Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Operations et centre d'examens

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage :

aout 04, 2025

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

:

aout 15, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Echelle salariale :

$72 437,00 - $91 502,00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Coordonner les processus relatifs aux services de premiere ligne et les processus operationnels relatifs a la planification et a la mise en oeuvre des services et des examens adaptes. Superviser directement les surveillants d'examens, les fournisseurs de services internes et externes (interpretes en langues des signes, preneurs de notes, agents de transcriptions, etc.) et agir comme point de contact principal pour ceux-ci. Trouver des solutions aux demandes speciales, saisir les opportunites pour revoir, developper et mettre en oeuvre des processus selon les meilleures pratiques. Communiquer avec celerite, efficacite et exactitude et trouver des solutions aux nombreux problemes presentes dans le but de developper une experience universitaire enrichissante. Le titulaire devra travailler par roulement (jours, soirs, week-ends) et son emploi du temps pourra etre ajuste ou modifie pour repondre aux exigences operationnelles du Centre.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

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Desservir les etudiants en service de premiere ligne

: Agir a titre de personne-ressource aupres de la communaute en les renseignant en personne, par ecrit ou par telephone, sur les divers services offerts, les exigences d'admissibilite, la vie universitaire, les services offerts aux etudiants, les reglements universitaires et les autres options pour les etudes postsecondaires, tout en assurant la qualite des renseignements achemines, dans les deux langues officielles.

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Evaluer les besoins et faire des recommandations

: Anticiper, analyser et interpreter les besoins des etudiants, determiner les politiques et les procedes devant etre mis en oeuvre, diagnostiquer et formuler des recommandations permettant de regler les problematiques des etudiants et veiller a la mise en place des recommandations. Regler les problemes complexes et assurer les suivis necessaires.

Ressources humaines :

Responsable du processus d'embauche du personnel administratif sous sa supervision directe : faire le tri des CV, organiser et gerer les comites de selection et emettre des recommandations quant au choix du candidat, pour s'assurer que les postes vacants soient combles a temps afin de rencontrer les besoins operationnels. Approuver les conges et proceder aux evaluations du rendement pour les employes sous sa supervision. Interpreter les conventions collectives et appliquer les procedures et les reglements de l'Universite.

Supervision :

Superviser le travail realise par les employes et fournisseurs sous sa charge. Determiner les priorites, formuler des conseils en vue de l'atteinte des objectifs individuels, developper des plans de formation (en groupe et sur base individuelle), motiver le personnel, assurer un encadrement et fournir de la retroaction. Faire connaitre les outils de gestion pour renforcer l'engagement des employes au sein du secteur afin de maximiser leur productivite et de minimiser le roulement du personnel.

Formation du personnel :

Developper et livrer le contenu necessaire a la formation des employes sous sa responsabilite. S'assurer qu'ils ont la formation et les outils necessaires a l'accomplissement efficace et efficient de leurs responsabilites.

Gestion des cours et des examens:

Pour les etudiants en situation de handicap a sa charge, coordonner l'horaire des cours et des examens en lien avec les fournisseurs de services identifies. Valider l'information et coordonner le processus d'attribution des ressources humaines en lien avec les besoins des etudiants. Coordonner la logistique operationnelle et assurer la mise en place des effectifs necessaires. S'assurer que les services rendus repondent aux besoins identifies par les specialistes en apprentissage.

Gestion des fichiers electroniques :

Organiser et tenir a jour les fichiers et dossiers electroniques conformement aux processus et politiques internes et faire preuve d'ethique et de jugement au moment de traiter des renseignements confidentiels.

Revoir les methodes de travail :

Concevoir et implanter de nouveaux processus, procedures et methodes de travail ou modifier ceux en place, et s'assurer que son equipe s'y conforme afin d'ameliorer continuellement les activites pour maximiser sa productivite et son efficacite. Revoir les processus existants et les peaufiner afin d'accroitre la productivite et l'efficacite de l'equipe.

Planifier les processus :

Anticiper, analyser et interpreter les besoins, determiner les politiques et les procedes devant etre mise en oeuvre. Developper un calendrier des operations et determiner les ressources necessaires pour rencontrer les echeanciers. Planifier, developper et appliquer les methodes de travail et les outils afin d'ameliorer la performance et la qualite du service.

Production de rapports et gestion des donnees :

Effectuer des analyses et de la recherche, compiler des donnees, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de decision et les projets speciaux.

Gestion de projet :

Planifier et gerer les projets qui lui sont attitres. A cette fin, preciser l'envergure des projets, definir les etapes des projets, suivre tous les progres pertinents, proceder aux ajustements durant le deroulement des projets et assurer une communication efficace parmi les intervenants. Gerer et suivre l'execution des projets confies a son equipe

Representation et transfert d'information

: Participer a divers comites et reunions portant sur les processus operationnels ou le service aux etudiants et transmet l'information a l'equipe. Travailler en etroite collaboration avec les departements, les services et associations, afin de garantir la qualite et la pertinence des services. Agir comme expert-conseil aupres des facultes et services universitaires.

Documentation :

En collaboration avec les differents intervenants, preparer et reviser les renseignements pertinents refletes sur le web et dans diverses publications. Preparer la documentation rattachee aux accommodements scolaires afin de contribuer a une experience universitaire enrichissante. Rediger et mettre a jour des manuels internes sur les procedures, les processus et les systemes lies aux responsabilites du titulaire.

Ce que vous apportez :

Baccalaureat en sciences de la sante, psychologie, education ou autre domaine connexe (ou experience equivalente). Au moins 2 ans d'experience en supervision. Connaissance accrue des programmes scolaires de niveaux secondaire et collegial, du premier cycle et des cycles superieurs ainsi qu'un minimum de 5 annees d'experience dans un environnement scolaire. Bilinguisme - francais et anglais (expression orale et ecrite). Connaissance de l'administration normalement acquise dans le cadre d'une formation postsecondaire et de plusieurs annees d'experience dans un role semblable. Experience de la prestation de services a la clientele. Experience de l'interpretation, de la communication et de la mise en oeuvre des procedes, politiques et methodes. Experience pratique d'applications informatiques telles que la suite Microsoft Office, le systeme etudiant (SIS) de l'Universite d'Ottawa et Talisma, ainsi que les outils informatiques usuels (Windows, Internet, courriels). Capacite de composer avec des priorites conflictuelles et de respecter des delais serres dans un milieu de travail ou le rythme est soutenu. Capacite de concentration dans un environnement ouvert, stimulant, dans laquelle les interruptions multiples sont une realite de tout moment. Capacite de gerer de multiples dossiers et de faire preuve de minutie. Capacite de prendre des decisions pouvant avoir un impact sur les etudiants, sur les employes ou membres des departements. Tact, diplomatie, discretion et bon jugement. Experience de la collecte et de l'analyse de donnees et de la redaction de rapports administratifs et statistiques. Experience de la mise en oeuvre de strategies et de plans d'activites pour des etudiantes et etudiants. Excellentes habiletes de communications afin de comprendre les besoins des etudiants et employes. Excellentes habiletes d'organisation Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux details. Connaissance des structures administratives et des processus de l'Universite est un atout.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.