexibilite des horaires de travail et des conges Prime discretionnaire Revision salariale annuelle Assurance maladie entierement prise en charge par l'employeur Retraite (cotisations d'entreprise competitives) Investissement important dans le developpement personnel et la formation Conges maternite et paternite ameliores (selon l'anciennete) Assurance invalidite de groupe Assurance vie Remboursement de 100 $ par mois pour les frais de salle de sport

A propos de nous :

Teneo est un cabinet international de conseil aux dirigeants. Nous collaborons avec nos clients du monde entier pour accomplir de grandes choses et batir un avenir meilleur.


Forts de notre equipe internationale et de notre vaste reseau de conseillers seniors, nous proposons des services de conseil dans nos cinq secteurs d'activite, de maniere autonome ou integree, afin d'aider nos clients a relever des defis commerciaux complexes. Parmi nos clients figurent un nombre important d'entreprises du Fortune 100 et du FTSE 100, ainsi que d'autres entreprises, institutions financieres et organisations.


Notre gamme complete de services de conseil comprend la communication strategique, les relations investisseurs, les transactions financieres et la restructuration, le conseil en management, les risques physiques et cybernetiques, la conception organisationnelle, la recherche de dirigeants et de conseils d'administration, la geopolitique et les affaires gouvernementales, la gouvernance d'entreprise, les criteres ESG.


Le cabinet compte plus de 1 700 collaborateurs repartis dans 45+ bureaux a travers le monde.