Job Description

About Admiral Security / A propos d'Admiral Security

Admiral Security is Atlantic Canada's leading provider of private security and investigative services, with over 35 years of experience. We serve public agencies, municipalities, healthcare, and major corporations. Our reputation is built on professionalism, innovation, and exceptional customer service.

Admiral Security est le chef de file en Atlantique pour les services de securite privee et d'enquetes, avec plus de 35 ans d'experience. Nous desservons des agences publiques, des municipalites, le secteur de la sante et de grandes entreprises. Notre reputation repose sur le professionnalisme, l'innovation et un service client exceptionnel.

About the Role / A propos du poste

We are seeking a highly organized and proactive

Executive Assistant

to provide comprehensive support to senior leadership. This role requires

exceptional organizational skills

, strong communication abilities, and the capacity to manage multiple priorities in a fast-paced environment. The ideal candidate will also demonstrate strong competence with

AI tools and emerging technologies

to enhance productivity and streamline workflows.

Occasional travel will be required

to support executive and operational needs.

Nous recherchons un(e)

adjoint(e) executif(ve)

hautement organise(e) et proactif(ve) pour soutenir la direction. Ce poste exige des

competences organisationnelles exceptionnelles

, d'excellentes aptitudes en communication et la capacite de gerer plusieurs priorites dans un environnement dynamique. Le/la candidat(e) ideal(e) devra egalement demontrer une forte competence avec les

outils d'IA et technologies emergentes

pour ameliorer la productivite et rationaliser les processus.

Des deplacements occasionnels seront requis

pour soutenir les besoins operationnels.

Key Responsibilities / Responsabilites principales

Inbox Management / Gestion de la boite courriel

: Prioriser et repondre aux courriels rapidement.

Calendar Coordination / Coordination du calendrier

: Planifier les reunions et optimiser le temps de la direction.

Client Communications / Communications avec les clients

: Rediger et gerer la correspondance professionnelle.

Travel Logistics / Logistique des deplacements

: Organiser les itineraires, reserver vols et hebergements.

Technology Integration / Integration technologique

: Utiliser des outils d'IA et d'automatisation pour ameliorer l'efficacite.

Administrative Support / Soutien administratif

: Preparer des rapports, maintenir les dossiers et assister aux projets speciaux.

Qualifications

Minimum

2 years of experience / 2 ans d'experience minimum

comme adjoint(e) executif(ve) ou role similaire.

Extremely strong organizational and time-management skills / Competences organisationnelles et de gestion du temps exceptionnelles

. Excellent written and verbal communication skills in

English and French / Excellentes competences en communication ecrite et orale en anglais et en francais

. Proficiency in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, Teams).

Competence with AI tools and technology platforms / Maitrise des outils d'IA et des plateformes technologiques

. Ability to handle confidential information with discretion.

Flexibility to travel occasionally / Flexibilite pour des deplacements occasionnels.

Mandatory Requirement / Exigence obligatoire

Candidates must submit a

3-minute video introduction

explaining their experience and why they are the right fit for this role.

Les candidat(e)s doivent soumettre une

video de 3 minutes

presentant leur experience et pourquoi ils/elles sont le/la candidat(e) ideal(e).

Email for details / Courriel pour details :

frank@admiralinvestigations.com

What We Offer / Ce que nous offrons

Competitive salary ($45K+) with performance-based bonus incentives. Opportunity to work closely with senior leadership in a dynamic and growing organization. Professional development and career growth opportunities.

Start Date / Date de debut :

Immediate / Immediate

To Apply / Pour postuler :

Envoyez votre CV, lettre de presentation et video a

frank@admiralinvestigations.com

avec la mention : Executive Assistant Application / Candidature - Adjoint(e) executif(ve)

Admiral Security is committed to employment equity and values diversity. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted.

Admiral Security souscrit au principe d'equite en emploi et valorise la diversite. Nous remercions tous les candidats de leur interet; seules les personnes retenues seront contactees.