Job Description

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Description

The Corporate Services Representative plays a key role in supporting the operations of a high-volume corporate services business. This versatile role requires attention to detail, strong organizational skills, and the ability to balance administrative, legal, and client service responsibilities. The successful candidate will thrive in a fast-paced environment, ensuring accuracy, efficiency, and excellent service delivery to both internal and external clients.

Key Responsibilities

Prepare and file corporate documents related to incorporations, amendments, dissolutions, annual returns, and other filings. Draft and proofread standard legal documents, including resolutions, agreements, and compliance forms. Conduct name searches and NUANS reports to support incorporations and name reservations. Assist with extra-provincial registrations, renewals, and compliance tasks. Maintain minute books, share registers, and corporate records. Coordinate production and fulfillment of corporate seals, share certificates, and minute books. Prepare shipments, ensuring orders are accurate and on time. Monitor and maintain inventory of corporate kits, seals, and supplies. Respond to client inquiries regarding filings, orders, and service requests. Provide guidance to clients on required documentation and processes. Troubleshoot and resolve client issues with professionalism. Prepare invoices and ensure accurate billing for services and supplies. Process payments, support reconciliation, and monitor outstanding accounts.

Skills, Knowledge and Expertise

Bilingual in English and French Postsecondary diploma or degree in Business Administration, Legal Studies, or a related field (preferred). 2-4 years of experience in corporate services, legal support, or administrative roles (experience with corporate filings or in a law firm is an asset). Experience with billing, accounting processes, and client service in a high-volume environment. Strong knowledge of corporate filings, name searches, and extra-provincial registration processes. Excellent written and verbal communication skills. Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and comfort with legal or corporate service platforms. Strong attention to detail, accuracy, and ability to manage multiple tasks under tight deadlines. Strong organizational and problem-solving skills. Ability to work independently as well as collaboratively in a team setting.

Job Benefits

At Dye & Durham we strive to be visionaries! As a leader in our field, we ensure our employees are ready for the next challenge in their journey with us by offering internal and external training opportunities. We offer competitive salaries and a whole host of benefits including healthcare, pension, company discounts, wellness programs, and paid days off to move house or volunteer for your favourite charity.

Do you share our DNA?

We ask how tomorrow can be better than today We are passionate about solving our customer's challenges Our ideas break boundaries We value different perspectives and encourage dialogue We take ownership and celebrate together
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Representant des services generaux

Le representant des services generaux joue un role cle dans le soutien des activites d'une entreprise de services generaux a volume eleve. Ce role polyvalent exige le souci du detail, de solides competences organisationnelles et la capacite de concilier les responsabilites administratives, juridiques et de service a la clientele. Le candidat retenu ou la candidate retenue s'epanouira dans un environnement au rythme rapide, en assurant l'exactitude, l'efficacite et l'excellence du service aux clients internes et externes.

Principales responsabilites

Preparer et deposer les documents d'entreprise lies aux constitutions, aux modifications, aux dissolutions, aux declarations annuelles et aux autres depots. Rediger et reviser des documents juridiques courants, y compris des resolutions, des ententes et des formulaires de conformite. Effectuer des recherches de noms et des rapports NUANS pour appuyer les constitutions en societe et les reservations de noms. Aider aux enregistrements, aux renouvellements et aux taches de conformite extra-provinciaux. Tenir les registres des proces-verbaux, les registres des actions et les registres de la societe. Coordonner la production et l'execution des sceaux d'entreprise, des certificats d'actions et des registres des proces-verbaux. Preparer les expeditions en s'assurant que les commandes sont exactes et livrees a temps. Surveiller et maintenir l'inventaire des trousses d'entreprise, des sceaux et des fournitures. Repondre aux demandes des clients concernant les depots, les commandes et les demandes de service. Fournir des conseils aux clients sur les documents et les processus requis. Resoudre les problemes des clients avec professionnalisme. Preparer les factures et assurer une facturation exacte des services et des fournitures. Traiter les paiements, appuyer le rapprochement et surveiller les comptes en souffrance.

Competences, connaissances et expertise

Bilingue en anglais et en francais Diplome ou grade postsecondaire en administration des affaires, en etudes juridiques ou dans un domaine connexe (preferable). De 2 a 4 ans d'experience dans les services aux entreprises, le soutien juridique ou les roles administratifs (une experience des depots de documents d'entreprise ou dans un cabinet d'avocats est un atout). Experience de la facturation, des processus comptables et du service a la clientele dans un environnement a volume eleve. Solide connaissance des depots de documents d'entreprise, des recherches de noms et des processus d'enregistrement extra-provincial. Excellentes aptitudes a la communication ecrite et verbale. Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les plateformes de services juridiques ou d'entreprise. Grande minutie, exactitude et capacite a gerer de multiples taches dans des delais serres. Solides competences organisationnelles et de resolution de problemes. Capacite a travailler de facon autonome et en collaboration en equipe.

Avantages lies a l'emploi

Chez Dye et Durham, nous nous efforcons d'etre des visionnaires! En tant que chef de file dans notre domaine, nous veillons a ce que nos employes soient prets a relever le prochain defi de leur parcours au sein de notre entreprise en leur offrant des occasions de formation internes et externes. Nous offrons des salaires concurrentiels et une foule d'avantages, y compris des soins de sante, un regime de retraite, des rabais d'entreprise, des programmes de bien-etre et des jours de conge payes pour demenager ou faire du benevolat pour votre organisme de bienfaisance prefere.



Veuillez noter que si ce poste est base en Afrique du Sud, tous les candidats doivent avoir le droit legal de vivre et de travailler en Afrique du Sud. Une preuve sera exigee pendant le processus de recrutement.



Partagez-vous notre ADN?Nous nous demandons comment demain peut etre meilleur qu'aujourd'hui. Nous sommes passionnes par la resolution des defis de nos clients. Nos idees repoussent les limites Nous valorisons les differentes perspectives et encourageons le dialogue. Nous prenons nos responsabilites et celebrons ensemble


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About Dye & Durham

Dye & Durham is a global leader in legal technology. The company's three categories of integrated solutions - practice management, data insights and due diligence, and client onboarding - give solicitors the essential tools they need to run their firms, from client acquisition to case management and legal accounting, and everything in between.



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