Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


24

Famille d'emplois :

Gestion d'evenements

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Affaires etudiantes, Relations avec la clientele, Congres et reservations

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Echelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

L'objectif de ce poste est d'apporter un soutien essentiel aux activites des Conventions et Reservations, en particulier les reservations des differents clubs et associations facultaires du SFUO, en supervisant et en realisant diverses taches administratives et financieres. Le titulaire est le principal point de contact pour toutes leurs demandes de reservation et communique regulierement avec les etudiants.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Execution du programme :

Assister dans la mise en oeuvre du programme VEMS en veillant a ce que les reservations et les services associes soient bien concus pour repondre aux besoins des organisateurs.

Restauration :

Aider a la gestion des commandes de restauration pour les activites internes, etudiantes et la communaute externe.

Admission et inscription :

Gerer les procedures d'admission et d'inscription pour tous les clubs SFUO et les associations facultaires via VEMS. Evaluer et assurer la qualite du service aux clients.

Plan operationnel :

Recevoir et planifier les evenements dans le calendrier public en veillant a eviter les conflits entre plusieurs evenements. Gerer la logistique des lieux et coordonner la disponibilite de la restauration ainsi que la location de petits equipements (tables, chaises, etc.).

Activites financieres :

Recevoir et traiter toutes les factures et transactions financieres en collaboration avec les agents de coordination, conformement aux politiques et procedures de l'Universite d'Ottawa ; assurer l'organisation et la tenue des documents financiers. Etre responsable des comptes financiers etudiants, preparer les factures des evenements a venir et veiller a ce que les fonds soient deposes conformement aux politiques et procedures universitaires.

Gestion de l'information et rapports :

Maintenir EMS a jour avec des informations precises. Fournir divers rapports simples a moderement complexes, selon un calendrier regulier ou a la demande, pour soutenir les operations courantes et la planification strategique.

Gestion des dossiers :

Maintenir un systeme efficace de classement et de gestion des dossiers afin de garantir la disponibilite d'une documentation complete et precise pour reference future ou audit.

Documentation :

Rediger et mettre a jour des manuels de procedures internes sur les processus, les procedures et les systemes lies aux responsabilites du titulaire.

Ressources physiques :

Coordonner les differentes activites liees a l'entretien et a la mise a niveau des installations, notamment assurer la maintenance de la cuisine et du materiel des salles.

Ce que vous apportez :

Connaissance des principes d'administration et de comptabilite generalement acquise par une formation postsecondaire ou une experience equivalente. Minimum de 3 ans d'experience demontree dans un poste similaire. Bilinguisme - francais et anglais (oral et ecrit). Experience en interpretation, explication et application de politiques et procedures. Connaissance des politiques et procedures de l'Universite d'Ottawa ainsi que de sa structure et gouvernance; un atout. Experience en service a la clientele et attitude positive pour assurer l'excellence du service. Experience en production de rapports. Capacite a etablir des priorites, faire preuve d'initiative et de creativite, excellentes competences organisationnelles. Discretion dans la manipulation d'informations hautement confidentielles. Solides competences interpersonnelles et en communication. Connaissance des systemes informatiques et logiciels, y compris les systemes financiers, tableurs, bases de donnees, Internet et courriel

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.