Job Description

Coordonnateur.trice, Media Finance / Media Finance Coordinator (Operations Analyst)

Description

MediaCom
Poste: Coordonnateur.trice, Media Finance (Analyste des operations)

Ton impact:

L\'analyste des op\xc3\xa9rations aidera la directrice des op\xc3\xa9rations dans la gestion financi\xc3\xa8re globale des clients. Ils travaillent directement avec l\'\xc3\xa9quipe de Service Client afin de contr\xc3\xb4ler tous les aspects financiers pour leurs clients et assurer une g\xc3\xa9rance financi\xc3\xa8re globale.

Ce poste rel\xc3\xa8ve directement de la directrice des op\xc3\xa9rations et est responsable de l\'ensemble du cycle de vie de la campagne, \xc3\xa0 partir de la signature des autorisations d\'achats m\xc3\xa9dias, l\'entr\xc3\xa9e de donn\xc3\xa9es pour certains types de m\xc3\xa9dias, la facturation et rapprochement, tout en travaillant en collaboration avec l\'\xc3\xa9quipe m\xc3\xa9dias pour s\'assurer que les processus appropri\xc3\xa9s sont globalement suivis

Votre profil:

• Agir en tant que contr\xc3\xb4le pour tous les AAM (autorisations d\'achat m\xc3\xa9dia) pour s\'assurer que les documents sont enregistr\xc3\xa9s et conserv\xc3\xa9s sur un fichier de suivi, tout en r\xc3\xa9pondant aux exigences SOX et d\'audit externe (partie prenante pour les AAM sign\xc3\xa9es par le client)
• Gestion du fichier de suivi AAM / campagne et mise en place des devis produit client dans le syst\xc3\xa8me DDS (en s\'assurant que les budgets sont maintenus)
• Saisie des achats imprim\xc3\xa9s, affichage, m\xc3\xa9dias sociaux et SEO dans Prisma
• Diriger le processus de facturation client en \xc3\xa9mettant le rapport de contr\xc3\xb4le budg\xc3\xa9taire initial et final,
• faire des recommandations sur la facturation et rencontrer l\'\xc3\xa9quipe de Service Client pour finaliser le processus.
• Envoyer le rapport de contr\xc3\xb4le budg\xc3\xa9taire final aux clients.
• Faire la revue des achats m\xc3\xa9dias non factur\xc3\xa9s et en d\xc3\xa9veloppement, et fournir des commentaires \xc3\xa0 la fin du mois tout en s\'assurant que les items en d\xc3\xa9veloppement soient trait\xc3\xa9s.
• Effectuer la configuration et la maintenance de tous les codes produits
• Faire la revue des donn\xc3\xa9es du syst\xc3\xa8me Aura pour d\xc3\xa9terminer l\'exactitude des feuilles de temps et pr\xc3\xa9parer, analyser et r\xc3\xa9viser l\'analyse trimestrielle du travail avec le VP directeur commercial.
• Faire l\'enqu\xc3\xaate initiale sur les cr\xc3\xa9ances clients en souffrance depuis 30 jours et fournir toute information de support n\xc3\xa9cessaire au directeur des op\xc3\xa9rations pour faciliter la conversation avec le client

Formation de tous les nouveaux employ\xc3\xa9s au syst\xc3\xa8me Aura, mise en place d\'AAM, examen et analyse des rapports de contr\xc3\xb4le budg\xc3\xa9taire BCR et de tout autre processus financier pertinent pour l\'\xc3\xa9quipe
Support lors des audits m\xc3\xa9dias des clients si n\xc3\xa9cessaire * Participer aux r\xc3\xa9unions client selon les besoins afin d\'\xc3\xa9tablir et favoriser une relation ouverte avec l\'\xc3\xa9quipe des comptes fournisseurs des clients

• Assurer la liaison et d\xc3\xa9velopper de solides relations de travail avec l\'\xc3\xa9quipe des services financiers partag\xc3\xa9s (SFS) pour s\'assurer que l\'agence et les clients ont le plus haut niveau de service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le
• Assurer le respect des politiques et proc\xc3\xa9dures Sarbanes-Oxley

Vos comp\xc3\xa9tences:

• Bonne communication et comp\xc3\xa9tences interpersonnelles
• Solide compr\xc3\xa9hension des concepts comptables et de l\'analyse des \xc3\xa9carts
• Cherche activement \xc3\xa0 mettre en \xc5\x93uvre des id\xc3\xa9es nouvelles et uniques; peut g\xc3\xa9rer le changement.
• Grand souci du d\xc3\xa9tail avec la capacit\xc3\xa9 d\'effectuer plusieurs t\xc3\xa2ches \xc3\xa0 la fois tout en travaillant dans un environnement au rythme rapide et ax\xc3\xa9 sur les d\xc3\xa9lais
• Comp\xc3\xa9tences organisationnelles exceptionnelles ainsi que solides comp\xc3\xa9tences en communication verbale et \xc3\xa9crite.
• Autonomie orient\xc3\xa9e vers les d\xc3\xa9tails avec de solides comp\xc3\xa9tences organisationnelles

Exp\xc3\xa9rience:

• Dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales en commerce / finance / comptabilit\xc3\xa9
• Minimum 1 an d\'exp\xc3\xa9rience professionnelle dans un r\xc3\xb4le comptable
• Exp\xc3\xa9rience dans l\'industrie des m\xc3\xa9dias et / ou de la publicit\xc3\xa9, un atout
• Connaissance avanc\xc3\xa9e de DDS et Microsoft Excel, y compris les tableaux crois\xc3\xa9s dynamiques, PowerPoint et Visio

MediaCom
Role: Media Finance Coordinator (Operations Analyst)

Overview of the role:

The Operations Analyst will assist the Operations manager in the overall financial management of the client. They will work directly with the Client Service Teams controlling all financial aspects for their clients and provide overall financial stewardship. The incumbent will be involved in finances by supporting the Client Service team. This position reports directly to the Operations Manager and is responsible for the review of prepared MPA\'s before going to client, collect PO\'s where applicable, setting up estimates in MediaOcean, inputting Print, Paid Social and Search media into Prisma and assisting Media Finance Coordinators with the discrepancies for them, billing, collection, and campaign balancing for the client while working collaboratively with the media team to ensure proper processes are followed overall.

Key Responsabilities:

• Acting as the control for all MPA\'s to ensure documents are recorded and maintained on a tracker, while meeting SOX and external audit requirements (stakeholder for client signed MPA\'s)
• Managing the MPA/campaign tracker and setting up CPEs for the client in DDS (ensuring budgets are maintained) Setting up and maintaining all product codes

• Meeting with account leads to review BCR\'s, including MPAs vs billings on a monthly basis to ensure MPA are not exceeded.
• Leading the client billing process by pulling the initial and final BCR, making recommendations on billing and meeting with CST to finalize
• Sending the final client facing BCR to the client

• Enter all buys and relevant information for Print, Paid Social and Search into Prisma

• Reviewing unbilled media and WIP and providing comments at month end while minimizing the unbilled media and ensure WIP items are cleared

• Reviewing Aura to determine completeness of timesheets and prepare, analyse and review quarterly labour analysis with SVP Business Director
• Doing initial investigation related to client receivables past due 30 days and provide any necessary back up to Operations Manager to facilitate conversation with the client
• Training all new employees in Aura, setting up MPAs, reviewing and analysing BCRs and any other financial processes relevant to the team

• Assisting in Client Media Audits and support where required
• Attending client meetings with client as needed and establishing and fostering an open relationship with Clients\' Account Payables team
• Liaising and developing strong working relationship with Shared Finance Services team to ensure that the Agency and Clients have the highest level of customer service
• Ensuring compliance with Sarbanes-Oxley policies and procedures

Skills:

• Good communication and interpersonal skills
• Solid understanding of accounting concepts and variance analysis
• Actively seeks to implement new and unique ideas; can manage change.
• Strong attention to detail with the ability to multitask while working in a fast paced, deadline driven environment.
• Exceptional organizational skills as well as strong verbal and written communication skills.
• Detail orientated self-starter with strong organisational skills

Experience:

• College Diploma in Business/Finance/Accounting
• Minimum 1 year working experience in accounting role
• Experience in Media and or Advertising industry an asset
• Advanced knowledge of DDS and Microsoft Excel including pivot tables, PowerPoint and Vision

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