Job Description

Nous recherchons un coordonnateur administratif pour rejoindre notre equipe electrique ! Vous jouerez un role cle en aidant nos equipes de projet a realiser des travaux qui faconnent les communautes et stimulent l'innovation. En gerant les taches administratives quotidiennes, en coordonnant la communication et en traitant les documents importants lies aux projets, vous contribuerez a maintenir les projets sur la bonne voie. Si vous etes organise, proactif et a l'aise avec les outils de projet, c'est une excellente occasion de batir votre carriere au sein d'une entreprise qui valorise la collaboration et la qualite.


Ce poste est base a Ottawa, en Ontario, et sur le site du Centre d'accueil du Parlement (PWC).


En tant que coordonnateur administratif, vous serez charge de :

Fournir un soutien administratif quotidien aux chefs de projet et aux equipes de chantier. Organiser des reunions, mettre a jour les calendriers des projets, suivre les livrables cles et rediger les comptes rendus de reunion. Gerer les documents lies aux projets, tels que les demandes d'informations, les soumissions, les ordres de modification et les instructions de chantier. Maintenir les systemes de classement numerique (tels que Procore et SharePoint) organises et a jour, en veillant a ce que les documents soient correctement partages et controles. Gerer la communication quotidienne avec les equipes internes, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants ; surveiller les boites de reception partagees et assurer le suivi si necessaire. Aider a l'achat en preparant les bons de commande, en coordonnant avec les fournisseurs, en assurant le suivi des stocks et en enregistrant les marchandises recues. Travailler avec les fournisseurs pour confirmer les livraisons et s'assurer qu'elles respectent les regles d'acces au site et de conformite. Aider a la gestion du temps, a la facturation et au suivi des depenses. Tenir a jour les registres de securite, aider a planifier les reunions de securite et s'assurer que les exigences du site sont respectees. Soutenir l'integration et le depart des membres de l'equipe ; tenir a jour les dossiers du personnel et aider a organiser les formations. Utiliser les outils du projet (par exemple, Procore, SharePoint, Excel) pour gerer les donnees, suivre les indicateurs et resoudre les problemes systeme de base. Gerer les stocks de fournitures de bureau, coordonner les besoins en equipement et aider a la signalisation du site et a la planification des evenements.

Qualifications

Au moins 2 ans d'experience dans des fonctions administratives ou de coordination de projets, de preference dans le secteur de la construction ou dans des secteurs connexes. Etre eligible et a l'aise pour obtenir une habilitation de securite de niveau III (Secret). Solides competences organisationnelles, capacite a mener plusieurs taches de front et a etablir des priorites dans un environnement dynamique. Experience dans les domaines de l'approvisionnement, de la coordination des fournisseurs et des approvisionnements, et de l'aide a la planification d'evenements. Maitrise de Microsoft Office et connaissance des outils de gestion de projet tels que Procore et SharePoint. Excellentes competences en communication ecrite et orale ; souci du detail et solides competences en matiere de tenue de dossiers. Comprehension de base des processus de facturation, de suivi des depenses et de gestion du temps. La connaissance de la documentation et de la conformite en matiere de securite est un atout. Capacite a travailler de maniere independante et collaborative, avec professionnalisme dans le traitement des informations sensibles. * Une experience dans le soutien du personnel de terrain et de bureau est preferable.