Job Description

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Description

The Corporate Search Clerk plays a critical role in supporting corporate filings, maintenance, and supply requests by conducting high-volume corporate name searches and related due diligence. This position ensures accuracy, timeliness, and compliance with regulatory requirements, enabling the firm to deliver seamless and efficient service to clients.

Key Responsibilities

Conduct corporate name searches, NUANS reports, and database queries to support incorporations, amendments, and maintenance filings. Verify proposed business names, identify conflicts, and ensure compliance with federal and provincial requirements. Prepare and deliver search results to internal teams and clients with accuracy and speed. Assist in preparing filing documents, ensuring all required forms and supporting materials are complete. Maintain detailed records of all searches for audit readiness and easy retrieval. Monitor volumes and prioritize tasks to meet SLAs and filing deadlines. Support corporate supplies processing, including minute books, share certificates, and seals. Provide updates to teams, respond to inquiries, and escalate issues that could impact workflows. Collaborate with clerks, filing specialists, and service teams to ensure smooth processes. Uphold confidentiality and identify opportunities to improve accuracy and efficiency.

Skills, Knowledge and Expertise

Post-secondary education in business administration, legal studies, or a related field preferred. 1-2 years of experience in a corporate services, legal, or administrative role is an asset. Familiarity with corporate registries, NUANS, and related systems is highly desirable. Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook). Experience with corporate search platforms or filing systems (e.g., OnCorp, Cyberbahn, ESC) is an asset. Strong attention to detail, organizational skills, and ability to meet strict deadlines. Excellent written and verbal communication skills. Strong data entry skills and accuracy. Ability to work both independently and collaboratively in a high-volume environment.

Job Benefits

At Dye & Durham we strive to be visionaries! As a leader in our field, we ensure our employees are ready for the next challenge in their journey with us by offering internal and external training opportunities. We offer competitive salaries and a whole host of benefits including healthcare, pension, company discounts, wellness programs, and paid days off to move house or volunteer for your favourite charity.



Please note, if this role is based in South Africa, all applicants must have the legal right to live and work in South Africa. Proof will be required during the recruitment process



Do you share our DNA?We ask how tomorrow can be better than today We are passionate about solving our customer's challenges Our ideas break boundaries We value different perspectives and encourage dialogue We take ownership and celebrate together


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Commis a la recherche de societes

Le commis aux recherches corporatives joue un role essentiel en appuyant les depots, la maintenance et les demandes d'approvisionnement des entreprises en effectuant des recherches de noms d'entreprise a volume eleve et la diligence raisonnable connexe. Ce poste assure l'exactitude, la rapidite et la conformite aux exigences reglementaires, ce qui permet a l'entreprise de fournir un service harmonieux et efficace a ses clients.

Principales responsabilites

Effectuer des recherches de noms d'entreprise, des rapports NUANS et des requetes dans les bases de donnees pour appuyer les constitutions, les modifications et les depots de maintien. Verifier les noms commerciaux proposes, identifier les conflits et assurer la conformite aux exigences federales et provinciales. Preparer et livrer les resultats de recherche aux equipes internes et aux clients avec exactitude et rapidite. Aider a la preparation des documents de depot, en s'assurant que tous les formulaires requis et les documents a l'appui sont complets. Conserver des registres detailles de toutes les recherches pour les audits et pour en faciliter la recuperation. Surveiller les volumes et prioriser les taches pour respecter les niveaux de service et les delais de depot. Soutenir le traitement des fournitures de l'entreprise, y compris les livres de proces-verbaux, les certificats d'actions et les sceaux. Fournir des mises a jour aux equipes, repondre aux demandes de renseignements et transmettre les problemes qui pourraient avoir une incidence sur les flux de travail. Collaborer avec les commis, les specialistes du classement et les equipes de service pour assurer le bon deroulement des processus. Maintenir la confidentialite et cerner les occasions d'ameliorer l'exactitude et l'efficacite.

Competences, connaissances et expertise

Formation postsecondaire en administration des affaires, en etudes juridiques ou dans un domaine connexe, un atout. Un a deux ans d'experience dans un role lie aux services aux entreprises, au domaine juridique ou a l'administration constitue un atout. Une connaissance des registres des entreprises, de NUANS et des systemes connexes est hautement souhaitable. Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). L'experience des plateformes de recherche ou des systemes de depot de documents d'entreprise (p. ex. OnCorp, Cyberbahn, ESC) est un atout. Grand souci du detail, sens de l'organisation et capacite a respecter des echeances serrees. Excellentes aptitudes a la communication ecrite et verbale. Solides competences en saisie de donnees et exactitude. Capacite a travailler de facon autonome et en collaboration dans un environnement a volume eleve.

Avantages sociaux

Chez Dye et Durham, nous nous efforcons d'etre des visionnaires! En tant que chef de file dans notre domaine, nous veillons a ce que nos employes soient prets a relever le prochain defi de leur parcours au sein de notre entreprise en leur offrant des occasions de formation internes et externes. Nous offrons des salaires concurrentiels et une foule d'avantages sociaux, y compris des soins de sante, un regime de retraite, des rabais d'entreprise, des programmes de mieux-etre et des jours de conge payes pour demenager ou faire du benevolat pour votre organisme de bienfaisance prefere.



Veuillez noter que si ce poste est base en Afrique du Sud, tous les candidats doivent avoir le droit legal de vivre et de travailler en Afrique du Sud. Une preuve sera exigee pendant le processus de recrutement.



Partagez-vous notre ADN?Nous nous demandons comment demain peut etre meilleur qu'aujourd'hui. Nous sommes passionnes par la resolution des defis de nos clients. Nos idees repoussent les limites Nous valorisons les differentes perspectives et encourageons le dialogue. Nous nous approprions les choses et celebrons ensemble


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About Dye & Durham

Dye & Durham is a global leader in legal technology. The company's three categories of integrated solutions - practice management, data insights and due diligence, and client onboarding - give solicitors the essential tools they need to run their firms, from client acquisition to case management and legal accounting, and everything in between.



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