Job Description

Actalent is hiring an Employee Service Specialist for a permanent role in our Montreal engineering center (Saint-Laurent) offering hybrid flexibility (1 day/week remote).
The HR Specialist -Employee Service Specialist (ESS) is responsible for ensuring Actalent's engineering employees and consultants throughout Canada receive exceptional service in all areas of requests including payroll, benefits, PTO, and general employment questions. The ESS is the main point of contact for employees, serving as the primary liaison with them back to Actalent's onboarding, payroll, human resources, internal partners, and corporate benefits teams. This position is open due to growth and offers strong career advancement potential and remote / work-from-home flexibility (Fridays remote) if local to our Saint-Laurent office (555 Bd Dr.-Frederik-Philips Saint-Laurent, QC H4M 2X4).
Essential Functions:

• Ensure all employees are educated in benefits.
• Respond to and provide timely resolution to questions pertaining to pay, travel, vacation accrual and other employment questions.
• Communicate termed employees to payroll team to ensure they are off-boarding properly.
• Assist payroll team with timecard collection, manager approval, and communication to internal partners and employees.
• Manage the Unemployment Process to include claims and hearings.
• Partner with our Worker's Compensation team, Unemployment Representatives, HR for FLMA, STD, LOA process.
• Audit PTO packages if applicable.
• Assist with immigration questions and follow up as needed.
• Update PeopleSoft system with employee information as needed.
• Coordinate tuition reimbursement process.
• Actively seek opportunities to increase employee engagement/satisfaction.
• Communicate all personnel changes, promotion, termination, to appropriate partners and update systems as needed.

Minimum Education/ Abilities/Skills

• Bachelor's degree is preferred.
• Bilingual - English and French required.
• Minimum 2 years of professional experience in a customer service, employee support, or HR-related position.
• Professional experience explaining and administering employee benefit plans, PTO/vacation packages highly desired.
• Proficiency in processing payroll and expenses desired.
• Ability to communication effectively and provide proper follow-up with employees.
• Ability to organize, problem-solve and determine priorities necessary.
• Initiative, ability to work independently and self-assign tasks and projects strongly desired.
• Well-versed in explaining and administering employee benefits.

Additional Compensation/Benefits

• $45,000-$49,000 CAD starting base pay, $4,000 CAD annual performance bonus potential, 18 days paid time-off (vacation/personal), 8 paid holidays, RRSP, M/D/V benefits [REFCR2023]

Description du poste
Services Actalent embauche un specialiste du service aux employes pour un poste permanent a notre centre de prestation de services d'ingenierie de Montreal (Saint-Laurent). Le specialiste du service aux employes (SSE) est charge de veiller a ce que les consultants et les employes d'Actalent recoivent un soutien et une reponse exceptionnels pour tous les aspects des demandes, y compris, mais sans s'y limiter, la paie, les avantages sociaux, les deplacements, les depenses, les demandes/accumulations de vacances/conges personnels et les questions generales liees a l'emploi. Le SSE est le principal point de contact pour les employes et assure la liaison principale avec les equipes d'integration, de paie, de ressources humaines, de partenaires internes et d'avantages sociaux d'Actalent Services. Eventuellement, le SSE assumera egalement les fonctions de gestion des temps et des depenses pour son portefeuille d'employes/consultants designes et effectuera des verifications, un suivi et un traitement hebdomadaires. Ce poste offre une flexibilite de teletravail d'une journee par semaine.
Fonctions essentielles:

• S'assurer que tous les employes sont formes aux avantages sociaux.
• Repondre et resoudre rapidement les questions relatives a la paie, aux deplacements, a l'accumulation de vacances et autres questions liees a l'emploi. Communiquer les renseignements sur les employes nouvellement embauches a l'equipe de la paie afin d'assurer leur depart dans les meilleures conditions.
• Aider l'equipe de la paie dans la collecte des feuilles de temps, l'approbation des gestionnaires et la communication aux partenaires internes et aux employes.
• Gerer le processus d'indemnisation du chomage, y compris les demandes d'indemnisation et les audiences.
• Collaborer avec notre equipe d'indemnisation des accidents du travail, les representants du chomage et les RH pour les processus FLMA, STD et LOA.
• Verifier les dossiers de conges payes, le cas echeant.
• Participer aux questions d'immigration et assurer le suivi necessaire.
• Mettre a jour le systeme PeopleSoft avec les renseignements sur les employes, si necessaire.
• Coordonner le processus de remboursement des frais de scolarite.
• Chercher activement des occasions d'accroitre l'engagement et la satisfaction des employes.
• Communiquer tout changement de personnel, promotion ou licenciement aux partenaires concernes et mettre a jour les systemes si necessaire

Exigences minimales

• Baccalaureat souhaite.
• Bilingue (anglais et francais) requis.
• Minimum de 2 ans d'experience professionnelle dans un poste lie au service a la clientele et/ou aux RH.
• Experience professionnelle dans l'explication et l'administration des regimes d'avantages sociaux, des conges payes et des vacances requise. Maitrise de la paie, de l'integration, du service aux employes et/ou des taches liees aux RH souhaitee.
• Capacite de communiquer efficacement et d'assurer un suivi adequat aupres des employes.
• Capacite d'organisation, de resolution de problemes et d'etablissement des priorites.
• Initiative, autonomie et auto-attribution des taches et des projets fortement souhaitees.
• Maitrise de l'explication et de la gestion des avantages.

Remuneration/Avantages supplementaires

• Salaire de base initial de 45 000 $ a 49 000 $ CA, prime de rendement annuelle potentielle de 4 000 $ CA, 18 jours de conges payes (vacances/personnels), 8 jours feries payes, REER, avantages sociaux pour les aines, les personnes handicapees et les personnes handicapees.

Pay and Benefits
The pay range for this position is $45000.00 - $47500.00/yr.
Workplace Type
This is a hybrid position in Montreal,QC.
A propos d'Actalent:
Actalent est un chef de file mondial des services d'ingenierie et de sciences et des solutions de talents. Nous aidons les entreprises visionnaires a faire progresser leurs initiatives en matiere d'ingenierie et de science en leur donnant acces a des experts specialises qui favorisent la mise a l'echelle, l'innovation et la mise en marche rapide. Avec un reseau de pres de 30 000 consultants et plus de 4 500 clients aux Etats-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Actalent est au service d'un grand nombre des societes Fortune 500.
Actalent est un employeur souscrivant au principe de l'egalite des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l'age, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d'ancien combattant, d'un handicap, de l'orientation sexuelle, de l'identite sexuelle, des renseignements genetiques ou de toute autre caracteristique protegee par la loi.
Si vous souhaitez faire une demande d'accommodement raisonnable, tel que la modification ou l'ajustement du processus de demande d'emploi ou d'entrevue a cause d'un handicap, veuillez envoyer un courriel a pour connaitre d'autres options d'accommodement.
Numero du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada - Quebec)
Numero du permis d'agence de recrutement de travailleurs etrangers temporaires : AR-2000485 (Canada - Quebec)
About Actalent
Actalent is a global leader in engineering and sciences services and talent solutions. We help visionary companies advance their engineering and science initiatives through access to specialized experts who drive scale, innovation and speed to market. With a network of almost 30,000 consultants and more than 4,500 clients across the U.S., Canada, Asia and Europe, Actalent serves many of the Fortune 500. We are proud to be an Engineering News-Record (ENR) Top 500 Design Firm for our engineering design services and a ClearlyRated Best of Staffing winner for both client and talent service.
The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.
If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email for other accommodation options.
Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada - Quebec)
Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada - Quebec)