Job Description

Directeur immobilier

Le Mille Neuf & Arbora - Montreal, QC

L'occasion:

Le directeur immobilier est responsable de la gestion et de l'administration professionnelles de Le Mille Neuf et de Arbora. Cela comprend la prestation de services a la clientele, des ventes et un marketing efficaces pour les suites meublees et non meublees, une administration efficace, le controle des depenses, la maximisation des revenus, l'entretien physique des batiments et des proprietes environnantes, ainsi que la gestion quotidienne, l'integration et la formation du personnel syndique et non syndique.

Ce que vous ferez :

Service a la clientele :

Repondre aux demandes de renseignements des residents actuels, en maintenant d'excellentes relations avec eux. Repondre aux preoccupations des residents lorsqu'elles ne peuvent etre satisfaites par le personnel de premiere ligne. Assurer d'excellentes relations avec les residents, en traitant et en documentant les demandes des residents, les plaintes et les urgences dans le batiment qui se produisent pendant et en dehors des heures de bureau. Superviser les inspections annuelles des suites, en rencontrant les residents avant les dates d'anniversaire afin de repondre a leurs preoccupations et de reduire le taux de rotation. Aider le personnel de premiere ligne a promouvoir la fidelisation des residents et le processus de renouvellement des baux dans les proprietes, y compris l'administration des augmentations de loyer et des programmes de renouvellement des baux. Mettre en oeuvre un programme de fidelisation des residents qui sera propose, le cas echeant, aux residents afin d'encourager le renouvellement des baux. Superviser l'inspection des appartements lors du depart des residents, surveiller les dommages causes par les residents et estimer le cout des reparations pour le compte des residents. Veiller a la satisfaction des residents et faire en sorte que les services soient fournis avec diligence tout en assurant une communication et un suivi permanents (y compris l'administration des sondages aupres de residents, le cas echeant). Coordonner les programmes pour les residents et organiser des evenements pour les residents, comme prevu dans le budget. Favoriser une forte culture du service a la clientele au sein de l'ensemble du personnel. Favoriser un fort sentiment d'appartenance a la communaute. Veiller a ce que les evaluations de Google et d'autres services soient au plus haut niveau et a ce qu'une reponse soit apportee dans les plus brefs delais.

Exploitation :

Superviser la gestion et les operations quotidiennes de la propriete. Exploiter Le Mille Neuf conformement au contrat syndical et aux budgets annuels approuves. Veiller a ce que toutes les politiques, procedures et operations de gestion immobiliere soient executees conformement aux normes. Superviser, encadrer et former l'ensemble du personnel du site, y compris l'aide a la gestion des performances si necessaire, afin de garantir le maintien de normes elevees conformement aux politiques etablies. Developpement du personnel : veiller a ce que des plans d'avancement et de formation soient mis en place et examines regulierement pour le personnel remunere a l'heure et le personnel salarie. Fournir une retroaction pour contribuer au developpement des competences du personnel sur une base continue. Interagir et communiquer efficacement avec les representants des proprietaires sur les performances financieres, les operations immobilieres, la dotation en personnel et les relations avec les residents. Responsable des recettes et des depenses de l'immeuble, notamment dans le cadre d'un budget approuve; analyse les etats financiers mensuels, prepare les rapports de gestion mensuels et soumet les regularisations pour les etats financiers de fin d'annee. Preparer les budgets annuels de revenus, de depenses et d'investissement. Recommander des politiques et des procedures de location pour les suites residentielles, y compris les suites meublees, les suites pour invites, les buanderies, les toits-terrasses et d'autres revenus. Superviser les etudes de marche mensuelles et avoir une connaissance approfondie de la concurrence et des conditions actuelles du marche. Veiller a ce que les pratiques d'achat soient prudentes, conformement a la politique de l'entreprise et aux accords conclus avec les clients. Surveiller le recouvrement des loyers, entreprendre le recouvrement des arrieres, les negociations, les procedures d'expulsion, maintenir la liaison avec les avocats, les agences de recouvrement, etc. afin d'assurer le bon recouvrement des creances. S'assurer que tous les residents dont le solde est superieur a 100 $ le 23 de chaque mois sont inscrits au TAL (tribunal du logement de Quebec). Approuver ou refuser les demandes des residents en fonction des verifications des antecedents et du credit. Approuver les documents de bail dument remplis en vue de leur execution. Superviser le processus de renouvellement des baux, approuver les montants de renouvellement dans le cadre des parametres budgetaires et approuver les avis de non-renouvellement a emettre. En collaboration avec l'equipe des services techniques, formuler des recommandations et superviser l'execution des projets d'investissement et du programme d'entretien preventif des installations et des equipements; elaborer et diriger la mise en oeuvre des ameliorations; obtenir des prix, conclure des contrats d'entretien et de service et en assurer le suivi afin de garantir la rentabilite des operations; effectuer des inspections des proprietes attribuees. Garantir le fonctionnement, l'entretien et la reparation efficaces des proprietes, notamment la conformite avec les reglementations gouvernementales, le respect des normes de maintenance et de securite des personnes et le sourcage de moyens rentables pour le fonctionnement Superviser et/ou developper des procedures d'exploitation appropriees pour les proprietes en s'assurant que les exigences legislatives ou reglementaires sont respectees et que les procedures d'intervention d'urgence sont regulierement mises a jour Participer a l'emission des bons de commande et organiser les travaux, controler la qualite et la reactivite des travaux dans le respect des normes et politiques de BentallGreenOak. Mener les operations dans le respect des parametres budgetaires, en demandant l'autorisation du directeur de la gestion immobiliere residentiels en cas de necessite de s'ecarter du budget. Application des regles et reglements des proprietes. Utiliser le systeme informatise de gestion immobiliere pour enregistrer les transactions et etablir divers rapports d'exploitation. Controler l'execution des contrats d'entretien des batiments, en veillant a ce que les pratiques rentables soient maintenues. Fournir une retroaction et des recommandations au directeur de la gestion immobiliere residentielle et au responsable de l'entretien. Verifier regulierement les dossiers des residents pour s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques et procedures etablies. Examiner et evaluer en permanence la grille des loyers pour chaque propriete avec le service marketing. D'autres taches connexes, au besoin, peuvent inclure le soulevement d'objets.

Sante et securite :

Veiller au respect de l'ensemble de la legislation, y compris, mais sans s'y limiter : La loi sur la location residentielle, la loi sur les relations de travail, le code incendie et la loi sur la sante et la securite au travail. Connaitre et respecter la politique de l'entreprise en matiere de sante et de securite. Veiller a ce que le personnel porte l'equipement de protection individuelle (EPI) prescrit lorsque cela est necessaire. Veiller a ce que tous les fournisseurs et sous-traitants respectent la politique etablie en matiere de sante et de securite, et signaler immediatement toute infraction, toute situation dangereuse ou tout equipement endommage.

Developpement durable :

Adopter et soutenir de maniere proactive la culture de BentallGreenOak quant a la durabilite environnementale, et a la responsabilite sociale et d'entreprise. Reagir rapidement aux risques environnementaux et les gerer. Promouvoir et assurer un entretien efficace des services publics et de l'energie de l'edifice. Tenir compte de la durabilite lors de l'evaluation des options de remplacement d'equipements. Participer aux activites de soutien communautaire des residents et du personnel, au besoin.

Votre identite :

Bilingue

- Excellente maitrise du francais et de l'anglais (parle et ecrit), ce poste necessite une communication reguliere avec les clients, les services comptables et financiers qui operent dans d'autres villes canadiennes.

Experience -

Au moins sept ans d'experience connexe en gestion immobiliere residentielle ou en hebergement, cours postsecondaires en gestion immobiliere ou en hebergement, experience en gestion d'equipe;

Etudes -

Un diplome collegial ou universitaire dans un domaine d'affaires ou d'hebergement serait un atout;

Competences informatiques -

Competences intermediaires avec Microsoft Office : MS Word, Excel et Outlook; la connaissance de Yardi est un atout;

Disponibilite -

Souplesse dans les heures de travail pour etre disponible le dernier jour de chaque mois et les deux ou trois premiers jours du debut du mois afin de repondre aux besoins des demenagements et des emmenagements, des commerces et de la perception des loyers. Etre en mesure de gerer les situations d'urgence qui surviennent apres les heures normales de travail;

Connaissances -

Une comprehension approfondie des lois, legislations et droits en vigueur concernant les relations avec les residents et les proprietaires;

Certificat de police -

Une verification des antecedents criminels est requise pour l'emploi.




Nous remercions tous les candidats de leur interet pour un emploi chez BGO, mais seuls les candidats selectionnes pour une entrevue seront contactes.



Chez BGO, nous reconnaissons que les experiences, perspectives et points de vue uniques de chaque employe renforcent notre capacite a creer et a apporter la meilleure valeur ajoutee a nos clients, partenaires, parties prenantes et investisseurs. Par consequent, nous encourageons fortement les candidats de tous les sexes, ages, origines ethniques, cultures, capacites, orientations sexuelles et experiences de vie a postuler chez nous.



BGO s'engage a suivre des pratiques d'embauche equitables, et nous serons heureux de discuter des amenagements possibles et de garantir l'equite dans notre processus d'embauche. Nous pouvons repondre a toute demande d'amenagement, pour cela veuillez communiquer avec nous a l'adresse courriel accessibility@bgo.com en precisant : le numero d'offre d'emploi, votre nom et le mode de communication que vous preferez.

Property Manager

Le Mille Neuf & Arbora - Montreal, QC

The Opportunity:

The Property Manager is responsible for the professional management and administration of Le Mille Neuf and Arbora. This includes customer service delivery, effective sales and marketing for both Furnished and Unfurnished suite offering, efficient administration, expense control, income maximization, physical maintenance of the buildings and surrounding property and daily management, on-boarding and training of both union and non-union staff.

What You Will Do:

Customer Service:

Respond to enquiries from existing residents, maintaining excellent resident relations. Address resident concerns when they cannot be satisfied by front line staff. Ensure excellent resident relations, handling and documenting resident requests, complaints and any emergencies in the building which occur during, over and above office hours Oversee annual inspections of suites, meeting with residents prior to anniversary dates to address concerns and mitigate turnover. Assist front line staff in promoting resident retention and the lease renewal process at the properties, including administration of rent increases, and lease renewal programs. Implementation of a resident loyalty program to be offered as applicable to residents to incent lease renewals. Oversee suite inspections upon resident move out, monitor resident damage and estimate cost of repairs for the resident's account chargeback. Further ensure resident satisfaction and service delivery through prompt service communication and follow up (including administration of resident surveys, as required) Coordinate resident programs and host resident events, as budgeted. Foster a strong customer service culture amongst all staff. Promote a strong sense of community. Ensure that Google and other Service ratings are at highest level and are responded to promptly.

Operations:

Oversee the day-to-day management and operations of the property. Operate Le Mille Neuf in accordance with the union contract and approved annual budgets. Be responsible for ensuring all Property Management policies, procedures and operations are executed to standard. Supervise, coach and train all site staff, including assistance with performance management if necessary to ensure high standards are maintained in accordance with established policies Staff Development - ensure progress/training plans are in place and reviewed on a regular basis for both hourly and salary staff. Provide feedback to assist in the development of staff skills on a continuous basis. Interact and effectively communicate directly with owner representatives on financial performance, property operations, staffing and resident relations Responsible for building revenue and expenses including operating within an approved budget; analyze monthly financial statements, prepare monthly management reports, and submit accruals for year-end financials. Prepare annual revenue, expense, and capital budgets Recommend rental policies and procedures for residential suites including Furnished suites, guest suites, laundry facilities, roof top and other revenues Oversee monthly market surveys and have a thorough understanding of competition and current market conditions Ensure prudent purchasing practices in accordance with company policy and client agreements, Monitor collection of rental payments, undertakes arrears collection, negotiations, eviction proceedings, maintains liaison with lawyers, collection agencies etc. to ensure proper collection of account receivables. Ensure that all residents with balances over $100 as of the 23rd of each month, are being filed at the TAL (tribunal du logement de Quebec) . Approve or decline resident applications based on background and credit checks. Approves completed lease documents for execution. Oversee the lease renewal process, approving renewal amounts within budget parameters, and approval of any non-renewal notices to be issued In collaboration with the Technical Services team, makes recommendations and oversees execution of capital projects and preventative maintenance program for plant and equipment; develops and directs implementation of improvements; obtains prices, secures, and monitors maintenance/service contracts to ensure cost effective operations; conducts inspections of the properties assigned Ensure efficient operation, maintenance and repair of properties including compliance with government regulations, achievement of maintenance/life safety standards and sourcing cost effective ways to operate Supervise and/or develop appropriate operating procedures for the properties ensuring legislative or regulatory requirements are adhered to and emergency response procedures are regularly updated Assist with issuing purchase orders and arranging for trades, monitoring quality and responsiveness of trades in adherence to BentallGreenOak standards and policies. Conduct operations within budgeted parameters, seeking Director, Residential Property Management permission in the event of a need to vary from budget. Enforcing the rules and regulations of the properties Utilize computerized property management system to record transactions, run various operating reports. Monitor building maintenance contract performance, ensuring cost-efficient practices are maintained. Provide feedback/recommendations to the Director, Residential Property Management and Maintenance Manager Routinely audit resident files to ensure they are consistent with established policies and procedures. Continually review/evaluate the rent grid for each property with the Marketing Department Other related duties as required; such duties may include lifting.

Health & Safety:

Ensure compliance with all legislation, including but not limited to: The Residential Tenancies Act, Labour Relations Act, Fire Code and Occupational Health and Safety Act Be familiar with and adhere to the company's Health and Safety policy. Ensure staff wears prescribed Personal Protective Equipment (PPE) when required to do so Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy, and immediately report any infractions, hazardous conditions, or damaged equipment.

Sustainability:

Embrace and proactively supporting BentallGreenOak's culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility. Promptly respond to and manage environmental hazards. Promote and ensure energy and utility efficient maintenance of the building. Consider sustainability when evaluating options for replacement equipment. Participate in resident and staff community support events as appropriate.

Who you are:

Bilingual

- Excellent command of French and English (spoken and written), this position requires regular communication with clients, the accounting and finance departments that operate in other Canadian cities.

Experience

: 7+ years of related experience with residential property management or hospitality, post-secondary courses in property management or hospitality, experience leading a team.

Education

: A College or University education in a business or hospitality field would be considered an asset.

Computer Skills

: Intermediate skills in Microsoft Office: MS Word, Excel, and Outlook; knowledge of Yardi an asset

Availability

: Flexibility in hours to ensure availability for last day of each month & the first two to three days of the beginning of the month in order to accommodate the move-in-move-outs, trades and rent collection. Being able to handle emergencies occurring after regular office hours

Knowledge

: A complete understanding of all applicable laws, legislation, and rights concerning resident / landlord relations

Police Clearance:

A criminal verification check is required for employment



At BGO, we recognize that each employee's unique experiences, perspectives, and viewpoints strengthen our ability to create and deliver the best value to our clients, partners and stakeholders/investors and therefore we strongly encourage applicants of all genders, ages, ethnicities, cultures, abilities, sexual orientations and life experiences to apply.



BGO is committed to equitable hiring practices and we welcome the opportunity to discuss accommodation and ensure fairness and equity in our hiring process. If you require accommodation, please email us at accessibility@bgo.com and include: Job posting #, your name and your preferred method of contact.



We thank all applicants for their interest in employment with BGO, however only those selected for an interview will be contacted.