Job Description

Coordonnateur.trice aux operations philanthropiques a temps partiel / (temps plein a venir)

Jouer un rale decisif dans la vie des Quebecois(es) vous anime ? La Fondation de BAnQ recrute actuellement un.e coordonnateur.trice aux operations a temps partiel.

La Fondation de BAnQ est un organisme a but non lucratif qui recueille des fonds afin de soutenir Bibliotheque et Archives nationales du Quebec (BAnQ) dans la realisation de ses mandats. La Fondation soutient la realisation de programmes structurants axes sur des experiences d'apprentissage multiples, en particulier dans des univers numeriques, qui favorisent l'emancipation citoyenne. Elle souhaite contribuer a accroatre l'acces aux vastes ressources, savoirs et expertises de BAnQ.

aEUR la fois bibliotheque nationale, archives nationales et bibliotheque publique de grande metropole, Bibliotheque et Archives nationales du Quebec (BAnQ) rassemble, conserve et diffuse le patrimoine documentaire quebecois ou relatif au Quebec. Veritable carrefour culturel, BAnQ A"uvre a la democratisation de l'acces a la connaissance a titre d'acteur cle de la societe du savoir et deploie ses activites dans 12 edifices ouverts a tous sur le territoire du Quebec.

Raison d'atre de l'emploi :
Relevant de la directrice generale de la Fondation de BAnQ, le titulaire du poste apporte un soutien logistique, administratif et de secretariat a la direction generale dans la realisation des activites-benefices et des projets speciaux de la Fondation. Il contribue egalement a la mise en place de strategies de sollicitations et de developpement.

Il s'agit d'un poste occasionnel a temps partiel (21 h/semaine) jusqu'au 31 mars 2023, avec possibilite de renouvellement. Il y aura possibilite de teletravail en mode hybride.

Possibilite de temps complet apres un an.

Vous beneficierez d'une gamme d'avantages sociaux concurrentielle telle que semaines de vacances, conges de maladies, conges feries, etc. au prorata du temps travaille, ainsi que des possibilites de formation et de perfectionnement.

Les principales responsabilites sont :
1- Appuyer la directrice generale dans la planification et la realisation des activites inherentes a ses fonctions

• Preparer et acheminer les avis de convocation et les documents requis pour la tenue des reunions.
• aStre en lien avec les differents services et directions de BAnQ concernant les dossiers de la Fondation.
• Assurer les suivis des demandes de BAnQ.

2- Coordonner et gerer l'ensemble des taches administratives

• Maintenir a jour la base de donnees qualitatives sur les benevoles, les donateurs les ambassadeurs.
• Maintenir a jour la base de donnees quantitatives des objectifs, des projections et du potentiel des donateurs cibles.
• Saisir les donnees relatives aux informations sur les dons et legs dans le logiciel Prodon.
• a?mettre les reaus aux fins d'impat, rediger les lettres de remerciements.
• Preparer les documents et le materiel requis pour les comites de campagne et les membres du cabinet.
• Effectuer des extractions et produire des rapports sur demande en collaboration avec l'agent comptable.
• Assurer le classement des dossiers sur supports papiers et electroniques selon la codification d'archivage de la Fondation.
• Assurer le suivi avec les benevoles et les Amis de BAnQ.
• Collaborer au developpement de solutions et de rapports varies permettant de structurer et d'ameliorer les methodes de travail, les suivis et l'analyse de donnees et des strategies de developpement philanthropique aupres des partenaires corporatifs.
• Demeurer a l'affut des tendances en philanthropie.
• Executer toute autre tache requise par la direction generale ou la fonction.

3- Participer a l'organisation des activites-benefices

• En collaboration avec la directrice generale, le comite d'organisation d'activites-benefices et les differentes directions de BAnQ, coordonner et soutenir les actions afin de realiser efficacement ces activites.
• Participer a la mise en A"uvre des activites de collecte de fonds, campagne majeure, campagne annuelle, dons individuels, dons planifies.
• Orchestrer les volets de l'organisation des evenements de collecte de fonds (logistique, promotion et budget).
• Contribuer a l'analyse de la rentabilite des campagnes et des evenements et identifier des strategies pour leur optimisation.
• Coordonner les calendriers des activites de collectes de fonds et assure la coordination avec les parties prenantes.
• Participer a la planification et la mise en place d'evenements de reconnaissance des donateurs.
• a?laborer et mettre en place des campagnes ponctuelles de financement.
• Gerer le volet commandite des activites de financement de la Fondation.

4- Contribuer aux actions strategiques de communication marketing

• De concert avec l'equipe, collaborer a la planification, la redaction et la diffusion de la mission de la Fondation.
• Coordonner les contenus a diffuser avec l'equipe des communications d

...

e BAnQ.

• Participer a la realisation des actions de communication entourant, entre autres, les activites-benefices de la Fondation, ses campagnes de sollicitations, son rayonnement, etc.
• Participer a la creation et la mise en place de moyens et d'outils de communication avec les donateurs.
• Participer a la production de contenus transmis aux donateurs (infolettre, site web, plan de commandites, outils des tierces parties).

Principales exigences :

• Baccalaureat dans une discipline pertinente (administration, marketing, communications) ou combinaison de scolarite et experience jugee pertinente;
• Minimum de cinq (5) annees dans le milieu philanthropique.
• Experience pertinente en organisation d'evenement
• Aptitudes relationnelles et communicationnelles et aptitudes marquees pour le travail d'equipe.
• Autonomie dans la planification du travail et dans la gestion des priorites
• Capacite a travailler sous pression et a respecter les echeanciers;
• Integrite, discretion et diplomatie.
• Interat pour le milieu philanthropique, la culture, l'education et le savoir.
• Souci du detail et de la qualite.
• Grande capacite d'adaptation
• Excellente maatrise du franaais parle et ecrit.
• Bonne maatrise de l'anglais parle et ecrit.
• Tres bonne connaissance de la suite Office.

Atouts :

• Experience de travail au sein d'un OBNL ou d'une fondation.
• Connaissance du logiciel Prodon et du module Don en ligne.

Bibliotheque et Archives nationales du Quebec

Plus grande institution culturelle du Quebec par sa frequentation et la diversite de ses missions, pilier essentiel de la societe du savoir, Bibliotheque et Archives nationales du Quebec (BAnQ) a pour mandat d'offrir un acces democratique a...