Job Description

Introduction

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Deuxieme plus important reseau de transport collectif dans la region metropolitaine de Montreal, exo exploite les services de train, d'autobus et de transport adapte des couronnes nord et sud de Montreal.


Chez exo vous retrouverez une organisation a dimension humaine, tournee vers l'avenir et l'innovation, au service des communautes. Un milieu de travail ou, selon la nature de l'emploi, la flexibilite des horaires et le teletravail en mode hybride sont favorises, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.


Travailler chez exo c'est aussi beneficier d'une foule d'avantages, tels que :

carte Opus gratuite, assurances collectives, regime de retraite, vacances genereuses, conges feries, conges maladie et personnels, programme d'aide aux employes, service gratuit de telemedecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Relevant de la Secretaire generale et directrice Gouvernance, affaires commerciales et conformite, vous assumez differentes responsabilites en lien avec les activites du secretariat general de l'organisation. Vous contribuez de facon importante a la haute qualite des services offerts par l'equipe du secretariat general et de la gouvernance aux membres du conseil d'administration, aux dirigeants et employes d'exo.

Responsabilites principales

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En collaboration avec l'equipe du secretariat general, coordonner, planifier, organiser, et convoquer les reunions du conseil d'administration et de ses comites (les Instances); Responsable de l'application du processus de gestion des Instances et de sa mise a jour ; Responsable de recevoir et d'organiser la documentation relative aux instances et de preparer la documentation administrative (projet d'ordre du jour, avis de convocation, etc.); Responsable de l'organisation des seances des instances et des reunions preparatoires (incluant la planification annuelle) et de la logistique entourant la tenue d'une instance; Responsable de la tenue du registre des proces-verbaux et du suivi des decisions prises par les instances ; Agir a titre de personne-ressource aupres des directions executives dans le cadre de la gestion des dossiers devant etre soumis aux instances ; Responsable de l'expedition des communiques, des courriels, des rappels et de la correspondance aux administrateurs ; Responsable de la gestion et de la mise en oeuvre des outils de gestion logistique des instances ; Effectuer les suivis et les rappels aupres des directions executives dans le cadre de la gestion des dossiers devant etre soumis aux instances ; Responsable de la gestion de la plateforme de partage de fichiers securises Diligent et de la mise en ligne des documents pour les differentes seances des instances et de la mise a jour des bibliotheques electroniques de la plateforme ; Assurer les suivis decoulant des proces-verbaux des instances ; Gerer le processus de remuneration des administrateurs (compilation des presences, completion des divers tableaux, preparation des lettres de remuneration) ; Prendre connaissance des courriels dans la boite de secretariat general et les traiter (classer, repondre) ; Appuyer l'equipe du secretariat general et de la gouvernance dans la gestion de toutes autres taches relatives aux instances et aux administrateurs.


La liste des responsabilites et taches enumerees precedemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complete et detaillee des responsabilites et taches susceptibles d'etre effectuees par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

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Scolarite

Diplome d'etudes collegiales en techniques administratives ou toute combinaison d'etudes et d'experiences pertinentes a l'emploi.

Experience

Minimum de 3 annees d'experience pertinente dans des fonctions similaires.

Competences et aptitudes

Faire preuve d'organisation, de debrouillardise et de discretion ; Avoir un grand souci pour les details et faire preuve de beaucoup de rigueur ; Savoir gerer plusieurs dossiers a la fois et avoir le sens des priorites ; Efficacite sous pression ; Avoir l'esprit d'equipe et la capacite de prendre l'initiative ; Sens du client et relations interpersonnelles ; Bonne maitrise du francais a l'oral et a l'ecrit ; Maitrise de la suite Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint), ainsi que de Teams et de l'environnement SharePoint ; Connaissance de la plateforme Diligent, constitue un atout.

Conditions de travail

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Periode d'emploi et horaire

Emploi regulier a temps plein, soit 37.5 heures par semaine. Accessibilite au mode hybride et a l'amenagement des horaires flexibles.

Lieu

Siege social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e etage, Montreal, Quebec, H3B 4L4

Le masculin est utilise de facon generique afin d'alleger le texte. Seules les personnes retenues a la suite de l'analyse des candidatures seront contactees.

Domaine d'activite:

Gouvernance et affaires juridiques

Direction executive:

Direction generale

Statut d'emploi:

Permanent

Horaire de travail:

Temps plein

Type de lieu de travail:

Hybride